Jak rozpoznać dłużnika? Te sygnały powinny zapalić czerwoną lampkę
Najnowsze badanie „Typowy dłużnik” pokazuje, że choć rejestry takie jak KRD pozostają głównym źródłem informacji, to ostateczna decyzja o współpracy coraz częściej zależy od tzw. miękkich kryteriów. Przedsiębiorcy coraz częściej łączą twarde dane z analizą zachowania kontrahenta i jakością jego dokumentacji.
Na rynku krążą miliony faktur, zawierane są tysiące transakcji, skala obrotu handlowego jest ogromna. Według danych ZUS na koniec I połowie 2025 roku w Polsce działało 3,02 mln aktywnych przedsiębiorstw, trafienie na niesolidnego płatnika nie jest więc trudne. Potwierdzają to dane Krajowego Rejestru Długów, w którym obecnie jest wpisanych 268 tys. firm. Zalegają one wobec swoich kontrahentów na 11,2 mld zł.
Najnowsze badanie „Typowy dłużnik", zrealizowane na zlecenie Kaczmarski Inkasso, pokazuje, że 78 proc. firm uważa, iż potencjalnego dłużnika da się rozpoznać przed rozpoczęciem współpracy. Niestety tylko 18 proc. jest tego pewnych. Najważniejsze jest jednak to, na jakiej podstawie formułują takie oceny.
Jak polskie firmy sprawdzają kontrahentów
Przedsiębiorcy, odsiewając dłużników z grona potencjalnych klientów, w pierwszej kolejności sięgają po twarde dane. Dla 66 proc. głównym źródłem informacji są oficjalne rejestry przede wszystkim bazy, takie jak Krajowy Rejestr Długów, a także zapisy w KRS i CEIDG.
58 proc. badanych przyznaje, że bardzo uważnie przygląda się historii firmy w Internecie: temu, czy posiada przejrzystą stronę internetową, jak wygląda jej aktywność, czy za działalnością w sieci stoi realny biznes, czy to jedynie fasada. Niewiele mniej, bo 56 proc., posiłkuje się opiniami innych przedsiębiorców, którzy mieli już doświadczenia we współpracy z danym podmiotem.
Te wyniki pokazują wyraźną hierarchię źródeł zaufania w biznesie. Przedsiębiorcy najpierw opierają decyzję na danych formalnych – rejestrach, wpisach i dokumentach. Dopiero później sięgają po opinie innych, a intuicję traktują jako wsparcie, a nie fundament decyzji - mówi Jakub Kostecki, wiceprezes Zarządu firmy windykacyjnej Kaczmarski Inkasso.
Według Kosteckiego oznacza to, że rynek coraz wyraźniej przechodzi od relacji opartych na deklaracjach do relacji bazujących na informacjach, które da się zweryfikować.
Co istotne, tylko co trzeci badany wskazuje intuicję jako kryterium oceny. To odwrócenie proporcji sprzed kilku lat, kiedy decyzje o współpracy zapadały głównie na wyczucie. Dziś intuicja pełni funkcję filtra weryfikującego, a nie głównego narzędzia selekcji - komentuje Jakub Kostecki.
Zachowanie i dokumenty wpływają na ocenę ryzyka
Analiza ekspertów pokazuje, że wpływ na decyzję o współpracy biznesowej mają także miękkie kryteria.
43 proc. firm przyznaje, że w ocenie ryzyka duże znaczenie ma to, jak klient się zachowuje: w jaki sposób prowadzi rozmowy, czy jest przygotowany do spotkania bądź negocjacji, czy potrafi jasno określić, czym zajmuje się jego firma i jakie ma ona potrzeby. 39 proc. respondentów zwraca uwagę na jakość dokumentów firmowych, czyli przejrzystość ofert, poprawność danych i jak sporządzane są umowy.
Zwracanie uwagi na jakość dokumentów nie jest drobiazgiem organizacyjnym, ale elementem oceny ryzyka kontrahenta. Przedsiębiorcy czytają dokumenty jak sygnał: jeśli oferta, umowa czy korespondencja są chaotyczne, to z dużym prawdopodobieństwem uzyskanie zapłaty będzie problemem - wyjaśnia Jakub Kostecki.
Jego zdaniem badanie pokazuje, że porządek formalny przestaje być tylko zabezpieczeniem na wypadek sporu, a staje się kryterium decyzji o tym, czy w ogóle wejść we współpracę.
Więcej wiadomości na temat pieniędzy można przeczytać poniżej:
Twarde dane przy weryfikacji przedsiębiorcy to nie wszystko
W rozpoznawaniu z wyprzedzeniem typowego dłużnika ważną rolę odgrywa też własna intuicja i doświadczenie, na które wskazuje 36 proc. badanych. Nie jest to jednak samodzielny miernik, a raczej osobisty filtr, przez który przedsiębiorcy przepuszczają zebrane wcześniej informacje.
Pomocne w ocenie nowego kontrahenta jest też przyjrzenie się wielkości jego firmy i temu, jak długo działa na rynku. Bierze to pod uwagę 1/4 przedsiębiorców. Tyle samo, bo 25 proc., przygląda się branży, w której funkcjonuje potencjalny klient.
Niewiele mniej, bo 24 proc. analizuje strukturę własnościową firmy, aby poznać jej powiązania biznesowe i osobowe z innymi podmiotami. Jeśli nie są klarowne, powinna się zapalić czerwona lampka. Dla 13 proc. MŚP istotny jest wygląd przedsiębiorcy, który może sugerować różne postawy.
Przedstawiciele małych i średnich firm wskazali także spontanicznie cechy, które mogą świadczyć o tym, że nowy klient okaże się dłużnikiem. Spośród pięciu głównych aż cztery dotyczą zachowania przedstawiciela firmy.
Przedsiębiorców najmocniej niepokoi:
- podejrzane, niespójne zachowanie, co akcentuje prawie 25 proc.,
- niesłowność i oszukańcze praktyki 13 proc.,
- chaotyczne prowadzenie rozmów również 13 proc.,
- nadmierna pewność siebie lub arogancja 10 proc.,
- obawa przed klientami, z którymi trudno się skontaktować 8 proc.
Wprawdzie na drugim miejscu w tym zestawieniu znalazły się zła kondycja finansowa i obecność w rejestrach dłużników, na co wskazuje prawie 1/5 przedsiębiorców, ale to jedyne twarde kryteria wśród tych miękkich, podawanych ad hoc.
Przedstawiciele MŚP podskórnie rozpoznają sygnały, które świadczą o braku profesjonalizmu. W połączeniu z oficjalnymi danymi daje to pełny obraz nowego kontrahenta - twierdzi Jakub Kostecki.
Sygnały ostrzegawcze w ocenie ryzyka
Firmy są wyczulone zarówno na zbytnią niepewność, jak i na przesadnie agresywną postawę – w obu przypadkach traktują ją jako zasłonę dymną ze strony klienta i odbierają jako sygnał alarmowy.
Badanie obala mit, że doświadczony przedsiębiorca czuje dłużnika. Owszem, 40 proc. badanych przyznaje, że ich pierwsze wrażenie sprawdza się bardzo często, ale jednocześnie tylko co dwudziesty jest pewien, że zawsze trafnie oceni kontrahenta po jednej rozmowie – podsumowuje Jakub Kostecki.
I dodaje, że większość wie, że intuicja bywa zawodna. Dlatego pierwsze wrażenie traktują jako sygnał do pogłębionej weryfikacji, a nie jako wyrok. To dojrzałe podejście. Zamiast skreślać klienta na podstawie przeczucia, sprawdzają go w rejestrach. A jeśli dane są niepokojące, modyfikują warunki współpracy, zamiast z niej rezygnować.
Badanie „Typowy dłużnik” zostało przeprowadzone w grudniu 2025 roku przez IMAS International na zlecenie firmy windykacyjnej Kaczmarski Inkasso metodą CAWI na reprezentatywnej grupie 402 mikro, małych i średnich przedsiębiorstw wystawiających faktury z odroczonym terminem płatności – wśród właścicieli, osób zarządzających i na stanowiskach kierowniczych.
