Zatrudniasz w IT? Rekrutuj szybciej i lepiej dzięki KPI
Rynek pracy w IT zmienia się szybciej niż kiedykolwiek wcześniej. Po niesamowitym odbiciu i ogromnym zapotrzebowaniu na pracowników w latach 2020-22, doszło do spowolnienia wywołanego kryzysem na rynku, aż wreszcie do stabilizacji, z którą mamy do czynienia dzisiaj. W sektorze IT w przeciwieństwie do ubiegłych lat zdarza się, że kandydaci mają trudności ze znalezieniem zatrudnienia. Trudniejsze stały się także początki, na stanowiskach juniorskich mamy do czynienia z większym progiem wejścia, niż miało to miejsce do tej pory. Nie oznacza to jednak, że zapotrzebowanie na pracowników spadło we wszystkich specjalizacjach. W niektórych cały czas dynamicznie rośnie. Najlepszy przykład to rekordowy popyt na ekspertów od automatyzacji, big data, sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego. Jak zatem przeprowadzić szybki, sprawny i skuteczny proces rekrutacji? Odpowiedź kryje się w danych, a konkretnie w wskaźnikach KPI, które mogą całkowicie odmienić sposób, w jaki zatrudnia się specjalistów IT.
Raport „Rekrutacyjne KPI” firm eRecruiter i Great Digital to potężne opracowanie stworzone na podstawie analizy 9,5 mln aplikacji od ponad 2000 firm, 120 tys. procesów rekrutacyjnych oraz ponad 3200 ankiet wypełnionych przez kandydatów. Opracowanie za pierwsze półrocze 2024 roku dostarcza cennych wniosków, które mogą pomóc firmom IT w szybkim i skutecznym znalezieniu odpowiednich kandydatów do pracy. Tym bardziej że – jak się okazuje – ta perspektywiczna branża może sporo poprawić i wypaść zdecydowanie lepiej na tle innych sektorów.
Time to View. Refleks ma znaczenie w IT
Wyobraź sobie, że wysyłasz CV na wymarzone stanowisko w IT. Po kilku dniach ciszy zaczynasz się zastanawiać, czy rekruter w ogóle je otworzył. Tak właśnie wygląda rzeczywistość, ponieważ średni czas, jaki upływa od nadesłania do otwarcia aplikacji (wskaźnik Time to View), wynosi w branży IT 9 dni.
Niby niewiele dłużej niż średnia dla wszystkich branż, wynosząca w pierwszym półroczu 8 dni. Ponadto jeśli popatrzymy na zestawienie wszystkich 24 sektorów, IT zajmuje czwarte miejsce, licząc ex aequo wszystkie branże, które osiągnęły ten sam wynik. IT może jeszcze sporo poprawić. Wystarczy spojrzeć na zestawienie poniżej, by się o tym przekonać:
Dlaczego warto skrócić czas reakcji?
Z perspektywy kandydata długotrwały proces rekrutacyjny może budzić frustrację i niepewność, a w efekcie zniechęcić do podjęcia współpracy. Im dłużej trwa rekrutacja, tym większe prawdopodobieństwo, że wartościowi kandydaci otrzymają oferty od konkurencji. W dynamicznie rozwijających się branżach, gdzie popyt na specjalistów przewyższa podaż, takie sytuacje zdarzają się coraz częściej – wskazuje Patrycja Samsonowicz, HR Business Partner Worksmile.
Time to Offer i Time to Hire – długi proces, duży problem
Czas na kolejne dwa ważne wskaźniki. Time to Offer to czas, który upływa od złożenia aplikacji przez kandydata do przedstawienia mu oferty zatrudnienia przez pracodawcę. Ma on kluczowe znaczenie, ponieważ od tego momentu to już kandydat decyduje, czy i kiedy przyjmie ofertę. Średnia Time to Offer dla wszystkich branż wynosi 20 dni, podczas gdy w IT – 25. Ten wynik plasuje firmy teleinformatyczne znów w stawce maruderów na 9. miejscu. U najszybszych przedstawienie warunków zatrudnienia trwa niemal trzy razy krócej.
Time to Hire to natomiast czas, jaki upływa od złożenia aplikacji do zatrudnienia kandydata. IT z czasem 36 dni zajmuje 9. miejsce, plasując się dokładnie w połowie stawki. Średnia dla wszystkich branż wynosi 35 dni. Najszybciej zatrudniają firmy specjalizujące się w konsultingu i outsourcingu (25 dni) oraz z branż ochrona środowiska (27 dni) i usługi (28 dni), najwięcej energetyka, ciepłownictwo, górnictwo (52 dni).
Dlaczego parametry Time to Offer i Time to Hire są tak ważne? To proste: kandydaci, którzy muszą czekać zbyt długo na decyzję, często wybierają inne oferty.
Dłuższy proces rekrutacyjny może wynikać z kilku czynników:
- Złożone testy techniczne i wieloetapowe rozmowy.
- Konsultacje z wieloma kandydatami, które przeciągają proces decyzyjny
- Brak automatyzacji, co powoduje, że część procesów realizowana jest ręcznie.
Nieotwarte CV – zmora rekruterów
Raport „Rekrutacyjne KPI” pokazuje, że aż 26 proc. aplikacji w branży IT nigdy nie zostaje otwartych. To nie tylko problem organizacyjny, ale też wizerunkowy. Kandydaci, którzy nie otrzymują żadnej odpowiedzi, mogą odczuwać frustrację, a to odbija się negatywnie na postrzeganiu pracodawcy.
Raport eRecruiter wskazuje, że aż jedno na cztery CV wciąż pozostaje nieobejrzane… Jedna na cztery osoby poszukujące pracy, pozostaje bez odpowiedzi. To alarmujące, zwłaszcza biorąc pod uwagę, że nasze dane wskazują, że aż 8 na 10 kandydatów preferuje otrzymać decyzję o braku zatrudnienia, niż pozostać bez żadnej odpowiedzi – wskazuje Agnieszka Bieniak, dyrektorka HR w Grupie Pracuj.
Dlaczego tak wiele aplikacji zostaje pominiętych? Powody są różne. Rekruterzy mogą być przeciążeni dużą liczbą projektów. Brakuje im bądź nie korzystają z narzędzi do automatycznej analizy i sortowania aplikacji. Wreszcie kandydaci wysyłają aplikacje na stanowiska, które nie odpowiadają ich kompetencjom, co dodatkowo wydłuża czas selekcji.
Agnieszka Bieniak podkreśla, że platformy rekrutacyjne coraz częściej oferują funkcjonalności umożliwiające automatyczne potwierdzanie otrzymania aplikacji, śledzenie jej statusu oraz szybkie przekazywanie informacji zwrotnej ze wsparciem nowoczesnych rozwiązań i w sposób zautomatyzowany.
Tego typu narzędzia stają się standardem, a ich wdrożenie może znacząco poprawić doświadczenie kandydatów oraz przyczynić się do budowania pozytywnego wizerunku pracodawcy – wskazuje ekspertka HR w Grupie Pracuj.
Rola ATS w rekrutacji IT
Systemy ATS (ang. Applicant Tracking Systems) to właśnie narzędzia, które stają się kluczowe w usprawnianiu procesów rekrutacyjnych. Automatyzacja pozwala oszczędzić czas, poprawić efektywność i uniknąć typowych problemów, takich jak nieotwierane aplikacje czy zbyt długie procesy selekcji.
Jak działa ATS?
- Automatyczne sortowanie aplikacji: System ocenia zgłoszenia pod kątem dopasowania do wymagań stanowiska, priorytetyzując te najbardziej zgodne z ofertą.
- Wysyłka automatycznych wiadomości: Kandydaci otrzymują szybkie potwierdzenia, co poprawia ich doświadczenie i zwiększa szanse na utrzymanie ich zainteresowania.
- Raportowanie KPI w czasie rzeczywistym: System pozwala monitorować wskaźniki, takie jak Time to View czy Time to Hire, umożliwiając szybką reakcję na problemy.
Eksperci przekonują, że organizacje korzystające z ATS powinny dążyć do maksymalnego wykorzystania potencjału tego narzędzia. Jak podkreślają, odpowiednie wdrożenie systemu może skrócić czas reakcji na aplikacje nawet o 25 proc.
Odpowiednio wprowadzone i wykorzystywane narzędzia ATS przynoszą korzyści dla obu stron procesu rekrutacyjnego. Pracodawcy zyskują lepszą organizację, co pozwala na efektywniejsze zarządzanie danymi kandydatów, ograniczenie błędów w procesach, zwiększenie bezpieczeństwa i przyspieszenie efektów. Kandydaci natomiast odczuwają wymierne korzyści w postaci szybszych odpowiedzi na aplikacje, bardziej przyjaznego procesu selekcji i większej przejrzystości dotyczącej statusu ich zgłoszeń. Dzięki temu zyskują pewność, że ich aplikacje są traktowane poważnie, a proces rekrutacyjny jest sprawiedliwy i dobrze zorganizowany.
Optymalne wykorzystanie istniejących automatyzacji w ATS może pomóc firmom w zminimalizowaniu czasu trwania całego procesu rekrutacyjnego, co ma kluczowe znaczenie na konkurencyjnym rynku pracy, takim jak sektor IT. W efekcie takie podejście przekłada się nie tylko na efektywność biznesową, ale także na budowanie trwałych relacji z kandydatami i wzmacnianie marki pracodawcy.
Candidate Experience – liczy się pierwsze wrażenie
Dane to nie wszystko. W branży IT doświadczenie kandydata (Candidate Experience) jest równie ważne. Kandydaci oczekują nie tylko szybkich odpowiedzi, ale też jasnej komunikacji i informacji zwrotnych. Niestety, wiele firm wciąż o tym zapomina.
Wskaźniki takie jak Time to View czy Time to Offer mają ogromny wpływ na to, jak kandydaci postrzegają proces rekrutacyjny. Firmy, które inwestują w poprawę tych wskaźników, budują lepszy wizerunek i przyciągają więcej talentów. W końcu każdy chce pracować dla firmy, która traktuje ludzi z szacunkiem.
Rekruterzy zauważają, że kandydaci IT coraz częściej wybierają pracodawców na podstawie tego, jak byli traktowani w procesie rekrutacyjnym. To doświadczenie staje się równie ważne, jak wysokość oferowanego wynagrodzenia.
KPI – nie tylko liczby, ale przewaga konkurencyjna
Co sprawia, że niektóre firmy IT radzą sobie lepiej niż inne? Odpowiedź jest prosta: dane. KPI, takie jak Time to View, Time to Hire czy odsetek otwartych aplikacji, to nie tylko suche liczby. To narzędzie, które pozwala zidentyfikować słabe punkty i wprowadzić konkretne zmiany.
Dzięki systemom takim jak eRecruiter można nie tylko śledzić te wskaźniki, ale też automatycznie je optymalizować. Rekrutacja staje się szybsza, bardziej przejrzysta i efektywna. A to oznacza jedno – większe szanse na zdobycie najlepszych talentów.
Rekrutacja przyszłości to rekrutacja oparta na danych
Raport KPI od eRecruiter pokazuje, że kluczem do sukcesu w sprawnej, szybkiej i skutecznej rekrutacji jest analiza danych i wykorzystanie nowoczesnych technologii. Automatyzacja procesów, transparentna komunikacja i inwestycja w Candidate Experience mogą być krokiem milowym w poprawie efektywności rekrutacji.
Aleksandra Hoja, Starsza Specjalistka ds. badań i analiz eRecruiter, przeprowadziła testy statystyczne, aby sprawdzić, czy liczba aktywnych rekrutacji różnicuje rekrutacyjne KPI, takie jak: Time to Offer, Time to Hire, Time to Fill, Time to View.
Wyniki dla wszystkich czterech testów wykazały istotną korelację między zmiennymi, co oznacza, że związek nie jest przypadkowy. Mimo że z matematycznego punktu widzenia istnieje korelacja między liczbą aktywnych projektów rekrutacyjnych a czasem ich trwania, to jest ona na tyle słaba, że w praktyce wpływ ten jest niemal niezauważalny – wskazuje ekspertka eRecruiter.
Jak przekonuje, to pozytywna wiadomość dla wszystkich zaangażowanych w działania związane z HR-em.
Sukces w optymalizacji czasu rekrutacji nie zależy bowiem bezpośrednio od liczby prowadzonych procesów rekrutacyjnych. Oznacza to, że każda firma, niezależnie od liczby aktywnych rekrutacji, ma realne szanse na utrzymanie wysokich standardów rekrutacji – konkluduje Aleksandra Hoja.
