KSeF tuż. Przedsiębiorcy: ale o co chodzi?
Z badania Saldeo SMART wynika, że co trzecia firma z sektora MŚP wciąż nie jest przygotowana do wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur. Brak wystarczającej wiedzy o centralnym systemie, trudności ze zrozumieniem nowych przepisów oraz niekompatybilne systemy informatyczne – to główne przyczyny obaw.
Edyta Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta SaldeoSMART uważa, że mimo wyzwań, jakie niesie ze sobą KSeF, wiele firm aktywnie przygotowuje się do nadchodzących zmian. Inwestuje w szkolenia dla pracowników, aktualizuje swoje systemy informatyczne i poszukuje wsparcia eksperckiego, aby sprawnie wdrożyć Krajowy System e-Faktur.
To właśnie dzięki tym działaniom, na niecałe dwa miesiące przed wejściem KSeF w życie, wielu przedsiębiorców podchodzi do niego z dobrym nastawieniem. U ponad połowy małych przedsiębiorstw obligatoryjne wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur wzbudza pozytywne emocje, a 51 proc. przeprowadziło już szkolenia związane z jego obsługą – tłumaczy Edyta Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta SaldeoSMART.
Mimo tego brak wystarczającej wiedzy i niezrozumienie przepisów prawnych związanych z KSeF są największymi barierami we wdrożeniu nowych obowiązków. Wskazuje na nie odpowiednio 29 proc. i 27 proc. badanych podmiotów.
Jak Polskie firmy przygotowują się na KSeF
Trzecim najczęściej sygnalizowanym wyzwaniem we wdrożeniu KSeF jest brak odpowiedniego oprogramowania. Firmy obawiają się, że ich obecne systemy nie poradzą sobie z integracją z rządową platformą lub nie obsłużą procesów, które już dziś są kluczowe w codziennej pracy.
Ponadto 30 proc. przedsiębiorstw z sektora MŚP planuje korzystać z bezpłatnych narzędzi udostępnianych przez Ministerstwo Finansów, które mają oferować tylko podstawowy zakres funkcji. To może przesądzić o tym, czy korzystanie z KSeF stanie się jedynie realizacją obowiązku wobec państwa, czy też okaże się realnym wsparciem w codziennej pracy księgowych.
Pozytywne nastroje wokół KSeF to bardzo dobry sygnał. Nasze doświadczenia pokazują, że najbardziej optymistyczne są te podmioty, które widzą w systemie nie tylko kolejne narzędzie administracyjne, ale przede wszystkim wartościowe źródło danych – wyjaśnia Edyta Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta SaldeoSMART.
Jej zdaniem w połączeniu z odpowiednimi narzędziami IT i sztuczną inteligencją może ono stać się fundamentem transformacji cyfrowej branży księgowej w Polsce.
Dzięki ujednoliconemu formatowi faktur i centralnej bazie dokumentów w KSeF zniknie konieczność ręcznego przepisywania danych czy czekania na dostarczenie dokumentów do biur rachunkowych. Wszystkie faktury będą dostępne w czasie rzeczywistym, co pozwoli księgowym szybciej analizować dane i przygotowywać raporty, a także ograniczy ryzyko błędów – twierdzi Edyta Wojtas.
Z kolei wykorzystanie narzędzi wspieranych przez AI umożliwi automatyczne przypisywanie faktur do odpowiednich kategorii księgowych, ułatwi rozliczenia i przyspieszy bieżące przetwarzanie informacji.
Jak wskazuje ekspertka SaldeoSMART, w dalszej perspektywie KSeF i sztuczna inteligencja mogą otworzyć księgowym drogę do nowej pozycji w firmie: doradców, którzy potrafią z danych wyczytać więcej niż ktokolwiek inny w organizacji.
Więcej wiadomości na temat KSeF można przeczytać poniżej:
Sposób na skrócenie tygodnia pracy księgowych
Według ekspertów, żeby technologia rzeczywiście odciążyła specjalistów, potrzebne są dobrze ułożone procesy. Tymczasem jedno na cztery przedsiębiorstwa obawia się konieczności reorganizacji swoich procedur wewnętrznych w związku z KSeF, a 22 proc. firm dostrzega ryzyko oporu pracowników wobec nadchodzących zmian. To właśnie te obszary w najbliższych miesiącach zdecydują o skuteczności wdrożenia nowego obowiązku.
W praktyce poukładanie procesów oznacza konieczność uporządkowania całej ścieżki, jaką przechodzi faktura w firmie:
- od momentu jej wystawienia,
- przez akceptację i wysłanie do KSeF,
- po pobranie, opis merytoryczny i decyzję o płatności.
Każdy z tych etapów wymaga przypisania odpowiedzialności i jasnego określenia, kto i w jakim momencie podejmuje konkretne działania. Dopiero tak zdefiniowany obieg pozwala firmie przewidzieć, gdzie pojawiają się przestoje, w których miejscach informacje znikają, a także jakie zadania można w przyszłości zautomatyzować.
Dobrze zaprojektowane procesy, wsparte odpowiednim oprogramowaniem, przynoszą realne efekty. Krótszy czas obsługi dokumentów, mniej błędów i większa przejrzystość pracy to nie tylko wskaźniki efektywności, ale także warunek odzyskania równowagi, o której w branży mówi się coraz częściej – podsumowuje Edyta Wojtas.
I dodaje, że jeśli do obsługi KSeF wykorzystamy narzędzie proste, szybkie i skuteczne, nowy system może nie tylko usprawnić procesy księgowe, ale także realnie skrócić tydzień pracy, otwierając przed księgowymi nowy rozdział zawodowej codzienności.
Badanie zostało przeprowadzone w sierpniu 2025 roku przez agencję badawczą Choreograph na zlecenie SaldeoSMART. Wzięli w nim udział przedstawiciele małych i średnich przedsiębiorstw, a także biur rachunkowych w Polsce.
Celem badania było poznanie stopnia przygotowania firm do obowiązkowego wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur, identyfikacja najważniejszych barier technologicznych i organizacyjnych oraz zbadanie nastawienia przedsiębiorstw do zmian wynikających z cyfryzacji obiegu dokumentów.
