RODO w mikrofirmie – obowiązki, zasady i praktyczne wskazówki
Prowadzić mikroprzedsiębiorstwo i myślisz, że RODO cię nie dotyczy? Nic bardziej mylnego. Dowiedz się, jak wdrożyć zasady wynikające z rozporządzenia i prawidłowo zarządzać danymi osobowymi.
RODO nie tylko dla dużych firm
Rozporządzenie o ochronie danych osobowych dotyczy wszystkich przedsiębiorców, także prowadzących mikrofirmę. Niezależnie od tego, jakiego rodzaju dane gromadzisz i ile osób zatrudniasz, masz obowiązek chronić dane klientów, osób współpracujących i zatrudnionych. Gdyby RODO dotyczyło tylko dużych firm, dochodziłoby do licznych nadużyć. Łatwo wyobrazić to sobie na przykładzie gabinetu lekarskiego, w którym specjalista gromadzi dane wrażliwe pacjentów. Ma on obowiązek przetwarzać je zgodnie z RODO, tak aby nikt niepowołany nie uzyskał do nich dostępu.
Najważniejsze zasady ochrony danych w mikrofirmach
Mikrofirmy mają zupełnie inną specyfikę niż korporacje. Przede wszystkim z reguły gromadzą mniejsze ilości danych, a dodatkowo nie dysponują ani budżetem, ani kadrą prawników czy informatyków. W dużych firmach specjaliści czuwają nad zgodnością procedur z RODO, podczas gdy w małych przedsiębiorstwach obowiązek ten spada na właścicieli. Najważniejsze kwestie, na które powinni zwrócić uwagę, to:
- rejestr czynności przetwarzania – umieszcza się w nim dane osobowe przetwarzane w firmie. Bezpłatne wzory rejestru udostępnia dla swojej stronie internetowej Urząd Ochrony Danych Osobowych,
- analiza ryzyka – skupia się na ocenie ryzyka związane z bezprawnym pozyskaniem danych osobowych,
- środki bezpieczeństwa – dotyczą zarówno dokumentacji w wersji papierowej, jak i elektronicznej,
- polityka bezpieczeństwa – jest to dokument, w którym określa się obowiązki administratora danych,
- wykaz powierzeń danych osobowych – jest to dokument, w którym wskazuje się osoby przejmujące dane osobowe (pracownicy, dostawcy itp.),
- rejestr kategorii czynności przetwarzania – dotyczy przedsiębiorców, którzy przetwarzają dane osobowe na potrzeby podmiotów zewnętrznych,
- rejestr naruszeń danych osobowych – w tym dokumencie odnotowuje się wszystkie wydarzenia, w których doszło do naruszenia danych osobowych,
- strona internetowa – chodzi przede wszystkim o zawarte w niej klauzule RODO.
Jak chronić dane osobowe w mikroprzedsiębiorstwie?
Mikroprzedsiębiorcy powinni zwrócić szczególną uwagę na minimalizację danych, a więc zbieranie tylko tych niezbędnych i przechowywanie ich przez okres możliwie jak najkrótszy. Najczęściej wynika on bezpośrednio z przepisów, ale zdarza się, że informacje można usunąć od razu po tym, jak przestaną być potrzebne.
Bardzo istotne jest stworzenie systemu zabezpieczeń. Choć brzmi skomplikowanie, w rzeczywistości chodzi m.in. o:
- regularne aktualizowanie haseł dostępu,
- korzystanie z oprogramowania antywirusowego,
- przechowywanie dokumentów papierowych w miejscach niedostępnych dla osób postronnych,
- powierzanie osobom uprawnionym jedynie najpotrzebniejszych informacji,
- korzystanie z nowoczesnych narzędzi zapewniających wysoki poziom bezpieczeństwa (np. drzwi i okna antywłamaniowe).
Czytaj także na Bizblog.pl:
Jak wdrożyć RODO w małej firmie? Formalności i koszty
Zła wiadomość dotycząca RODO jest taka, że nie istnieje żaden konkretny wzór dokumentów, które przedsiębiorca musiałby wdrożyć w firmie. Przepisy skonstruowane są w taki sposób, aby dostosować je do specyfiki działalności. Można więc pójść jedną z trzech dróg:
- indywidualne wdrożenie RODO z pomocą prawnika – rozwiązanie najwłaściwsze, ale zarazem najdroższe, dlatego mało który przedsiębiorca się na nie decyduje. Przerażają zwłaszcza jego koszty, które zgodnie z raportem Intrum Justitia mogą wynosić nawet 32 tys. zł,
- wdrożenie RODO na podstawie bezpłatnych materiałów UODO – rozwiązanie z pozoru tanie, ale też niezwykle czasochłonne. Finalnie może okazać się, że procedura RODO nie będzie odpowiadać specyfice firmy,
- wdrożenie RODO za pomocą gotowych materiałów – jest to rozwiązanie pośrednie, ale w dalszym ciągu wymaga pewnego nakładu pracy własnej i nie daje gwarancji prawidłowego wdrożenia procedur.
