Faktury od A do Z w kilka kliknięć, czyli jak małe firmy mogą zaoszczędzić na księgowości

Ostatnie lata nie rozpieszczały przedsiębiorców, co można zilustrować popularnymi życzeniami na 2023 rok – „normalnego roku”. Zaczęło się od koronawirusowych lockdownów na początku 2020 roku, które zmieniły zasady prowadzenia działalności. Niepewna sytuacja gospodarcza towarzyszyła nam przez kolejne kilkanaście miesięcy przez zerwane łańcuchy logistyczne i rosnącą inflację, która swoje apogeum osiągnęła w ostatnich miesiącach. Wojna w Ukrainie sprawiła zaś, że polskie społeczeństwo zostało wystawione na próbę w związku z przyjęciem milionów uchodźców. Biznes znalazł się w bezpośrednim sąsiedztwie aktywnego konfliktu, co ochłodziło zapędy zagranicznych inwestorów.

Wszystko to wpłynęło na kondycję polskich firm. Jak podaje Ministerstwo Rozwoju i Technologii w pierwszym półroczu 2022 roku przedsiębiorcy zawiesili ponad 161 tys. firm, natomiast zamknęli 104,3 tys. To wzrost o 29 proc. w stosunku do tego samego okresu sprzed roku. Aż 69 proc. przedsiębiorców uważa, że w ostatnich sześciu miesiącach pogorszyły się warunki prowadzenia biznesu.

Najbardziej krytycznie sytuację oceniają właściciele małych firm. Wymagająca sytuacja biznesowa stała się dla nich okazją do weryfikacji wykorzystywanych narzędzi. Jedną ze sfer, gdzie w ostatnich latach dokonał się największy postęp, bez wątpienia jest księgowość, poddawana ciągłej presji digitalizacji. Odpowiednie oprogramowanie do wystawiania i zarządzania fakturami jest potrzebne niemal każdemu przedsiębiorcy, który wystawia faktury przychodowe. Z jego pomocą można bowiem przyspieszyć czasochłonne procesy w firmie, zautomatyzować te, które dziś są manualne i angażujące. Oprogramowanie może wystawiać za nas podobne dokumenty, stosując mechanizm faktury cyklicznej, może rozsyłać nasze faktury bezpośrednio do klientów, opisywać dokumenty kosztowe, a jak się okazuje w wielu przypadkach zastąpić naszą księgową. Ale o tym za chwilę.

Czytaj też: FV marża - co to jest i jak rozliczyć?

Każdy program do faktur powinien wzorowo radzić sobie z podstawowymi zadaniami, jakie stawiają przed nim przedsiębiorcy. Ci mogą charakteryzować się różną znajomością produktów cyfrowych, więc wystawianie faktur powinno być wystarczająco intuicyjne dla nowicjusza, ale i z czasem odsłaniać bardziej zaawansowane funkcje. Świetnym przykładem jest tu rozwiązanie od Faktura.pl, które pozwala wystawić wszystkie najpopularniejsze rodzaje dokumentów w mniej niż 30 sekund. Nie trzeba przy tym pobierać ich na dysk komputera, aby następnie wysłać do odbiorców. Elektroniczny obieg dokumentów jest nie tylko szybszy, ale również pomaga w ochronie środowiska.

Platforma pozwala na skomponowanie estetycznego maila i poinformowanie kontrahenta (np. SMS-em) o wysyłce. W fakturze zawrzemy też przycisk natychmiastowej płatności, który umożliwi klientom wykonanie wygodnego przelewu. Nie zagwarantuje to uregulowania każdej należności, ale podniesie prawdopodobieństwo jej szybkiego otrzymania.

Innym elementem, który wesprze w terminowym ściąganiu płatności, może być pieczęć prewencyjna. Jej znak przekazuje jasny komunikat dla odbiorcy, że wystawiający fakturę zabezpiecza się na wypadek nierzetelnych klientów. Jej czerwona kolorystyka nie tylko przyciąga uwagę, ale też ostrzega przed próbą ignorowania, bądź odwlekania wyznaczonego terminu płatności.

Nie żyjemy jednak w świecie idealnym. Nie każda faktura zostanie opłacona w terminie. Dobrze jest wówczas zwrócić się o pomoc w odzyskaniu należności. Z pomocą mogą tu przyjść dwie dodatkowe usługi faktura.pl – telefon windykacyjny i wezwanie do zapłaty. Pomogą one przedsiębiorcom, którzy sami czują opór przed chwyceniem za słuchawkę i upominaniem się o swoje. W krytycznych sytuacjach przedsiębiorcy mogą również skorzystać z finansowania faktur. Faktoring pomoże w zachowaniu płynności, dzięki przerzuceniu ciężaru ubiegania się o należność na faktora – w tym przypadku faktura.pl. A to jeszcze nie koniec ciekawych, dodatkowych funkcji, jakie oferuje ta platforma.

Każda firma ma najpewniej swoich sprawdzonych kontrahentów i klientów, którym każdego miesiąca wysyła takie same lub podobne faktury. Program do ich wystawiania powinien pozwalać na ustalenie cykliczności. Dzięki temu nasz kontrahent automatycznie, co miesiąc będzie dostawał mailem fakturę, a my nie będziemy musieli niczego zmieniać w ustawieniach. Dla pełnej przejrzystości program powinien również informować o wysyłce, aby przedsiębiorca był na bieżąco ze zleconymi akcjami, ale także gromadzić wystawione dokumenty w wirtualnym segregatorze. Użytkownik będzie mógł je następnie opisać i skatalogować, aby łatwiej zarządzać fakturami w przyszłości. Pomoże w tym mechanizm OCR, który pozwala na automatyczne odczytywanie danych z dokumentów.

Dobry program do faktur powinien ponadto weryfikować, czy kontrahent znajduje się na Białej Liście Podatników VAT i sprawdzać zgodność wprowadzonych danych z bazami GUS i REGON.

Czytaj też: Faktura proforma a faktura VAT - jakie są różnice? Co powinny zawierać?

Każdy przedsiębiorca powinien wybierać narzędzie myśląc o przyszłości – o tym, jak może je wykorzystać w miarę rozwoju firmy. Program do faktur może pozostać tylko narzędziem do ich wystawiania, ale może również stać się osobistym centrum dokumentów, które posłuży:

Oczywiście nie mam tu na myśli każdej firmy, bo te większe z pewnością zatrudniają księgową lub księgowego na etacie. Zdecydowana większość potencjalnych klientów to jednak jednoosobowe działalności gospodarcze. Mogą to być nowopowstałe firmy, freelancerzy pracujący na umowie B2B, czy specjaliści w swoich dziedzinach: makijażystki, kosmetyczki, pracownicy branży budowlanej czy mechanicy. Faktura.pl zastąpi zewnętrzną księgowość wszędzie tam, gdzie nie generuje się dużej liczby dokumentów.

Pandemia koronawirusa dobitnie pokazała nam, co liczy się w usłudze księgowej. Nie jeździmy już przecież z paczką dokumentów i nie tracimy czasu, skoro wszystko możemy załatwić zdalnie, a nawet wyklikać samodzielnie. Dobre oprogramowanie poprowadzi użytkownika za rękę. Wyliczy składkę ZUS, zaliczkę na podatek dochodowy, zaksięguje okres rozliczeniowy, wygeneruje pliki JPK i prześle do odpowiedniego urzędu. A właśnie tego wymagamy przecież od księgowej. Dzięki platformom takim, jak faktura.pl będziemy mogli nie tylko zaoszczędzić czas, ale i pieniądze – roczny abonament to bowiem 480 zł. Dla porównania średni koszt tradycyjnych usług księgowych to 200-250 zł miesięcznie, czyli nawet 3 tys. zł rocznie. Rachunek ekonomiczny mówi sam za siebie.

To nie koniec zmian. Od 2024 roku w życie wchodzi obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Każdy przedsiębiorca będzie musiał stosować faktury elektroniczne, czyli to, z czego obecnie korzystają tylko chętni, już za rok stanie się obligatoryjne. Jeśli dokumentu nie będzie w KSeF, to nie będzie go można uznać za fakturę.

Czytaj też: Refakturowanie - co to jest i jakie są jego zasady?

Wprowadzenie nowego systemu pomoże w ustandaryzowaniu obiegu informacji. Faktury zapisane będą w formacie XML i automatycznie archiwizowane po stronie rządowej. Nie trzeba już będzie raportować plików JPK_FA i skrócić ma się czas oczekiwania na zwrot VAT (z 60 do 40 dni). Raportowanie z wykorzystaniem KSeF wymaga jednak odpowiedniego oprogramowania. Można tu skorzystać z darmowej aplikacji Ministerstwa Finansów, która jest jednak stosunkowo uboga w funkcje (umożliwia wystawianie, odbieranie i przeglądanie e-faktur). Lepszym rozwiązaniem będzie Faktura.pl, która może się stać osobistym centrum dokumentów, które wysyła się do Urzędu Skarbowego czy ZUS-u. Platforma do dyspozycji swoich klientów oddaje również osobistego eksperta księgowego, który odpowie na wszelkie pytania, pomoże i rozwieje wątpliwości.

Jego pierwszą rekomendacją było zapewne, aby nie czekać z przejściem na nowy model rozliczeń do końca roku. Lepiej już dziś zastąpić desktopowy druczek do faktur nowoczesnym rozwiązaniem, które pomoże skoncentrować się na biznesie.