Dali ci papierową fakturę? To nic nie znaczy – KSeF już działa
Rewolucja fakturowa zaczęła się 1 lutego, choć na pierwszy rzut oka w wielu miejscach trudno ją zauważyć. Na stacjach paliw, w sklepach z elektroniką czy salonach operatorów komórkowych klienci wciąż dostają wydruki, wizualizacje faktur albo „potwierdzenia sprzedaży”. To jednak nie oznacza, że Krajowy System e-Faktur działa tylko na papierze. Wręcz przeciwnie.
Od 1 lutego 2026 r. duże firmy o obrotach powyżej 200 mln zł muszą wystawiać faktury wyłącznie w KSeF. Prawdziwym dokumentem sprzedaży nie jest już wydruk ani plik PDF wysłany mailem, lecz ustrukturyzowana faktura zapisana w systemie państwowym. To ona ma moc prawną, to ona trafia do administracji skarbowej i to ona jest podstawą rozliczeń podatkowych.
Wizualizacja zamiast faktury
Dlaczego więc klienci wciąż widzą papier? Bo przepisy na to pozwalają. Firmy mogą wydawać tzw. wizualizacje faktur – wydruki zawierające kod QR lub numer KSeF, dzięki którym nabywca może zidentyfikować dokument w systemie. Tak działa to m.in. na wielu stacjach paliw. Część sieci – na przykład Orlen – jeszcze przed startem KSeF zapowiadała rezygnację z wydruków, ale ostatecznie dopuściła je przynajmniej do kwietnia, żeby nie komplikować życia klientom.
Podobnie jest w telekomunikacji czy handlu elektroniką. Media Expert zapowiada, że w sklepach stacjonarnych będzie wydawał „potwierdzenia sprzedaży”, które nie są fakturami, a klienci biznesowi w e-commerce dostaną wizualizację faktury, o ile system potwierdzi jej rejestrację w KSeF. Media Markt z kolei pozostaje przy tradycyjnych fakturach, bo poszczególne sklepy działają jako odrębne spółki, które dopiero od kwietnia obejmie obowiązek e-fakturowania.
Chaos? Raczej etap przejściowy
Na pierwszy rzut oka wygląda to jak fakturowy miszmasz. W obiegu są wizualizacje, potwierdzenia sprzedaży, paragony z NIP do 450 zł, faktury offline 24, a obok nich – „prawdziwe” faktury w KSeF. Tyle że ten chaos jest w pełni legalny.
Jak zwracają uwagę eksperci, taka różnorodność została przewidziana w przepisach i zaakceptowana przez Ministerstwo Finansów w oficjalnych wytycznych. Nawet dokumenty, które nie są pełnoprawnymi fakturami, mają swoje miejsce w okresie przejściowym. Kluczowe jest jedno: jeśli faktura została wystawiona w KSeF, to właśnie tam należy jej szukać – niezależnie od tego, czy klient dostał wydruk, czy nie.
Czytaj więcej w Bizblogu o KSeF
Mały przedsiębiorca wciągany do systemu
Największa zmiana dotyka dziś małych firm, choć formalnie jeszcze nie muszą korzystać z KSeF. Od kwietnia będą miały taki obowiązek, ale już teraz często są zmuszane do kontaktu z systemem, bo kupują towary lub usługi od dużych kontrahentów.
Wystarczy jedna faktura wystawiona wyłącznie w KSeF, by mały przedsiębiorca musiał zalogować się do systemu, pobrać dokument i nauczyć się nowych procedur. Nawet jeśli dotąd rozliczał się wyłącznie na podstawie papieru lub PDF-ów. To efekt „łańcuchowego” działania KSeF – system jest obowiązkowy etapami, ale relacje biznesowe sprawiają, że obejmuje coraz szersze grono firm szybciej, niż wynikałoby to z kalendarza ustawowego.
Nowe procedury krok po kroku
KSeF wprowadza kilka zasadniczych zmian, które przedsiębiorcy muszą zrozumieć:
- faktura powstaje w momencie jej przyjęcia przez system, a nie w chwili wydruku czy wysłania maila,
- data wystawienia i numer faktury są nadawane centralnie,
- odbiorca faktury musi mieć dostęp do KSeF lub upoważnić biuro rachunkowe,
- w razie awarii można wystawić fakturę offline 24, ale i tak trzeba ją później wprowadzić do systemu.
Dla wielu firm oznacza to konieczność zmiany obiegu dokumentów, procedur księgowych i relacji z kontrahentami. Papier nie znika, ale traci znaczenie dowodowe.
To dopiero początek
Pierwsze dni działania KSeF pokazują jedno: system działa, ale ujawnia też skalę wyzwania organizacyjnego. Problemem nie jest sama technologia, lecz komunikacja i przygotowanie najmniejszych uczestników rynku. To oni muszą dziś odnaleźć się w nowej rzeczywistości, często zanim formalnie zostali do tego zobowiązani.
KSeF nie jest jednorazową rewolucją, lecz procesem. Przez najbliższe miesiące w obiegu będą funkcjonować różne formy dokumentów, a przedsiębiorcy będą uczyć się nowych zasad w praktyce. Papierowe faktury nie zniknęły, ale ich rola właśnie się kończy. Teraz liczy się to, co zapisane w systemie.
