Skarbówka online 24/7. KSeF groźniejszy, niż się wydaje
Za kilka miesięcy polskie firmy wejdą w nowy etap rozliczeń z fiskusem. Krajowy System e-Faktur (KSeF) ma od 2026 r. stać się obowiązkowy i całkowicie zmienić sposób wystawiania oraz odbierania faktur. Oficjalnie – po to, by uszczelnić VAT i uprościć obrót gospodarczy. W praktyce jednak system przerzuca na przedsiębiorców nowe ryzyka, odpowiedzialność i koszty, których skala wciąż jest niedoszacowana.
Najbardziej narażone są małe i średnie firmy. To one nie mają własnych działów IT, procedur bezpieczeństwa ani ludzi do stałego monitorowania systemów państwowych. A to właśnie od ich czujności będzie zależeć, czy KSeF stanie się narzędziem porządkującym rozliczenia, czy źródłem realnych strat finansowych.
Wprowadzenie KSeF to nadal wiele niepewności. Z jednej strony mamy obietnicę łatwiejszych zwrotów VAT i końca papierowej biurokracji. Z drugiej – wizję systemu, który może być podatny na ataki oszustów, cyberataki i skrajnie nieprzyjazny dla użytkownika – zauważa dr Krzysztof Biernacki, doradca podatkowy PITax.
Faktura, której nikt się nie spodziewa
Jednym z największych problemów KSeF jest sposób odbioru faktur. W nowym modelu przedsiębiorca nie musi już wchodzić w realną relację handlową, by „otrzymać” dokument. Wystarczy, że ktoś wystawi fakturę na jego NIP, a ta pojawi się w systemie.
To otwiera pole do nadużyć. Dane firm są publiczne, a kwoty rzędu kilkuset złotych w wielu przedsiębiorstwach przechodzą dziś przez uproszczone ścieżki akceptacji. KSeF nie wysyła automatycznych powiadomień o nowych fakturach. Jeśli właściciel lub księgowy nie sprawdzi systemu, dokument może zostać niezauważony – aż do momentu, gdy pieniądze opuszczą konto.
Lepiej chuchać na zimne i przygotować się na nadejście KSeF jak najszybciej – podkreśla dr Krzysztof Biernacki.
Dla małych firm to szczególnie niebezpieczne. Jedna fałszywa faktura to problem, ale kilkanaście – wystawianych seryjnie – może oznaczać realne straty, zanim ktokolwiek zorientuje się, że padł ofiarą oszustwa.
Księgowy nie bierze odpowiedzialności
KSeF zmienia też relacje między przedsiębiorcą a biurem rachunkowym. Księgowi coraz częściej jasno sygnalizują, że nie będą odpowiadać za treść faktur wystawianych i odbieranych w czasie rzeczywistym. System działa natychmiastowo – dokument trafia do fiskusa w chwili wystawienia. Nie ma już etapu weryfikacji „przed wysłaniem”.
Czytaj więcej w Bizblogu o KSeF
Dla właściciela firmy oznacza to jedno: pełną odpowiedzialność za błędy, literówki, zły NIP czy niewłaściwego kontrahenta. Nawet jeśli fakturę wystawi pracownik lub system sprzedażowy, konsekwencje spadną na podatnika.
Dane firm pod lupą
KSeF gromadzi ogromną ilość wrażliwych informacji: ceny, rabaty, marże, terminy płatności, struktury dostaw. To pełny obraz funkcjonowania firm – także tych najmniejszych.
Państwo zyskuje dostęp do danych w czasie rzeczywistym, ale odpowiedzialność za skutki ewentualnych awarii, błędów systemowych czy nadużyć pozostaje po stronie przedsiębiorców. Dla małych firm oznacza to dodatkowe ryzyko operacyjne, którego nie da się przerzucić ani na księgowego, ani na dostawcę oprogramowania.
Jak się bronić przed KSeF – minimum konieczne
Dla MŚP KSeF nie jest „kolejnym obowiązkiem”, ale zmianą modelu działania. Żeby ograniczyć ryzyko, warto już teraz wprowadzić ręczną weryfikację faktur od nieznanych kontrahentów i jasno ustalić z biurem rachunkowym zakres odpowiedzialności. Dodatkowo wprowadzić i zacząć korzystać z systemów monitorujących dokumenty pojawiające się w KSeF. W tym kontekście również należy przeszkolić pracowników wystawiających faktury i przygotować procedury na wypadek awarii systemu lub braku dostępu do internetu.
Państwo wymaga, ale czy bierze odpowiedzialność?
W przypadku KSeF stawka jest wyższa niż przy wcześniejszych reformach podatkowych. Jeśli system przestanie działać, firmy nie będą mogły legalnie sprzedawać swoich usług i towarów. Dla małych przedsiębiorców nawet kilkugodzinny przestój może oznaczać realne problemy z płynnością.
Na dziś jedno jest pewne: odpowiedzialność za skutki działania KSeF spada na podatników. Dlatego im mniejsza firma, tym szybciej powinna potraktować ten system nie jako projekt informatyczny, lecz jako realne ryzyko biznesowe, które trzeba oswoić z wyprzedzeniem.
