Nie chcesz dostawać awizo? Oto rozwiązanie
Nieuchronnie zbliża się termin wdrożenia elektronicznej skrzynki do e-Doręczeń. Od 1 stycznia 2025 r. przedsiębiorcy składający wniosek o wpis do CEIDG będą musieli korzystać właśnie z tej formy korespondencji. Obowiązek ten ma dotyczyć komunikacji między firmami a administracją państwową. To kolejny krok w kierunku cyfryzacji polskich usług publicznych. Jest tylko warunek. Jeśli nie chcesz otrzymywać awizo, musisz założyć konto. Poniżej znajdziesz informację, jak to zrobić.
W ostatnich latach w Polsce wprowadzono szereg rozwiązań, które relacje państwo-obywatel i państwo-biznes przenoszą do cyberprzestrzeni. Platformy takie jak ePUAP, PUE ZUS czy e-Obywatel znacząco ułatwiły komunikowanie się z urzędami.
Termin wdrożenia e-doręczeń
Anna Puka, Dyrektorka Działu Presales Consultingw firmie WEBCON uważa, że elektroniczne skrzynki do e-Doręczeń będą kolejnym elementem tego procesu. Docelowo mają one zastąpić komunikację prowadzoną przez ePUAP.
e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listów poleconych z potwierdzeniem odbioru. Będą więc mogły być wykorzystywane w procesach administracyjnych, cywilnych czy sądowych – mówi Anna Puka, Dyrektorka Działu Presales Consultingw firmie WEBCON.
I tłumaczy, że e-Doręczenia to usługa zaufania, która zapewnia autentyczność nadawcy i odbiorcy, a przede wszystkim umożliwia szybkie i bezpieczne dostarczenie wiadomości, zapewniając prawnie ważny dowód wysyłki i odbioru.
Termin na wdrożenie e-Doręczeń w przedsiębiorstwach zależy od daty ich rejestracji w CEIDG lub KRS. Firmy, które będą rejestrować działalność od 1 stycznia 2025 r., założą skrzynki do e-Doręczeń podczas zapisu.
Przedstawiciele zawodów zaufania publicznego również będą zobowiązani do posługiwania się e-Doręczeniami od początku 2025 r. To samo dotyczy jednostek administracji publicznej, urzędów centralnych i samorządu terytorialnego, a także NFZ, ZUS i KRUS. Z kolei podmioty niepubliczne zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 r. zaczną korzystać z e-Doręczeń 1 kwietnia 2025 - wskazują eksperci WEBCON.
Aby pomóc podmiotom publicznym w płynnym przejściu na system e-Doręczeń, ustawodawca planuje wprowadzenie okresu przejściowego do 31 grudnia 2025.
W tym czasie, jak podaje serwis gov.pl, doręczenia pocztowe lub w ePUAP i innych systemach będą równoważne z e-Doręczeniami. Cały proces ma zostać zamknięty do 2029 roku, kiedy wszystkie podmioty publiczne, jednostki samorządu terytorialnego, a także sądy będą musiały mieć adres do doręczeń elektronicznych i prowadzić korespondencję urzędową poprzez system - komentuje Anna Puka.
Co trzeba zrobić, aby prowadzić bezpieczną korespondencję z urzędami
Eksperci twierdzą, że posiadanie skrzynki do e-Doręczeń będzie dla firm konieczne do odbierania korespondencji od administracji publicznej. Z kolei jednostki publiczne będą miały obowiązek zarówno odbierać, jak i wysyłać dokumenty za pośrednictwem nowego systemu.
Aby założyć skrzynkę do e-Doręczeń, należy:
- wypełnić odpowiedni wniosek na stronie gov.pl,
- w formularzu trzeba podać dane swoje lub firmy albo innej organizacji, dla której zakładany jest adres oraz wskazać administratora skrzynki, czyli osobę, która będzie nią zarządzała w imieniu firmy lub organizacji,
- po złożeniu wniosek zostanie sprawdzony,
- po weryfikacji skrzynkę trzeba jeszcze aktywować.
W Polsce usługę doręczeń elektronicznych świadczą różne podmioty: w ramach usługi publicznej realizuje ją wyznaczony operator, a w ramach usługi komercyjnej inni kwalifikowani dostawcy.
Należy zadbać o to, aby w ramach usługi komercyjnej wybrać takie rozwiązanie, które zapewni zgodność z obowiązującymi normami prawnymi i technologicznymi, a także pozwoli na zaadresowanie w pełni procesów kancelaryjnych. Przykładowo: wybrany system powinien pobrać wszystkie nowe wiadomości i dostarczyć kompletną wiadomość do wybranego użytkownika lub sekretariatu – zwraca uwagę Anna Puka.
I dodaje, że po zalogowaniu do systemu użytkownicy będą mogli odbierać elektroniczne listy polecone oraz inne dokumenty, które są automatycznie rejestrowane i zabezpieczane przed nieautoryzowanym dostępem. Skrzynka do doręczeń elektronicznych wykorzystuje zaawansowane technologie szyfrowania, generując prawnie ważne dowody wysyłki i odbioru. Zabezpieczona droga dokumentów zapewnia, że wiadomość dotrze do uprawnionej osoby w oryginalnej formie, bez modyfikacji.
Więcej wiadomości na temat biznesu można przeczytać poniżej:
Doręczenia elektroniczne zastąpią tradycyjne listy
WEBCON podaje, że wprowadzenie w komunikacji z administracją doręczeń elektronicznych, które docelowo mają zastąpić tradycyjne listy, może pomóc firmom w lepszej organizacji czasu. Przede wszystkim e-korespondencja trafia do adresata niemal od razu, podczas gdy tradycyjny list polecony w wariancie ekonomicznym może być dostarczony nawet do trzech dni od terminu nadania.
Co ważne w kontekście raportowania ESG, nowy system eliminuje konieczność używania papieru i jest korzystniejszy dla środowiska, niż prowadzenie tradycyjnej korespondencji - informuje WEBCON.
Ponadto, posiadanie specjalnej skrzynki do komunikowania się z urzędami znacząco ogranicza konieczność monitorowania obiegu tradycyjnej papierowej korespondencji i minimalizuje koszty jej obsługi w firmie. Adres do e-Doręczeń pozostaje taki sam nawet w sytuacji, kiedy zmieniają się dane adresowe przedsiębiorstwa.
Dla wielu przedsiębiorstw może to być również szansa na rozpoczęcie transformacji cyfrowej, czyli wdrożenia narzędzi do elektronicznego obiegu firmowej korespondencji, a nawet zautomatyzowania całego obiegu dokumentacji w organizacji - podsumowują eksperci.
