Nota obciążeniowa. Co to jest i kiedy można ją wystawić?
Nota obciążeniowa dokumentuje transakcje, które nie podlegają przepisom ustawy o podatku od towarów i usług. Sporządzana jest w wyjątkowych przypadkach, gdy nie ma możliwości wystawienia faktury VAT.
Czym jest nota obciążeniowa i gdzie znajduje zastosowanie?
Nota obciążeniowa nazywana jest inaczej notą księgową. Wystawia się ją w odniesieniu do operacji, które nie podlegają przepisom ustawy o podatku od towarów i usług. Znajduje więc zastosowanie w momencie, gdy nie ma możliwości wystawienia faktury VAT. Warto mieć na uwadze, że nota obciążeniowa nie jest alternatywą dla tradycyjnej faktury, gdyż nie dotyczy dokładnie tych samych operacji. Przepisy jasno określają, że transakcje podlegające opodatkowaniu podatkiem VAT trzeba dokumentować za pomocą faktury. Tymczasem notę księgową można wystawić w przypadku:
- przeniesienia na nabywcę kosztów niepodlegających opodatkowaniu,
- naliczenia kary umownej związanej z nieterminową płatnością,
- żądania wypłaty odszkodowania od ubezpieczyciela,
- korygowania błędów występujących we wcześniej wystawionych dokumentach księgowych.
Jak wystawić notę obciążeniową?
Nota księgowa wystawiana jest w dwóch egzemplarzach – jeden z nich trafia do kontrahenta, drugi pozostaje w dokumentacji wystawiającego. Przepisy nie określają, jak dokładnie wygląda nota obciążeniowa, jednak powinna spełniać warunki stawiane dowodom księgowym. Zgodnie z art. 21 Ustawy o rachunkowości, należy określić w niej:
- numer identyfikacyjny,
- strony dokonujące operacji,
- rodzaj operacji oraz jej wartość,
- datę przeprowadzenia operacji.
Ponadto dokumenty powinien zawierać podpis wystawcy oraz stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia go w księgach rachunkowych.
Księgowanie noty obciążeniowej
Nota księgowa może, lecz nie musi, podlegać księgowaniu. Wiele zależy tutaj między innymi od sposobu, w jaki przedsiębiorca rozlicza się z podatku dochodowego. Ci, którzy wybrali ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, w ogóle nie umieszczają noty w ewidencji rachunkowej. Niemniej jednak przedsiębiorca w dalszym ciągu ma obowiązek przechowywać ją w swojej dokumentacji. Wyjątek stanowi nota obciążeniowa, za pomocą której naliczane są karne odsetki - co do zasady podlegać będzie księgowaniu dopiero w momencie otrzymania płatności. To wtedy należy bowiem rozpoznać przychód do opodatkowania – samo wystawienie dokumentu nie rodzi jeszcze obowiązku podatkowego. Podobnie wygląda kwestia rozpoznania kosztu – dłużnik może go rozliczyć dopiero w momencie dokonania płatności. Mając na uwadze fakt, iż nota księgowa nie dotyczy transakcji opodatkowanych podatkiem VAT, nie należy umieszczać jej w rejestrze sprzedaży ani zakupu.
Kiedy należy wystawić notę obciążeniową?
Nota obciążeniowa nie podlega przepisom ustawy o podatku od towarów i usług, zatem w jej przypadku nie obowiązują takie same terminy, jak w przypadku faktur VAT. Przedsiębiorca może wystawić dokument w momencie, gdy zajdzie taka konieczność. Przykładowo, w stosunku do dłużnika, istnieje możliwość wystawienia noty obciążeniowej już pierwszego dnia od momentu upłynięcia terminu płatności. Ustawodawca nie podaje jednak ścisłych terminów, których należałoby przestrzegać w przypadku wystawiania i przekazywania noty księgowej kontrahentowi.
Czytaj też:
