Od dekad ułatwia codzienną pracę i nadal wprowadza pożyteczne rewolucje. Microsoft Office jest u szczytu formy i nigdzie się nie wybiera

Microsoft Office to już w zasadzie informatyczny standard. I to niemal dosłownie: wykorzystywany przez Office’a otwartoźródłowy format danych Office Open XML należy – wespół z również obsługiwanym przez Office’a formatem ODF – do oficjalnie zatwierdzonych norm ISO. To nie byłoby jednak możliwe, gdyby sam produkt oferował swoim użytkownikom niewielką wartość.

Office przetrwał jednak wiele ważnych zmian na rynku. Zaczął jako pakiet biurowych programów na komputery Apple’a, a gdy Microsoft opracował swój własny system z interfejsem graficznym, również na Windowsa. Office od samego początku skutecznie łączył prostotę obsługi – łatwą do przyswojenia nawet dla osób na co dzień nie mających styczności z komputerami – z rozbudowanymi funkcjami.

Gdy rynek uważał, że zazdrosne pilnowanie własnych platform software’owych to najwłaściwszy kierunek rozwoju, uzależnienie Office’a od Windowsa zapewniło temu drugiemu spektakularną popularność. Gdy trendy na rynku się zmieniły, a ważniejsza stała się otwartość i multiplatformowość, Office również zaadaptował się i do tego.

Przeszedł na otwarte standardy, dziś będąc jednym z najpopularniejszych zestawów aplikacji na dowolny system operacyjny – Windows, Android a nawet Mac OS. Microsoft udostępnia aplikacje Office nawet w webowej formie, by klient miał dostęp do swoich dokumentów nawet gdy używa bardzo wyspecjalizowanego urządzenia z niszowym oprogramowaniem.

Jednym z największych wyzwań stojących przed inżynierami stojącymi za tak popularnym i cenionym zestawem narzędzi, jakim jest Microsoft Office, to wprowadzanie do niego nowości. Lepsze jest wrogiem dobrego, dlatego też każda zmiana czy każda nowość musi być wprowadzana w sposób ostrożny i bardzo przemyślany. Ktoś mógłby odnieść mylne wrażenie, że z uwagi na powyższe pakiet Office w ogóle się nie zmienia. I że wersja sprzed dwóch dekad niewiele się różni od aktualnej, poza stylistyką niektórych ikon. Nic bardziej mylnego – to tylko zmyślna praca projektantów Microsoftu, którzy do perfekcji opanowali wprowadzanie nowości bez psucia tego, co w Office sprawdza się od wielu lat.

Najlepszym i najświeższym przykładem na powyższe jest chociażby usługa Teams – nowość, wprowadzona do Office’a względnie niedawno. Microsoft Teams pozwala na łatwą komunikację za pomocą tekstu, dźwięku i wideo z innym pracownikami, kolegami i koleżankami ze szkoły bądź uczelni lub nawet z przyjaciółmi i rodziną. Na skutek pandemii koronawirusa popyt na tego rodzaju narzędzia odnotował gigantyczny wzrost. Microsoft Teams okazał się faworytem na tym dość nowym rynku, zyskując w czasie kilku miesięcy dziesiątki milionów nowych użytkowników.

Każde nowe wydanie Office’a zawiera nowości, które – jak uczy nas praktyka – początkowo mogą wydawać się zbędne, by po latach stać się nieodzownymi. Jako przykład można wskazać sprawdzanie poprawności gramatycznej tekstu z Office’a 97. Zabezpieczanie makr przed złośliwym oprogramowaniem z Office’a 2000. Mechanizmy OCR dla pisma odręcznego z Office’a XP. OneNote z Office’a 2003, który stworzył zupełnie nową kategorię produktową. Wstążka z Office’a 2007, która stała się wzorem do naśladowania przez wielu innych projektantów interfejsów. Chcąc wymieniać wszystkie nowości wprowadzane w kolejnych latach do Office’a i które dziś mają wręcz fundamentalne znaczenie w codziennej pracy, trzeba by pisać dość opasłą książkę.

Rodzina aplikacji i usług Office cały czas powiększa się o nowe produkty. Te jednak przeznaczone są głównie dla relatywnie niszowych grup użytkowników, często wręcz nie będąc standardową częścią pakietu. Za przykład można tu użyć Sway, który stanowi lekką alternatywę dla PowerPointa czy Yammer, który jest usługą społecznościową dla dużych firm. Trudno po tak wyspecjalizowanych narzędziach oczekiwać rozpoznawalności i popularności na miarę Worda, Excela, PowerPointa czy OneNote’a. Jednemu takiemu narzędziu się to jednak udało.

Microsoft Teams również startował jako względnie niszowa usługa. Teams to komunikator internetowy zoptymalizowany pod rozmowy grupowe – zarówno za pomocą czatu, jak i wideopołączeń. Niespodziewana pandemia koronawirusa i związana z nią izolacja szybko nauczyły firmy i ich pracowników pracy zdalnej. Ta sprawdziła się na tyle dobrze w na tyle wielu przypadkach, że część pracowników i pracodawców nadal preferuje model pracy zdalnej lub hybrydowej, mimo poluzowania restrykcji sanitarnych. Najczęściej wybieranym narzędziem do współpracy z innymi członkami zespołu w pracy czy w szkole okazał się Microsoft Teams, będący częścią Office’a.

Teams jest łatwy w obsłudze i działa na niemal każdym urządzeniu – od PC z Windows czy macOS aż po telefony z Androidem czy iPady. Jednym z atutów tego komunikatora jest możliwość łatwego powiązania go z Office’em. To pozwala członkom zespołu w wygodny sposób omawiać zmiany wprowadzone do danego dokumentu czy nawet wprowadzać je podczas rozmowy, z podglądem na żywo dla wszystkich rozmówców.

Excel to prawdopodobnie najważniejsza aplikacja na świecie. Edytor arkuszy kalkulacyjnych Microsoftu to na dziś fundament działania wielu kluczowych branż. I zarazem niezrównane narzędzie do analizy danych. Excel przyda się do analizy wydatków i prowadzenia księgowości. Do przetwarzania wyników sprzedaży i wizualizacji ich na czytelnych wykresach. Czy do wykonywania wszelkich złożonych obliczeń matematycznych. Nieustannie dodawane nowe formuły i tablice do Excela pozwalają użytkownikom na coraz łatwiejsze tworzenie arkuszy mogących przetwarzać i wyciągać inteligentne wnioski z coraz to różnorodniejszych zbiorów danych.

Excelowi towarzyszy Word, prawdopodobnie najbardziej rozpoznawalny edytor tekstu na świecie. Word przeprowadzi użytkownika przez tworzenie najróżniejszych dokumentów tekstowych – od szkolnych esejów, przez umowy formalne aż po złożone wielostronicowe dokumenty z różnorakim formatowaniem tekstu i ozdobione wieloma obiektami multimedialnymi. Do Worda cały czas dodawane są nowe funkcje, ułatwiające tworzenie atrakcyjnych językowo i wizualnie dokumentów – w tym w języku polskim.

Aplikacją tak znaną, że doczekała się aż własnej kolekcji memów, jest PowerPoint. Od dekad PowerPoint jest nieodłącznym towarzyszem wszelkiej maści mówców i prezenterów. Dzięki stworzonym w PowerPoincie slajdom dużo łatwiej przekazać wiedzę w przystępny sposób – niezależnie czy mowa o wykładzie akademickim, raporcie przed szefem, prezentacji nowego produktu na targach czy projekcie na zaliczenie przedmiotu w szkole. PowertPoint cały czas otrzymuje nowe mechanizmy mające pomóc użytkownikowi w przygotowaniu atrakcyjnych prezentacji – sztuczna inteligencja pilnuje wizualnej spójności i odpowiedniego rytmu, zaś bogate zasoby elementów graficznych dobierane są tak, by każdy pokaz miał oprawę stosowną do tematu i okazji.

Outlook to z kolei prawdziwy tytan pracy. Trudno go polecić osobom, które z poczty i kalendarza korzystają dość sporadycznie. Jeżeli jednak do zadań użytkownika należy wysyłanie setek maili dziennie i życie od spotkania do spotkania, Outlook staje się wręcz nieodzowny. Trudno o drugie tak zaawansowane narzędzie do zarządzania masową korespondencją i kalendarzem, zarówno w dużej organizacji, jak u mniejszej, nawet jednoosobowej firmie. Choć sam Microsoft mniej wymagającym użytkownikom poleca lekką alternatywę w postaci wbudowanej w Windowsa aplikacji Poczta. Outlook nie jest dla każdego – jest jednak tak wysoko ceniony przez swoich wiernych użytkowników, że ci wręcz nie życzą sobie gruntownych zmian. Ich zdaniem jest idealny.

OneNote, gdyby nie Teams, byłby wskazany jako najmłodszy z wielkich sukcesów Office’a. Dla nowoczesnego i młodego internauty, posiadanie synchronizującego się ze wszystkimi urządzeniami notesu to oczywistość. Nieważne czy użytkownik w danej chwili sięga po telefon, czy okienko na komputerze, zawsze ma błyskawiczny dostęp do swoich notatek i możliwości ich wygodnego dodawania. Tę rewolucję zapewnił OneNote – do dziś najwygodniejszy i najbardziej funkcjonalny notes chmurowy.

Najnowsza wersja Office’a wpasowuje się też w nowy i bardzo pożyteczny trend w Microsofcie, jakim jest inkluzywność. W tym konkretnym przypadku chodzi o dbanie o użytkowników z różnymi formami niepełnosprawności. Pakiet biurowy Microsoftu od dawna w ramach swojego interfejsu zawiera wiele udogodnień z natury ułatwień dostępu – jak czytnik immersyjny, alternatywny system menu czy mechanizm dodatkowych podpowiedzi.

Nowa wersja dba jednak o to, by pełnosprawni pamiętali o niepełnosprawnościach. Sztuczna inteligencja na życzenie użytkownika podpowiada, że niektórym elementom w dokumencie przydałaby się dodatkowa redakcja z myślą o wszystkich członkach organizacji. Dla przykładu, algorytmy SI mogą automatycznie rozpoznawać treść załączonych do dokumentu fotografii i same wprowadzać ich alternatywne opisy dla osób z problemami ze wzrokiem – z propozycją ich ewentualnej korekty przez osobę edytującą ten dokument.

Microsoft Office dostępny jest w trzech odmianach. Jako darmowa usługa, pozwalająca na prostą edycję dokumentów biurowych, wyłącznie w ramach aplikacji webowych i mobilnych. Jako rozliczana abonamentowo usługa, będąca częścią Microsoft 365. I wreszcie jako produkt, za który płaci się raz i używa dożywotnio. Office doczekał się niedawno nowego wydania w ramach ostatniej z wymienionych form.

Office 2021, jak można było się spodziewać, zawiera najwięcej usprawnień wprowadzonych właśnie z myślą o pracy zdalnej. Zbiór nowości można podzielić na trzy swoiste filary: współpraca, profesjonalna kreacja i analiza, oraz zarządzanie i organizacja pracy. Wszystkie bardzo przydatne w momencie, gdy w pokoju obok nie ma kolegi czy koleżanki mogącej od razu pomóc w danym zadaniu.

W ramach pierwszego filaru najważniejsza jest głęboka integracja z chmurą. Wszak to, że dany użytkownik nie zdecydował się na pełen abonament Microsoft 365, nie oznacza, że nie może korzystać z przydatnych usług online. Microsoft Office 2021 obsługuje wspólną edycję dokumentów z podglądem i zatwierdzaniem zmian na żywo. Oznacza to, że kilka osób może równocześnie nad takim dokumentem pracować, każdy od razu widzi zmiany wprowadzane przez inną osobę. I w razie potrzeby, zablokować możliwość edycji przez innych. W każdej chwili podczas pracy można też wzmiankować kogoś w dokumencie, używając symbolu @ po czym wpisując jego nazwisko lub pseudonim lub login.

Drugim filarem jest zapewnienie użytkownikom największego w historii zbioru obiektów i treści. Od clipartów i fotografii stockowej, przez różne kroje czcionek aż po gigantyczne zbiory animowanych GIF-ow czy klipów wideo. W każdej aplikacji Office 2021 wprowadzenie nowego elementu graficznego dowolnego charakteru jest banalnie proste – i jest w czym wybierać.

Trzeci to głębsza integracja z usługami Outlooka. Nie chodzi jednak o kontrolę korespondencji, a czasu. Każda z aplikacji Office 2021 zapewnia głęboką integrację z kalendarzem, pozwalając na wygodne planowanie pracy, a także na pilnowanie terminów i deadline’ów.

Microsoft Office Home & Business 2021 kosztuje 1200 zł. Za tę kwotę użytkownik otrzymuje najnowsze wersje Worda, Excela, PowerPointa, Outlooka, OneNote’a i Teams – każde przy tym jest rozwiązaniem zdecydowanie najlepszym w swojej klasie. To licencja wieczysta, która nie jest ograniczona czasowo. I która – co bardzo ważne – uwzględnia zarówno użytek na potrzeby własne, jak i firmowy.

Sprzedawany w tej formie Office zoptymalizowany jest pod wszystkie wiodące desktopowe systemy operacyjne na rynku. Nieważne więc, czy użytkownik korzysta z Windowsa 10, Windowsa 11 czy macOS-a, licencja w ramach tego zakupu zapewnia dostęp do dedykowanych tym systemom wersji. Office 2021 na Windowsie 11 jest spójny wizualnie z nową stylistyką systemu i potrafi wykorzystać jego unikalne cechy. Podobnie zresztą jak na komputerze Mac czy starszym PC z Windowsem 10.

W cenie zawarte jest też 60 dni bezpłatnej pomocy technicznej od Microsoftu, użytkownik więc może liczyć na darmową i fachową pomoc od specjalistów przy instalacji i wdrożeniu nowego pakietu – nie ma więc obaw, że po zakupie coś może pójść nie tak. Zresztą i tak wątpliwe jest, by poszło. Co najwyżej można żałować, że nie wybrało się droższej wersji Office 2021 Pro, w której zawarte są też Access i Publisher.

Swoją największą próbę przeszedł w pierwszej dekadzie bieżącego stulecia, kiedy to na skutek zmian w prawie i rynkowych trendów musiał przyjąć i zacząć oferować otwarte standardy. Z taką transformacją wiąże się ryzyko, że skoro dana platforma staje się otwartą, to być może istnieje lepszy zestaw produktów i usług do jej obsługi. Innymi słowy, mogło się okazać, że konkurent Office’a może okazać się lepszy do obsługi dokumentów Office.

Dziś już wiemy, że pakiet Microsoftu tę próbę przetrwał. Co więcej, zjawiska takie jak Microsoft Teams pozwalają wierzyć, że Office to nie tylko bogata spuścizna i informatyczna tradycja, ale też i dynamicznie ewoluujące i dostosowujące się do aktualnych realiów środowisko pracy.

Najlepszym na to przykładem i zarazem pointą tego tekstu jest zauważenie, że w ramach Office’a 2021 użytkownik może otworzyć stworzony 25 lat temu w Excelu arkusz kalkulacyjny, zwołać szybko spotkanie na nowoczesnych Teamsach i wspólnie go poprawić o aktualne dane, wstawiając do niego wykresy o złożoności wówczas nieosiągalnej i zapisać jak gdyby nigdy nic.

To będzie działać – niezawodnie, bezpiecznie i wygodnie. I jestem święcie przekonany, że nawet za kolejne 25 lat dokumenty stworzone za pomocą aplikacji pakietu Office 2021 będą równie użyteczne, przynajmniej z technicznego punktu widzenia, co podane w powyższym przykładzie. Takiej gwarancji jakości i użyteczności nie daje niemal żadne inne oprogramowanie.

Tekst powstał w ramach współpracy z firmą Microsoft.