Delegacja. Jak rozliczyć wydatki?

Delegacja, inaczej podróż służbowa, musi być związana z działalnością firmy – może służyć pozyskaniu nowych klientów, zapewnieniu ciągłości działania poszczególnych filii czy szkoleniu nowych pracowników. Zwykle wiąże się z koniecznością poniesienia dużych wydatków, przy czym część z nich ujmuje się w kosztach, obniżając tym samym podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym. Za koszt podatkowy uznać można wydatki związane z:

W kategorii kosztu nie można rozpatrywać na przykład wydatków, które zostały ustawowo wyłączone – dotyczą one na przykład zakupu alkoholu. Koszt musi być w jakiś sposób związany z działalnością firmy, dlatego przedsiębiorca nie ma prawa odliczyć wydatków związanych z zakupem biletów wstępu do okolicznych atrakcji czy zakwaterowaniem członków rodziny.

Pracownicy i przedsiębiorcy, którzy udają się w podróż służbową, mają obowiązek gromadzić dokumentację potwierdzającą fakt poniesienia poszczególnych wydatków. Mogą być to:

Brak stosownych dokumentów pozbawia pracownika możliwości otrzymania zwrotu poniesionych we własnym zakresie wydatków w kwocie rzeczywistej. Przykładowo, jeśli nie posiada on rachunku za taksówkę, to otrzyma jedynie 20 proc. diety, czyli 7,60 zł za każdą rozpoczętą dobę podróży – jest to tak zwany ryczałt za dojazd. Nieco inaczej dokumentuje się natomiast sam fakt odbywania delegacji. Należy wystawić dowód wewnętrzny, który zawiera co najmniej informacje dotyczące:

Więcej o prawach w pracy przeczytasz na Bizblog.pl:

Wypłacona pracownikowi dieta ma zrekompensować różnice w wydatkach, jakie ponosi on, będąc w podróży służbowej. Niemniej jednak nie przysługuje ona w każdym przypadku. Jeśli pracownik odbywa podróż służbową w kraju, to przysługuje mu 38 zł diety pod warunkiem, że delegacja trwa minimum 12 godzin. 19 zł, czyli połowę diety otrzyma pracownik, który pozostaje w podróży od 8 do 12 godzin. Jeżeli podróż krajowa trwa dłużej niż jeden dzień, to za każdą rozpoczętą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości (gdy w danym dniu delegacja trwa minimum 8 godzin) lub w połowie (gdy w danym dniu delegacja trwa krócej niż 8 godzin). Dieta zostaje obniżona o:

W inny sposób rozliczane są zagraniczne podróże służbowe – wysokość diety zależy tutaj od kraju, do którego udaje się pracownik. Stawki określono w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 14 września 2005 r. Za każdą dobę podróży przysługuje pełna dieta. Tymczasem jeśli podróż trwa:

Jeśli pracownikowi zapewniono całodzienne wyżywienie, otrzyma on jedynie 25 proc. diety. Natomiast w przypadku częściowego wyżywienia dieta ulega obniżeniu o 15 proc. (śniadanie), 30 proc. (obiad), 30 proc. (kolacja).

W podróż służbową może udać się zarówno pracownik, jak i przedsiębiorca. W obu przypadkach wydatki związane z delegacją będą stanowić koszt podatkowy, o ile zostaną odpowiednio udokumentowane. Przedsiębiorca, podobnie jak pracownik, ma prawo do diety, która zwolniona jest ze składek ZUS i z podatku dochodowego – jeśli jej wysokość nie przekracza ustawowego limitu.