Zarządzaj umowami jak kodem. Polski startup chce ułatwić podpisywanie skomplikowanych umów
Umowami w Pergaminie będziemy zarządzali jak kodem na GitHubie i edytowali jak dokumenty online. Firma podkreśla, że skraca czas potrzebny na negocjację i podpisanie umowy z tygodnia do nawet 30 minut. Właśnie zamknęła rundę inwestycyjną na 5 mln zł.
Firmy poświęcają dużo czasu na podpisywanie umów. Sam proces negocjacji może być długotrwały i kosztowny. Są w niego przecież zaangażowane osoby, których pensje należą do najwyższych w organizacji – zarząd i prawnicy. W świecie IT umowy muszą przejrzeć osoby odpowiedzialne za biznes i technologię, co odwraca ich uwagę od prowadzenia projektów. Im większa firma, tym większy jest to problem.
Po symbolicznym uścisku dłoni następuje praca nad treścią umowy i negocjowanie szczegółów. To praca, która trwa tygodnie, jeśli nie miesiące. Często opóźnia realizację samego projektu, a w konsekwencji, wypłatę wynagrodzenia - mówi Jakub Barwaniec, CEO i Co-Founder Pergamin (na zdjęciu powyżej po prawej).
Jego firma automatyzuje pracę z umowami i innymi dokumentami.
Pergamin umożliwia zarządzanie umowami: tworzenie, negocjacje i podpisywanie
Platforma umożliwia tworzenie umów na podstawie szablonów. To np. umowa najmu mieszkania, powierzchni reklamowej czy sprzedaży produktu. Dotyczą one stosunkowo niedużych kwot i nie podlegają dłuższym negocjacjom.
Najbardziej czasochłonne jest wprowadzenie danych do umowy. Na długość całego procesu wpływa też czas potrzebny na podpisanie umowy przez kontrahenta – podkreśla Barwaniec.
Cały proces można jednak usprawnić, dzięki wykorzystaniu chmury – to tam Pergamin przechowuje szablony stworzone przez klientów. Mogą oni integrować je ze swoimi systemami CRP i ERP, a później także wysyłać linki do umowy i przypomnienia SMS. Na koniec można podpisać umowę elektronicznie.
Co innego z umowami przygotowywanymi pod konkretny projekt. Zazwyczaj poprzedzają je długie negocjacje, co samo w sobie wymusza poprawki.
Proces polega bardzo często na przesyłaniu między stronami maili z umowami w załączniku. Nie dość, że śledzenie konwersacji i wersji umowy wymaga uwagi, to kontrahent musi ponownie przeczytać umowę, zidentyfikować zmiany, a często skonsultować je z osobami odpowiedzialnymi za cały obszar – dodaje Barwaniec.
Jak do tego problemu podchodzi Pergamin?
Pergamin umożliwi zarządzanie umowami, jak kodem
Dokument ma być dzielony na części, co umożliwi ich przyporządkowanie do konkretnych zespołów i specjalistów. Dzięki temu osoby techniczne nie będą musiały tracić czasu na weryfikację części biznesowych i vice versa. Sam tekst umowy ma być zaś poddany kontroli wersji, co pozwoli na łatwe namierzanie wprowadzonych zmian i ich autora.
Tworzenie umowy będzie więc mariażem Google Docs (praca nad treścią online) i GitHuba (dzielenie dokumentu i wersjonowanie). System będzie miał jednak kilka wyróżników. Oprócz kontroli dostępu do konkretnych części umowy będzie to również automatyzacja:
Umowa staje się zbiorem danych, więc jeśli zmiana jakiegoś parametru będzie mieć konsekwencje w innych częściach, takie zmiany mogą odbywać się automatycznie – wyjaśnia Barwaniec.
Pergamin pozyskał 5 mln zł na zbudowanie modułu do zarządzania zaawansowanymi umowami
Rundzie przewodził niemiecki fundusz Sunfish Partners, a wzięły w niej również udział fundusze DFRI i Funding Box. W sumie spółka pozyskała od inwestorów ponad 9 mln zł. Pozwoli jej to na zwiększenie zatrudnienia z 25 do 40 osób i rozwój na rynkach międzynarodowych.
Dziś firma może pochwalić się ponad 5-krotnym wzrostem przychodów (rok do roku). Z usług firmy korzysta 350 klientów - od małych i średnich firm, po międzynarodowe korporacje. Odpowiadają one za ponad 40 tys. zarejestrowanych użytkowników i ponad 90 tys. podpisanych umów. To m.in. Grupa Volvo, Grupa Aegon, Cushman & Wakefield, Kross, Gemius, a także wschodzące gwiazdy jak JustJoinIT, Bluerank, czy agencja Roberta Lewandowskiego Stor9.
Czytaj też: Umowa najmu mieszkania - co powinna zawierać?
