KSeF za rogiem, firmy wciąż na starcie. Te liczby robią wrażenie
Krajowy System e-Faktur wchodzi w decydującą fazę. Od 1 lutego 2026 r. KSeF 2.0 stanie się obowiązkowy w rozliczeniach między firmami, a papierowe faktury odejdą do historii. Problem w tym, że mimo lat zapowiedzi i rosnącej świadomości zmian, wielu przedsiębiorców wciąż nie jest na nie realnie gotowych. Pokazują to wyniki badania inFakt indeks 2025 – i nie są one dla administracji dobrą wiadomością.
O KSeF słyszało już 78 proc. przedsiębiorców. To niemal dwa razy więcej niż rok wcześniej. Najczęściej wiedza o systemie pochodzi od księgowych i biur rachunkowych, rzadziej z mediów, a najrzadziej – bezpośrednio od administracji publicznej. Ten brak spójnej komunikacji widać w detalach: co czwarty przedsiębiorca nie potrafi wskazać daty obowiązkowego odbioru faktur w KSeF, a tylko 29 proc. podaje ją poprawnie.
Świadomość rośnie więc szybko. Gotowość – znacznie wolniej.
KSeF znany od lat, wdrożenia wciąż na później
Zaledwie 13 proc. firm ma już wdrożone rozwiązania umożliwiające integrację z KSeF, a 32 proc. jest dopiero w trakcie tego procesu. Jednocześnie 18 proc. przedsiębiorców deklaruje, że w najbliższym czasie w ogóle nie planuje wdrożenia systemu.
To szczególnie wymowne, bo KSeF w wersji dobrowolnej funkcjonuje od 2022 r., a o jego obowiązkowości mówi się od 2023 r. Termin był już raz przesuwany – na 2026 r. – co miało dać firmom czas na spokojne przygotowanie.
W 2024 r. obowiązek został przeniesiony na 2026 r., a więc czasu było nadto, ale mimo wszystko wdrożenie jest cały czas odkładane – podkreśla Piotr Juszczyk, doradca podatkowy inFakt.
Koszty zamiast uproszczeń
Największe obawy przedsiębiorców nie dotyczą samej idei cyfryzacji, lecz jej ceny. Aż 68 proc. badanych spodziewa się nowych kosztów – związanych z dostosowaniem systemów IT, zmianą procesów księgowych czy zakupem dodatkowego oprogramowania. 44 proc. uważa natomiast, że KSeF zwiększy biurokrację w firmach, zamiast ją ograniczyć.
Czytaj więcej w Bizblogu o KSeF
Choć przedsiębiorcy dostrzegają potencjalne plusy – cyfrowy obieg dokumentów, brak papierowych archiwów, mniejsze ryzyko zagubienia faktur – w praktyce dominują obawy. Chodzi o stabilność systemu, ryzyko awarii, możliwe ataki hakerskie i większą kontrolę państwa nad obiegiem gospodarczym.
Z perspektywy przedsiębiorców problemem nie jest sam KSeF, lecz sposób jego wdrażania. Firmy widzą dziś przede wszystkim koszty, ryzyko awarii i brak stabilności – zauważa Piotr Juszczyk.
Administracyjna rewolucja, biznesowe nerwy
W efekcie KSeF coraz częściej postrzegany jest nie jako narzędzie upraszczające prowadzenie działalności, lecz jako źródło ryzyka organizacyjnego. Potwierdzają to także rosnące zainteresowanie infoliniami i wsparciem księgowym – przedsiębiorcy szukają odpowiedzi na ostatnią chwilę.
Jeśli ten trend się utrzyma, końcówka 2025 roku może przynieść nerwowe wdrożenia, presję na księgowych i chaotyczne decyzje zakupowe. A administracyjna cyfryzacja, zamiast spokojnie uporządkować fakturowanie, znów stanie się dla wielu firm kosztownym testem odporności.
