Ważny dzień dla tysięcy podatników. Sprawdź, czy na pewno masz te dokumenty
Koniec roku podatkowego wiąże się z koniecznością złożenia do Urzędu Skarbowego zeznania rocznego. Przedsiębiorca powinien pamiętać też o innych obowiązkach, które mogą uchronić go od składania korekt i problemów w przypadku kontroli skarbowej.
Zamknięcie roku podatkowego to dobra okazja do zrobienia porządków w dokumentacji. Warto przejrzeć wszystkie miejsca, w których mogła zostać zapomniana faktura – przypomina Paulina Włodarczyk, księgowa w firmie inFakt.
Jak podkreśla, wszystkie dokumenty dotyczące finansów firmy muszą zostać rozliczone w roku podatkowym, w którym zostały wystawione. Dlatego jeśli przedsiębiorca znajdzie fakturę za zakup, której nie uwzględnił w kosztach prowadzenia działalności, powinien przekazać ją do księgowości jeszcze przed zamknięciem roku.
W przeciwnym razie konieczne będzie korygowanie złożonego zeznania rocznego, aby móc ująć dokument w kosztach.
Czytaj też: Karta podatkowa - dla kogo, stawki, zasady
Zabezpiecz dokumenty księgowe na wypadek kontroli skarbowej
Paulina Włodarczyk zaznacza, że dokumenty księgowe muszą być przechowywane w przedsiębiorstwie przez pięć lat od końca roku, w którym doszło do złożenia zeznania podatkowego za dany rok. Obecnie nie ma obowiązku posiadania dokumentów w formie papierowej, ale przedsiębiorca musi przedstawić wydrukowaną dokumentację na żądanie organu podatkowego. Dlatego przedsiębiorca powinien zadbać o poprawne oznaczenie wszelkich formularzy i dokumentów.
Archiwizując dokumenty, warto przejrzeć faktury i uzupełnić ich opisy, które pozwolą na wyjaśnienie urzędnikowi słuszności danego wydatku, gdy zajdzie taka potrzeba. Należy pamiętać, że to na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia zasadności poniesionego kosztu – podkreśla księgowa inFaktu.
I zaleca, by zamykając rok, stworzyć osobny plik lub kopie dokumentów, które są związane z zakupem lub ulepszeniem środków trwałych. Podobnie jak inne dokumenty podatkowe muszą być przechowywane w firmie przez pięć lat od końca roku, w którym doszło do zakończenia amortyzacji.
Niezależnie od tego, czy przedsiębiorca korzysta z firmowego rachunku bankowego, czy z prywatnego, należy pamiętać, że organy podatkowe mają prawo żądać przedstawienia potwierdzenia zapłaty za poszczególne transakcje – przypomina.
Jak dodaje, dostęp do historii rachunku jest ograniczony czasowo, więc warto pobrać z systemu bankowości elektronicznej wyciągi i zapisać na dysku komputera i w chmurze.
Zgodnie z przepisami przedsiębiorcy, którzy prowadzą podatkową Książkę Przychodów i Rozchodów (KPiR) są zobowiązani do wykonania inwentaryzacji 31 grudnia.
Choć spisywane są jedynie materiały i towary, to obowiązek inwentaryzacji spoczywa również na prowadzących działalność usługową. W takim przypadku konieczne jest sporządzenie zerowego remanentu. Inwentaryzacja jest wtedy pierwszym i ostatnim wpisem w KPiR za dany rok podatkowy – wyjaśnia księgowa inFaktu.
Sprawdź, czy księgowa dostała wszystkie dokumenty
Zamykając rok, przedsiębiorca powinien sprawdzić, czy przekazał księgowości wszystkie informacje potrzebne do zeznania rocznego, w tym pozostałe przychody, benefity od kontrahentów, karta Multisport, ubezpieczenie czy dostęp do pakietu medycznego.
Paulina Włodarczyk dodaje, że w zeznaniu podatkowym należy zawrzeć też wszystkie koszty związane z posiadaniem i prowadzeniem firmowego rachunku bankowego, wspólnym rozliczaniem się z małżonkiem oraz obowiązującymi ulgami na dzieci.
Przedsiębiorca musi ująć w zeznaniu wszystkie dochody uzyskiwane z innych źródeł, takich jak umowa o pracę, zlecenie, dzieło oraz wszelkie wypłaty z ZUS-u (zasiłek chorobowy, macierzyński czy opiekuńczy).
Ekspertka inFaktu zaleca, by na koniec roku podatkowego najważniejsze dokumenty księgowe (KPiR, ewidencja przychodów, zestawienia wyliczonych zaliczek na podatek dochodowy czy rejestry VAT za poszczególne miesiące), pobrać i trzymać w łatwo dostępnym miejscu.
W ten sposób przedsiębiorca będzie miał szybki dostęp do kompletnej dokumentacji księgowej na wypadek kontroli – dodaje.
