Jak rozliczyć się kompensatą? Jest jeden ważny warunek
Jednym ze sposobów rozliczania transakcji zawartych pomiędzy podmiotami gospodarczymi jest kompensata. Można ją zastosować wyłącznie w przypadku, gdy przedsiębiorca występuje zarówno w roli sprzedawcy, jak i kupującego.
Kompensata to jedna z form rozliczenie bezgotówkowego, którą reguluje Kodeks cywilny (art. 498 oraz 499). Znajduje zastosowanie w przypadku, gdy przedsiębiorca występuje w stosunku do innego przedsiębiorcy zarówno w roli sprzedawcy, jak i odbiorcy. Przykładowo, kompensata może zostać zrealizowana, jeśli przedsiębiorca A sprzedaje przedsiębiorcy B środki czystości, a jednocześnie wynajmuje od niego powierzchnię handlową. Kompensata dotyczy konkretnych wierzytelności, jednak nie ma przeciwwskazań ku temu, aby przedsiębiorcy rozliczali się za jej pomocą w dłuższym okresie. Kompensować wzajemne należności i zobowiązania mogą więcej, niż 2 podmioty – zasadą jest jednak, aby rozporządzać wyłącznie własnymi środkami.
Które wierzytelności podlegają kompensacie?
Zgodnie z art. 498 Kodeksu cywilnego, kompensacie mogą podlegać wierzytelności:
- wyrażone w wartości pieniężnej lub będące rzeczami tej samej jakości,
- wymagalne, które mogą być dochodzone na drodze sądowej.
Powyższy przepis wskazuje również, że kompensata ma zastosowanie wyłącznie w przypadku, gdy obie strony transakcji są jednocześnie wierzycielami oraz dłużnikami. Ponadto kompensata dokonywana jest do wysokości niższej wierzytelności. W praktyce gospodarczej najczęściej kompensuje się wzajemne należności i zobowiązania, które zostały wyrażone w pieniądzu.
Jak skompensować należności i zobowiązania?
Ustawodawca wskazuje, że aby kompensata nabrała mocy prawnej, konieczne jest złożenie oświadczenia drugiej stronie. Przedsiębiorcy mogą też spisać umowę, w której określą:
- wysokość wierzytelności,
- wysokość dokonywanej kompensaty,
- wysokość zadłużenia pozostającego do spłaty,
- dokumenty stanowiące podstawę rozliczenia.
Więcej poradników dla przedsiębiorców znajdziesz tutaj:
W przypadku, gdy transakcje dokumentowane są za pomocą faktury, należy na nich umieścić informację o rozliczeniu poprzez kompensatę. Wystarczy dopisać „zapłacono” lub „pozostaje do zapłaty...”, aby osoby realizująca płatność wiedziała, na jaką kwotę wykonać przelew. Kompensata dokonywana jest do kwoty niższej wierzytelności, zatem w większości przypadków zachodzi konieczność uregulowania zobowiązania – rzadko bowiem wierzytelności mają dokładnie taką samą wartość. Ważne, aby transakcję rozliczyć poprawnie nie tylko realizując płatność, lecz również w księgach rachunkowych. W przeciwnym razie mogą pojawić się problemy w kwestii rozliczenia tak zwanej ulgi na złe długi, dotyczącej przedawnionych zobowiązań i nieotrzymanych należności.
Jakich wierzytelności nie można skompensować?
Kompensata nie jest możliwa w odniesieniu do wierzytelności:
- przedawnionych lub zajętych,
- nie podlegających zajęciu,
- wynikających z czynów zabronionych,
- których potrącenie nie może mieć miejsca na mocy przepisów szczególnych.
Przygotowując kompensatę, należy więc upewnić się, czy nie dotyczy ona wymienionych wierzytelności. W przeciwnym razie nie będzie ona miała mocy prawnej.
Czy na realizację kompensaty potrzeba zgody drugiej strony?
Kompensata bywa traktowana jako forma płatności, jednak w rzeczywistości jest to umowa, na mocy której przedsiębiorcy mogą dokonywać rozliczeń. Nie może więc zostać przeprowadzona bez wiedzy drugiej strony. Przepisy nie nakładają jednak na przedsiębiorców obowiązku uzyskania zgody na kompensatę wzajemnych należności i zobowiązań. Wskazują jedynie na konieczność złożenia oświadczenia i to w dowolnej formie.
Oczywiście, mając na uwadze ewentualny spór sądowy, warto zachować formę pisemną (na przykład informując o kompensacie mailowo). Teoretycznie można więc zastosować kompensatę bez zgody drugiej strony, pod warunkiem że spełnione zostaną pozostałe wymagania ustawowe. Jednak dobre praktyki biznesowe nakazują dbać o relację z kontrahentem, zawsze ustalając, w jaki sposób zostaną rozliczone poszczególne transakcje.
