REKLAMA
  1. bizblog
  2. Praca /
  3. Poradniki
  4. Prawo - poradniki /

Delegacja. Jak rozliczyć wydatki?

Rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych odbywa się na podstawie stosownej dokumentacji potwierdzającej fakt poniesienia poszczególnych kosztów. Istotne jest również ustalenie, w jakich przypadkach pracownikowi oraz przedsiębiorcy przysługuje dieta. O czym należy pamiętać w kontekście wydatków związanych z delegacjami?

04.12.2023
22:09
Delegacja. Jak rozliczyć wydatki?
REKLAMA

Delegacja w kosztach firmowych

REKLAMA

Delegacja, inaczej podróż służbowa, musi być związana z działalnością firmy – może służyć pozyskaniu nowych klientów, zapewnieniu ciągłości działania poszczególnych filii czy szkoleniu nowych pracowników. Zwykle wiąże się z koniecznością poniesienia dużych wydatków, przy czym część z nich ujmuje się w kosztach, obniżając tym samym podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym. Za koszt podatkowy uznać można wydatki związane z:

  • transportem,
  • noclegiem,
  • opłaceniem miejsca parkingowego,
  • opłaceniem wejściówek (na przykład na targi),
  • wypłatą diety.

W kategorii kosztu nie można rozpatrywać na przykład wydatków, które zostały ustawowo wyłączone – dotyczą one na przykład zakupu alkoholu. Koszt musi być w jakiś sposób związany z działalnością firmy, dlatego przedsiębiorca nie ma prawa odliczyć wydatków związanych z zakupem biletów wstępu do okolicznych atrakcji czy zakwaterowaniem członków rodziny.

Jak dokumentować wydatki poniesione w delegacji?

Pracownicy i przedsiębiorcy, którzy udają się w podróż służbową, mają obowiązek gromadzić dokumentację potwierdzającą fakt poniesienia poszczególnych wydatków. Mogą być to:

  • faktury,
  • rachunki,
  • bilety wstępu,
  • bilety autobusowe/tramwajowe.

Brak stosownych dokumentów pozbawia pracownika możliwości otrzymania zwrotu poniesionych we własnym zakresie wydatków w kwocie rzeczywistej. Przykładowo, jeśli nie posiada on rachunku za taksówkę, to otrzyma jedynie 20 proc. diety, czyli 7,60 zł za każdą rozpoczętą dobę podróży – jest to tak zwany ryczałt za dojazd. Nieco inaczej dokumentuje się natomiast sam fakt odbywania delegacji. Należy wystawić dowód wewnętrzny, który zawiera co najmniej informacje dotyczące:

  • osoby podróżującej,
  • miejscowości docelowej,
  • daty i godziny wyjazdu w delegację oraz powrotu z niej,
  • stawki i wartości przysługujących diet.

Więcej o prawach w pracy przeczytasz na Bizblog.pl:

Kiedy pracownikowi należy się dieta?

Wypłacona pracownikowi dieta ma zrekompensować różnice w wydatkach, jakie ponosi on, będąc w podróży służbowej. Niemniej jednak nie przysługuje ona w każdym przypadku. Jeśli pracownik odbywa podróż służbową w kraju, to przysługuje mu 38 zł diety pod warunkiem, że delegacja trwa minimum 12 godzin. 19 zł, czyli połowę diety otrzyma pracownik, który pozostaje w podróży od 8 do 12 godzin. Jeżeli podróż krajowa trwa dłużej niż jeden dzień, to za każdą rozpoczętą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości (gdy w danym dniu delegacja trwa minimum 8 godzin) lub w połowie (gdy w danym dniu delegacja trwa krócej niż 8 godzin). Dieta zostaje obniżona o:

  • 25 proc. - jeśli pracownikowi zapewniono śniadanie,
  • 50 proc. - jeśli pracownikowi zapewniono obiad,
  • 25 proc. - jeśli pracownikowi zapewniono kolację.

W inny sposób rozliczane są zagraniczne podróże służbowe – wysokość diety zależy tutaj od kraju, do którego udaje się pracownik. Stawki określono w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 14 września 2005 r. Za każdą dobę podróży przysługuje pełna dieta. Tymczasem jeśli podróż trwa:

  • do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
  • od 8 do 12 godzin – przysługuje 1/2 diety,
  • ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Jeśli pracownikowi zapewniono całodzienne wyżywienie, otrzyma on jedynie 25 proc. diety. Natomiast w przypadku częściowego wyżywienia dieta ulega obniżeniu o 15 proc. (śniadanie), 30 proc. (obiad), 30 proc. (kolacja).

REKLAMA

Delegacja pracownika a delegacja przedsiębiorcy

W podróż służbową może udać się zarówno pracownik, jak i przedsiębiorca. W obu przypadkach wydatki związane z delegacją będą stanowić koszt podatkowy, o ile zostaną odpowiednio udokumentowane. Przedsiębiorca, podobnie jak pracownik, ma prawo do diety, która zwolniona jest ze składek ZUS i z podatku dochodowego – jeśli jej wysokość nie przekracza ustawowego limitu.

REKLAMA
Najnowsze
Aktualizacja: tydzień temu
Aktualizacja: tydzień temu
Zobacz komentarze
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA