Niewykorzystany urlop to niezła pułapka dla pracodawcy. Nawet 30 tys. zł kary

Pracownikom zatrudnionym w ramach umowy o pracę przysługuje urlop wypoczynkowy w wymiarze 20 lub 26 dni rocznie. Chcąc z niego skorzystać, należy przedłożyć pracodawcy stosowny wniosek, na podstawie którego wydaje on zgodę bądź nie zezwala na wybranie dni wolnych.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, urlop wypoczynkowy powinno się wykorzystać w tym samym roku, w którym nabyło się do niego prawo. W praktyce oznacza to, że na dzień 31 grudnia na „koncie” pracownika nie powinien on zalegać. Jeśli jednak pracownik nie wybierze urlopu w danym roku, mówi się o powstaniu urlopu zaległego. Przepisy nie określają, ile dokładnie dni wolnych można „przenieść” na następny rok – przyjmuje się bowiem, iż następuje to wyłącznie w sytuacjach wyjątkowych. Tymczasem praktyka gospodarcza pokazuje, że wielu pracowników nie wykorzystuje urlopu w podstawowym terminie.

Pracownik powinien wykorzystać zaległy urlop do 30 września roku następującego po roku, w którym nabył do niego prawo. Jeśli w 2022 roku pozostało mu pięć dni wolnych, to należy je wykorzystać maksymalnie do 30 września 2023 roku. W pierwszej kolejności trzeba wybrać urlop zaległy, a dopiero później ten, który przysługuje za dany rok kalendarzowy.

Co natomiast w przypadku, gdy pracownik, z jakiegokolwiek powodu, nie wykorzysta urlopu do 30 września? W polskim prawie nie ma przepisu, który wskazywałby na to, że urlop przepada. Pracownik może więc w dalszym ciągu go wykorzystać, ale trzeba pamiętać, że z czasem ulega on przedawnieniu. Okres przedawnienia dla roszczeń pracowniczych wynosi trzy lata.

Więcej o prawach pracownika przeczytasz na Bizblog.pl:

Urlop wypoczynkowy stanowi niezbywalne prawo każdego pracownika, co oznacza, iż nie może zostać przekazany osobie trzeciej ani zamieniony na gotówkę. Pracodawca nie ma prawa wypłacić ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, nawet po 30 września.

Błędne przekonanie dotyczące tej zasady bierze się stąd, iż w polskim prawie rzeczywiście funkcjonuje ekwiwalent urlopowy, jednak odnosi się on do osób, z którymi pracodawca rozwiązuje umowę o pracę.

Zaległy urlop wypoczynkowy stanowi dla pracodawcy niemały problem, zwłaszcza jeśli wielu pracowników przekłada dni wolne na kolejny rok. Mogłoby bowiem dojść do sytuacji, w której złożono by wiele wniosków urlopowych jednocześnie, zakłócając normalny tok pracy. Pracodawca ma więc prawo wydać polecenie służbowe, na podstawie którego pracownik uda się na zaległy urlop. Nie jest do tego potrzebna jego zgoda, natomiast odmowa może skutkować nałożeniem kary w postaci upomnienia lub nagany.

Przepisy działają jednocześnie na korzyść pracownika, wskazując, iż pracodawca nie ma prawa odmówić urlopu zaległego, jeśli ten chce z niego skorzystać. Gdyby nie wyraził zgody na wybranie dni wolnych, naraża się na karę pieniężną w wysokości od 1 000 do nawet 30 000 zł. Nieudzielenie zaległego urlopu jest bowiem traktowane jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika.

Nagromadzenie dni wolnych najczęściej ma miejsce, gdy pracownica przebywa na urlopie macierzyńskim. Młoda mama zwykle planuje wybrać urlop bezpośrednio po zakończeniu macierzyńskiego, aby jak najdłużej opiekować się dzieckiem. Jest to możliwe, gdyż złożenie wniosku o udzielenie urlopu wypoczynkowego ma dla pracodawcy charakter wiążący. Oznacza to, że nie może on odmówić przyznania wolnego, a pracownica nie musi spełniać żadnych dodatkowych warunków, aby przedłużyć pobyt w domu. Ma ona jedynie obowiązek wystąpić ze stosownym wnioskiem.