Dostajesz albo rozdajesz prezenty świąteczne? Oto podatki, które musisz zapłacić
Zwyczaj wręczania pracownikom i kontrahentom upominków świątecznych wpisał się w biznesową tradycję. Choć są one w dobrym tonie i pomagają budować długofalowe relacje, nie umkną uwadze skarbówki. Co warto wiedzieć o opodatkowaniu świątecznych prezentów?
Świąteczne prezenty dla pracowników a podatek dochodowy
Najbardziej pożądanym prezentem, na jaki czeka większość pracowników, jest premia. Co do tego, że jest ona opodatkowana i podlega składkom ZUS, nie ma wątpliwości. Natomiast prezenty rzeczowe, a więc różnego rodzaju paczki, również podlegają opodatkowaniu jako przychód z innych nieodpłatnych świadczeń, jeśli:
- są spełnione za zgodą pracownika i w jego interesie,
- przynoszą mu indywidualne, wymierne korzyści.
Jeśli którakolwiek z tych przesłanek nie występuje, nie powstaje przychód do opodatkowania. Aby pracownicy mogli skorzystać ze zwolnienia, wiele firm finansuje zakup prezentów dla pracowników ze środków zgromadzonych na rachunku Zakładowego Fundusz Świadczeń Socjalnych. Trzeba jednak pamiętać, że roczny limit wypłat zwolnionych z podatku dochodowego wynosi 1 000 zł. Ponadto ze zwolnienia nie korzystają bony i talony, a jedynie świadczenia pieniężne i rzeczowe.
WIĘCEJ PORADNIKÓW PODATKOWYCH W BIZBLOG.PL
Kiedy od upominków trzeba odprowadzić podatek VAT?
Na gruncie podatku VAT rozwiązania w zakresie wręczania pracownikom upominków wyglądają inaczej. Pracodawca, który odliczył VAT przy zakupie prezentów, co do zasady ma obowiązek naliczyć go w przypadku bezpłatnego przekazania pracownikom. Ten przepis nie ma jednak zastosowania do próbek i prezentów o małej wartości. Zgodnie z definicją przez prezent o małej wartości należy rozumieć towary:
- o łącznej wartości nieprzekraczającej 100 zł w roku podatkowym – jeśli pracodawca prowadzi ewidencję pozwalającą ustalić tożsamość obdarowanych,
- o wartości do 20 zł – bez obowiązku prowadzenia ewidencji.
Próbką nazywamy natomiast niewielką ilość towaru, której przekazanie ma na celu jego promocję. Ponadto próbka nie może zaspokajać potrzeb odbiorcy, chyba że jest to nieodłączny element reklamy.
Prezent od szefa czy darowizna?
Prezenty świąteczne wręczane pracownikom można rozważać na gruncie jeszcze jednego podatku, którym objęte są spadki i darowizny. Aby upominek mógł zostać uznany za darowiznę, nie może być związany z wykonywaniem pracy ani uzależniony od osiągnięć. Wszelkiego rodzaju premie roczne nie mieszczą się więc w definicji darowizny. Tymczasem z podatkowego punktu widzenia jest ona najkorzystniejsza. Kwota wolna od podatku wynosi 5 733 zł, zatem najczęściej darowizna korzysta ze zwolnienia. Nie trzeba też odprowadzać od niej składek ZUS. Co istotne, do kategorii darowizny zaliczmy nie tylko gotówkę, ale również upominki rzeczowe.
Jak rozliczyć upominki dla pracowników w firmie?
Sposób opodatkowania upominków świątecznych zależy w dużej mierze od ich formy i źródła finansowania. Jak natomiast rozliczyć ich zakup w firmie? Na początek musimy zakwalifikować prezent do konkretnej kategorii. Jeśli uznajemy, że jest to darowizna, wydatki poniesione na zakup prezentów nie stanowią kosztów uzyskania przychodu. Z perspektywy pracownika darowizna jest więc korzystna, ale z perspektywy pracodawcy już nie.
W sytuacji, gdy do zakupu upominków wykorzystujemy środki zgromadzone na rachunku ZFŚS, również nie można zaliczyć wydatków do kosztów uzyskania przychodu. Powodem jest fakt, iż sam odpis na rachunek kwalifikujemy w ten sposób. Kosztem uzyskania przychodu będą natomiast wydatki poniesione na zakup prezentów, od których pracownik będzie musiał odprowadzić podatek dochodowy, o ile spełnia on wymagania ogólne przewidziane w ustawie. Na tym tle musimy rozważyć, czy poniesiony wydatek nie jest związany z reprezentacją. Jeśli tak, nie można zakwalifikować go do kosztów uzyskania przychodu.
Wybierając prezenty dla pracowników, warto mieć na uwadze aspekt podatkowy, i to zarówno w kontekście podatku dochodowego, jak i VAT. Problematyczne są zwłaszcza upominki o dużej wartości, które wiążą się z obowiązkiem odprowadzenia PIT, chyba że można zakwalifikować je jako darowiznę.
