Automatyzacja to Złoty Graal, czyli technologia w służbie zarządzania procesami HR
Na nowoczesne zarządzanie procesami HR składa się odpowiednia technologia i specjaliści, którzy za nią stoją. Narzędzia HR działające w chmurze to dziś standard, którego wdrażaniem zajmuje się ING Tech Poland.
HR jest jednym z kluczowych działów w firmie. Zajmuje się wyławianiem najlepszych kandydatów, tworzeniem dobrych warunków pracy zgodnie z krajowymi regulacjami oraz zarządzaniem codziennymi zadaniami. Tymczasem często pomija się, jak dużą rolę w transformacji HR-ów odgrywa technologia. Podobnie, jak w przypadku zarządzania projektami, tak i tu cyfryzacja tworzy zwinne, zautomatyzowane środowisko pracy. Dostarcza również cennych informacji, które wcześniej nie były dostępne.
Żyjemy w erze samoobsługi – także w HR
Czasy, kiedy z każdym pytaniem o kontrakt czy prośbą o urlop musieliśmy udawać się do zespołu HR są już dawno za nami. Dziś pracownik ma samodzielnie inicjować i kończyć część procesów HR-owych.
- Złotym Graalem jest automatyzacja i przekazanie sprawczości pracownikom. Naszym celem nie jest całościowe zastąpienie specjalistów HR algorytmami, lecz lepsze wykorzystanie ich potencjału do rozwiązywania złożonych problemów. Możemy to zrobić poprzez udostępnienie pracownikom narzędzi do samodzielnego rozwiązywania większości prostych i powtarzalnych problemów. A rolą IT jest, aby im to umożliwić
– mówi Jakub Kiełbasa, Chapter Lead w ING Tech Poland.
Automatyzacja i analityka podlegają ciągłemu ulepszaniu. Każda firma startuje z innego poziomu i każda ma inną charakterystykę. O tym, jak skomplikowany jest to proces, możemy się przekonać przyglądając się ING Tech Poland – katowicko-warszawskiej spółce w ramach globalnych struktur ING, dla której pracuje prawie 2 tys. specjalistów, podzielonych na ponad 100 zespołów.
- W ramach Grupy ING wykorzystujemy kilka platform obsługujących HR, m.in. SAP, Oracle PeopleSoft czy rozwiązania lokalne. Długoterminowo, chcemy zastąpić obecne systemy nową platformą Workday HCM, ujednolicając procesy HR w Grupie ING
– podkreśla Jakub Kiełbasa.
Workday HCM (Human Capital Management) powoli staje się standardem w zarządzaniu zasobami ludzkimi. Stoi za nim amerykańska firma z 15-letnim stażem. Jej oprogramowanie służy nie tylko do wyławiania talentów w firmie i wnioskowania o urlopy, ale do praktycznie każdego zadania związanego z HR-ami, jaki możemy wymyślić. W istocie jest to platforma, którą po wdrożeniu należy dostosować, aby wszyscy pracownicy mogli czerpać z niej korzyści. Właśnie tu pojawia się miejsce dla ING Tech Poland, której certyfikowani konsultanci zapewniają stabilność działania narzędzia we wszystkich wdrożonych krajach, reagują na błędne sytuacje i starają się proaktywnie rozwiązywać potencjalne przyszłe problemy techniczne i procesowe. Innymi słowy: wspierają wdrożenia Workdaya współpracując z lokalnymi zespołami HR i globalnymi właścicielami procesów.
- Do tej pory w ING zaimplementowano Workday’a w trzech krajach. W kolejnych latach ING Tech Poland zamierza aktywnie uczestniczyć w tych działaniach, a najbliższy okres będzie upływał pod znakiem globalno - lokalnej współpracy i wdrażania systemu w kolejnych oddziałach ING
– przewiduje specjalista z ING Tech Poland.
A co z chodzi z globalno – lokalną współpracą? Choć warstwa narzędziowa docelowo ma być taka sama we wszystkich krajach, to już regulacje mogą się różnić w zależności od rynku. Inne jest np. prawo pracy. Wszystkie te różnice trzeba odpowiednio zaimplementować na platformie, z której korzystali będą ludzie z różnych krajów.
Cel: jednorodny system, jednorodne procesy
Docelowo Workday ma trafić do wszystkich oddziałów Grupy ING, która zatrudnia 55 tys. pracowników. W samej Polsce jest ich ponad 8 tys.
- Wdrożenie zagwarantuje lepsze zrozumienie między zespołami. Będziemy mogli rozmawiać wspólnym językiem o procesach HR niezależnie od kraju czy nawet kontynentu, na którym się znajdujemy
– mówi Jakub Kiełbasa.
Posiadanie jednej aplikacji to również zaleta z perspektywy IT. Łatwiej jest utrzymać jedną aplikację niż pięć. Ujednolicona platforma ma się stać miejscem zarządzania rozwojem pracowników i monitorowania ich efektywności za pomocą kluczowych wskaźników efektywności - KPI. Jak to wygląda w ING Tech Poland?
- Mamy plany kwartalne, które koordynujemy na poziomie całej organizacji. Każdy pracownik ma również swoje cele, które sprawdzają jakość świadczonych przez nas usług
– opisuje Jakub Kiełbasa.
Cele najlepiej działają, gdy wyznaczane są zgodnie z zasadą SMART, tzn. są:
- jednoznacznie sformułowane (specific),
- mierzalne (measurable),
- osiągalne (achievable),
- istotne - ważne dla firmy (relevant)
- czasowe - wyznaczone dla przedziału czasowego (time-bound).
Przykładowo, ING Tech Poland bada zadowolenie klientów w czwartym kwartale każdego roku i osiąga wyniki na poziomie 7,5/10 punktów. Dzięki temu firma może obiektywnie ocenić stopień realizacji zadania, porównać sytuację w różnych zespołach i wyłowić talenty.
Największe sukcesy odnoszą firmy inwestujące w talenty
W ING Tech Poland każdy pracownik jest odpowiedzialny za swoją ścieżkę rozwoju. W gestii pracodawcy pozostaje jednak wysłuchanie głosu zatrudnionego i dopasowanie jego potencjału do wyzwań przy projektach.
- Najciekawsza ścieżka to ta, którą sami obierzemy – zauważa specjalista z ING Tech Poland. – Co roku pracownicy wyznaczają sobie własne cele (stretch ambitions), których ocena jest równie ważna co KPI. Rozmawiamy też o wieloletnich planach rozwojowych, co wspiera dopasowanie do projektów czy nawet przechodzenie pomiędzy zespołami. Nieraz dochodzi wręcz do przebranżowienia
– dodaje.
Korzyści z takiego podejścia czerpie zarówno organizacja, jak i osoby w niej zatrudnione. Pracownicy mogą się cieszyć większą elastycznością i ochroną przed wypaleniem zawodowym, a firmy zwiększają szanse na utrzymanie utalentowanych osób na pokładzie.
Optymalizacja procesów HR dzięki technologii
Dzięki automatyzacji i większej samoobsłudze pracowników, zespoły HR mogą się dziś koncentrować na własnej specjalizacji i zminimalizować działania operacyjne czy administracyjne. To zaś przekłada się na zwinność całej firmy.
- Odpowiednie narzędzia oraz właściwie zdefiniowane i wprowadzone procesy pozwalają zespołom HR na bycie realnym partnerem biznesowym. To z kolei zwiększa ich rolę oraz odpowiedzialność biznesową w ramach całej organizacji
– podsumowuje Jakub Kiełbasa.
ING Tech Poland rozwija swoją ofertę implementacji Workday’a w organizacjach. Aktualne oferty pracy możesz sprawdzić tutaj.
Współpraca merytoryczna: Jakub Kiełbasa, Chapter Lead w ING Tech Poland.
*Artykuł powstał we współpracy z marką ING Tech Poland.
