Lista obecności nie jest obowiązkowa, ale za brak tych danych możesz zapłacić nawet 30 tys. zł

Kodeks pracy nie nakłada na pracodawcę obowiązku prowadzenia listy obecności pracowników, ale w większości zakładów funkcjonuje tego rodzaju dokumentacja. Pomaga ustalić, w jakich godzinach pracownik wykonywał swoje obowiązki, co jest konieczne na przykład celem wypłaty wynagrodzenia za nadgodziny. Lista obecności może przyjąć tradycyjną formę papierową – każdy pracownik, rozpoczynając i kończąc zmianę, powinien złożyć na niej podpis.

Obecnie coraz więcej przedsiębiorców wprowadza listy elektroniczne. Znacznie ułatwiają one obróbkę danych, a także pozwalają zapewnić ich ochronę. Prawo pracy nie precyzuje, w jaki sposób ma być prowadzona lista obecności oraz jak długo pracodawca powinien ją przechowywać. Przyjmuje się, że zasady dotyczące składania podpisów na liście powinny zostać zawarte w regulaminie zakładu pracy. Najczęściej dokumentacja przechowywana jest przez 3 lata, gdyż po tym czasie przedawniają się roszczenia pracownicze.

Prowadzenie ewidencji czasu pracy, w przeciwieństwie do listy obecności, jest obowiązkiem pracodawcy. Dokument ten powinien zawierać informacje dotyczące:

Nieprowadzenie pełnej dokumentacji stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika i naraża pracodawcę na karę finansową w wysokości od 1 000 do 30 000 zł. Ewidencję czasu pracy należy przechowywać przez cały okres zatrudnienia pracownika oraz przez kolejnych 10 lat licząc od końca roku, w którym stosunek pracy wygasł lub uległ rozwiązaniu.

Jeszcze kilkanaście lat temu w większości przedsiębiorstw zarówno lista obecności, jak i ewidencja czasu pracy były prowadzone w formie papierowej. Znacznym ułatwieniem było wprowadzenie kart magnetycznych, które wystarczyło odbić, wchodząc i wychodząc z pracy. Dziś coraz więcej zakładów korzysta z elektronicznych list obecności i systemów ewidencjonowania czasu pracy.

Czytaj także: Nadgodziny. Kiedy pracodawca może je nakazać?

Warto pamiętać, że obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie ochrony danych osobowych, jakie znajdą się w systemie. Jednocześnie musi on umożliwić pracownikom sprawne zalogowanie się do systemu celem złożenia „podpisu”. Dopuszcza się tym samym lokalizowanie pracownika (tak, aby nie logował się on do systemu w domu lub w drodze do pracy, a jedynie będąc w zakładzie). Pracodawca nie ma natomiast możliwości wykorzystania do ewidencjonowania czasu pracy danych biometrycznych, takich jak skan tęczówki oka czy odciski palców.

Prowadzenie listy obecności pracowników nie jest obowiązkiem pracodawcy, natomiast jeśli chce on taką dokumentację wprowadzić, powinien zawrzeć stosowne zapisy w regulaminie zakładu pracy. Pracownik ma obowiązek rejestrować czas pracy w takiej formie, jaką przyjął pracodawca. Dopuszczalne jest składanie podpisów, zastosowanie kart magnetycznych czy programów komputerowych.

Tymczasem ewidencja czasu pracy to dokumentacja, którą sporządza się zgodnie z  Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Warto pamiętać, że dotyczy ona wyłącznie osób zatrudnionych w ramach umowy o pracę. W przypadku zleceniobiorców istnieje możliwość dowolnego rejestrowania ilości przepracowanych godzin, co jest konieczne zwłaszcza, jeśli strony zawarły w umowie informację o stawce godzinowej, zgodnie z którą będzie następowało rozliczenie.