Są rozporządzenia do KSeF. To koniec taryfy ulgowej dla firm
Publikacja rozporządzeń wykonawczych do Krajowego Systemu e-Faktur to moment graniczny dla całego projektu. Po miesiącach sporów interpretacyjnych, niejasnych zapowiedzi i odkładania decyzji ustawodawca wreszcie domknął ramy prawne. Od tego momentu KSeF przestaje być „planem na przyszłość”, a zaczyna być konkretnym obowiązkiem, który trzeba wdrożyć w systemach, procedurach i codziennej pracy działów księgowych.
Rozporządzenia do KSeF nie wprowadzają rewolucji na poziomie koncepcji, ale porządkują to, co dla przedsiębiorców kluczowe – praktykę stosowania systemu. Regulują zasady nadawania i cofania uprawnień, metody uwierzytelniania, wymagania techniczne oraz zakres dokumentów wyłączonych z obowiązku e-fakturowania. To właśnie te elementy do tej pory budziły największe wątpliwości i hamowały przygotowania.
To rozporządzenia – a nie sama ustawa – decydują o tym, jak KSeF będzie działał w realnym obiegu dokumentów, a nie tylko na papierze – podkreśla Piotr Juszczyk, Główny Doradca Podatkowy inFakt.
Wyłączenia są, ale system i tak zmienia wszystko
Przepisy potwierdzają, że nie wszystkie dokumenty uznawane dziś za faktury trafią do KSeF. Wyłączone pozostają m.in. wybrane bilety, paragony z NIP czy określone czynności zwolnione z VAT, o ile są dokumentowane na podstawie przepisów szczególnych. To istotne ograniczenie zakresu obowiązku, ale nie zmienia ono zasadniczego obrazu.
KSeF pozostaje systemem, który wymusza przebudowę procesów księgowych, zmienia moment wystawienia faktury i przenosi ciężar odpowiedzialności na poprawność danych już na etapie ich wprowadzania. Dodatkowe oznaczenia w JPK_VAT czy obowiązek posługiwania się numerem KSeF w ewidencjach podatkowych tylko ten trend wzmacniają.
Wyłączenia łagodzą zakres obowiązku, ale nie zmniejszają skali zmiany. Dla większości firm KSeF i tak oznacza nowy model pracy z dokumentami – zauważa Piotr Juszczyk.
Harmonogram nie zostawia złudzeń
Z harmonogramu jasno wynika, że czasu jest coraz mniej. Od lutego 2026 r. system stanie się obowiązkowy dla dużych podatników, a od kwietnia – dla pozostałych. Co więcej, już od lutego wszystkie firmy będą musiały odbierać faktury wystawione w KSeF, nawet jeśli same jeszcze nie mają obowiązku ich wystawiania w systemie.
To detal, który może umknąć mniej przygotowanym przedsiębiorcom, a który w praktyce wymusi wcześniejsze dostosowanie systemów i procedur.
Problem, który zostaje na końcu
Na tle uporządkowanych przepisów szczególnie wyraźnie odcina się jedna słabość – opóźnienie pełnej elektronizacji formularza ZAW-FA. Jego cyfrowa wersja ma obowiązywać dopiero od lutego 2026 r., czyli dokładnie w momencie startu systemu dla dużych firm.
W okresie intensywnych przygotowań i testów brak w pełni elektronicznego ZAW-FA oznacza dodatkowe ryzyko organizacyjne, zwłaszcza dla biur rachunkowych obsługujących wielu klientów – wskazuje ekspert inFakt.
Koniec etapu „zobaczymy”
Rozporządzenia wykonawcze jasno pokazują, że etap legislacyjny dobiegł końca. Od teraz KSeF nie jest już tematem do analiz prawnych, lecz projektem wdrożeniowym, który trzeba zaplanować, przetestować i uruchomić.
Firmy, które po odroczeniu KSeF w 2024 r. pozostały bierne, wchodzą w 2026 r. z ograniczoną przestrzenią na korekty. A w przypadku systemu, który ingeruje w codzienny obieg faktur, brak przygotowania nie będzie problemem teoretycznym, lecz czysto operacyjnym.
