Split payment - jak uniknąć kosztownych błędów
Split payment, czyli płatność podzielona, co do zasady stanowi możliwość, a nie obowiązek. Ale od tej reguły są pewne wyjątki, w przypadku których zapłata z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności jest obowiązkowa. Sprawdź, jakie.
Czym jest obowiązkowy split payment?
Płatność podzielona polega na tym, że kwota netto transakcji przekazywana jest na rachunek podatnika, a kwota VAT na specjalny rachunek do celów VAT. O ile pierwsze do pierwszego z wymienionych kont właściciel ma dostęp bez ograniczeń, o tyle pieniędzy z drugiego wypłacić nie może. Ma natomiast prawo wykorzystać je, by zapłacić podatek VAT czy PIT do urzędu skarbowego. Z tego też powodu polscy przedsiębiorcy nie zawsze korzystają z mechanizmu podzielonej płatności. Czasami jednak nie mają wyboru, ponieważ w pewnych przypadkach jest ona obowiązkowa.
W 2025 roku obowiązkowy split payment dotyczy transakcji, które spełniają łącznie 3 warunki:
- wartość brutto wynosi więcej niż 15 000 zł (lub stanowi równowartość tej kwoty),
- co najmniej jednak pozycja z faktury została zawarta w załączniku 15 ustawy o VAT,
- sprzedawca i odbiorca są podatnikami (transakcja B2B).
Jak sprawdzić, czy split payment jest obowiązkowy?
Przedsiębiorcy czasami błędnie wychodzą z założenia, że kontrahent poinformuje ich o obowiązkowej płatności podzielonej, umieszczając na fakturze odpowiednią adnotację. Tymczasem taka postawa może przysporzyć wielu kłopotów. Niektórzy kontrahenci umieszczają informację o split payment na każdej fakturze, niezależnie od tego, czy transakcja spełnia ww. wymagania. Inni nie umieszczają jej w ogóle, nawet jeśli transakcja wpisuje się w obligatoryjną płatność podzieloną. W rzeczywistości ani jedno, ani drugie nie jest błędem. Obowiązek rozliczenia transakcji spoczywa na nabywcy, zatem to on musi ustalić, czy w danym przypadku zastosować split payment. To, że nie otrzymał właściwej adnotacji, nie będzie żadnym usprawiedliwieniem.
Nie istnieje żaden system, który pomógłby rozpoznać obligatoryjną płatność podzieloną. Podatnik we własnym zakresie musi sięgnąć do przepisów, a zwłaszcza do załącznika 15 ustawy o VAT. Pamiętaj, że jeśli na fakturze widnieje choć jedna pozycja, która znajduje się w załączniku, musisz opłacić ją z zastosowaniem rachunku VAT.
Więcej poradników znajdziesz na Bizblog.pl:
Obowiązkowy split payment w praktyce
Jak radzą sobie firmy, które muszą dokonywać płatności za pomocą split payment? Niektóre, aby nie sprawdzać każdej faktury, opłacają wszystkie tym właśnie mechanizmem. Problem może jednak sprawiać zarządzanie środkami znajdującymi się na rachunku VAT. Inni przedsiębiorcy sprawdzają faktury budzące wątpliwość. Załącznik nr 15 do ustawy o VAT to przede wszystkim towary i usługi objęte wcześniej odwrotnym obciążeniem, z których rozpoznaniem doświadczony księgowy nie będzie miał problemu.
Najgorsze, co możesz zrobić, to zdać się na to, co kontrahent umieścił na fakturze. Pamiętaj, że ostatecznie konsekwencje niezastosowania podzielonej płatności będziesz ponosił ty, a brak stosownej informacji nie będzie w żadnym wypadku środkiem łagodzącym.
Jeśli to ty fakturujesz transakcje, w których dochodzi do sprzedaży towarów i usług wymienionych w załączniku nr 15 ustawy o VAT, nie masz obowiązku umieszczać na fakturze informacji o split payment. Nie ponosisz też odpowiedzialności, gdy twój kontrahent błędnie przekaże środki pieniężne na rachunek główny.
Co zrobić z pieniędzmi zgromadzonymi na rachunku VAT?
Problematyczne w obowiązkowym split payment jest nagromadzenie środków pieniężnych na rachunku VAT, do których jako podatnik nie masz wolnego dostępu. Możesz wykorzystać je na zapłatę podatków, składek ZUS czy należności celnych, ale czasami i tak zostanie na koncie zbyt wiele. W takiej sytuacji masz prawo wystąpić do urzędu skarbowego z wnioskiem o odblokowanie określonej kwoty. Decyzja w tej sprawie zostanie wydana w ciągu 60 dni. Urząd ma jednak prawo odmówić wypłaty środków, jeśli:
- masz zaległości w zapłacie VAT,
- istnieje uzasadniona obawa, że nie spełnisz kolejnych zobowiązań podatkowych z tytułu VAT.
