ERP jako cyfrowy fundament rozwoju. Wdrożenie systemu to okazja na przeskoczenie do wyższej ligi
Z każdym rokiem rośnie stopień skomplikowania firmowych operacji. Otoczenie biznesowe staje się coraz bardziej wymagające i nie wybacza niedociągnięć. Managerowie nie mogą sobie pozwolić na błędy w zarządzaniu i nieefektywność. Ich sprzymierzeńcem jest system ERP - cyfrowy fundament rozwoju.
System ERP (Enterprise Resource Planning, czyli Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa) nie bez powodu nazywany jest kręgosłupem współczesnej firmy. Niezależnie od branży to właśnie dzięki niemu możemy efektywnie zarządzać zasobami, procesami oraz informacją w organizacji. Niestety przy planowaniu wydatków, sprawa wdrożenia ERP często przegrywa z bieżącymi potrzebami firmy, a budżet na to przeznaczony jest obcinany do poziomu wykluczającego wybór sprawdzonego systemu i kompetentnego dostawcy. Rozsądne firmy rozumieją, że inwestycja w system ERP nie jest decyzją jednorazową, ale procesem, który może znacznie wpłynąć na funkcjonowanie i rozwój firmy.
Skuteczna centralizacja i poprawa efektywności
Zdolność do centralizacji informacji to kluczowy aspekt systemu ERP, który pozwala na gromadzenie, organizowanie i zarządzanie danymi z różnych działów i funkcji przedsiębiorstwa w jednym systemie. Rozproszone dane z różnych silosów informacyjnych zostają przeniesione do jednego centralnego miejsca, dostępnego dla wszystkich uprawnionych użytkowników w organizacji.
Dzięki centralizacji informacji uzyskujemy wgląd w działalność w czasie rzeczywistym. Dane są spójne, aktualne i łatwo dostępne, co pozwala na szybsze podejmowanie decyzji. Eliminowana jest również redundancja danych i związane z nią błędy, ponieważ wszyscy pracownicy korzystają z tej samej, zaktualizowanej wersji informacji. Różne działy mogą łatwo dzielić się wnioskami i współpracować nad projektami bez konieczności posiadania kopii tych samych danych lub przenoszenia ich między różnymi systemami i bazami danych. Centralizacja przyczynia się także do poprawy zgodności z przepisami i kontroli jakości danych, ponieważ wszystkie informacje są gromadzone, przechowywane i zarządzane w sposób zorganizowany i zgodny z określonymi standardami. Ułatwia to również audytowanie i raportowanie, co jest szczególnie ważne w środowiskach o wysokich wymaganiach regulacyjnych.
Warto zauważyć, że obecnie systemy ERP najczęściej hostowane są w chmurze. Chmura umożliwia łatwe skalowanie zasobów, co pozwala firmom dostosowywać się do rosnących wymagań, bez konieczności inwestowania w kosztowną infrastrukturę IT. Dodatkowo modele oparte na chmurze często oferują płatności za faktyczne zużycie, co pozwala na efektywniejsze zarządzanie kosztami i eliminuje konieczność znacznych, jednorazowych inwestycji. Ponadto aktualizacje i utrzymanie są często łatwiejsze i mniej kłopotliwe w tych modelach, ponieważ dostawcy automatycznie wdrażają poszczególne aktualizacje, zapewniając jednocześnie ciągłość działania systemu.
Co warto wziąć pod uwagę przy wyborze ERP?
Skalowalność i możliwości
System ERP musi rosnąć wraz z firmą. Dobre rozwiązanie nie powinno ograniczać przedsiębiorstwa w miarę jego wzrostu – zarówno pod względem liczby użytkowników, jak i złożoności procesów biznesowych. W tym kontekście SAP oferuje setki gotowych procesów biznesowych, co zapewnia wsparcie dla różnych obszarów działalności. Dzięki temu wraz z rozwojem organizacji system może ewoluować, eliminując ryzyko konieczności kosztownej migracji do innego rozwiązania w przyszłości.
Dodatkowo dla firm działających na wielu rynkach lub planujących ekspansję zagraniczną kluczowe znaczenie ma obsługa specyfiki różnych krajów. System powinien wspierać lokalne systemy podatkowe, waluty i wymagania prawne.
Innowacyjność i stabilność
Wybierając system ERP, należy ocenić stabilność i długoterminowe perspektywy dostawcy. Kluczowe są częste aktualizacje, ale i sposób ich dostarczania. W chmurze są one zwykle regularnie publikowane i zawierają nowe funkcjonalności oraz wsparcie dla najnowszych technologii. Istotne jest również podejście dostawcy do uczenia maszynowego i adaptacji sztucznej inteligencji. W końcu te technologie w najbliższych latach będą odgrywać coraz większą rolę w zarządzaniu przedsiębiorstwem.
Integracje
Żaden system „out of the box” nie będzie idealnie dopasowany do wszystkich potrzeb firmy. Dlatego ważne są możliwości rozszerzania funkcjonalności oraz integracji z innymi systemami. SAP oferuje tu dwutorowe podejście. Z jednej strony promuje zasadę „clean core”, która chroni integralność i stabilność systemu, z drugiej strony udostępnia wiele narzędzi i technologii rozszerzania funkcjonalności. Platforma BTP (Business Technology Platform) oraz udostępnianie API zapewniają elastyczność w dostosowywaniu systemu do specyficznych potrzeb biznesowych.
Cyberbezpieczeństwo i administracja
W erze rosnących zagrożeń cybernetycznych bezpieczeństwo firmowych systemów jest kwestią fundamentalną. Rozwiązania chmurowe oferowane przez dużych dostawców często zapewniają wyższy poziom ochrony niż własne centra danych. Na ich przewagi składają się certyfikaty bezpieczeństwa, profesjonalna ochrona przed atakami (w tym DDoS) oraz dedykowane zespoły specjalistów.
W modelu SaaS znaczna część obowiązków administracyjnych (backupy, bezpieczeństwo, aktualizacje) jest realizowana przez dostawcę. To redukuje potrzebę utrzymywania wykwalifikowanego działu IT do tych zadań. Bieżące zarządzanie procesami pomocniczymi, jak tworzenie kont użytkowników czy zmiany konfiguracji, można zlecić zewnętrznemu partnerowi, co dodatkowo optymalizuje koszty. Wybór popularnego systemu ERP ma tu istotną zaletę – łatwość w znalezieniu wykwalifikowanych specjalistów. W przypadku SAP wiele osób ma już doświadczenie z tym systemem, na uczelniach prowadzone są dedykowane kierunki studiów, a programy edukacyjne (takie jak SAP Learning Hub) budują szeroką bazę ekspertów i partnerów, którzy pomogą nie tylko we wdrożeniu, ale i utrzymaniu platformy.
Wybór systemu ERP to decyzja strategiczna
Będzie ona miała wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstwa przez wiele lat. Kluczowe jest rozważenie nie tylko bieżących potrzeb, ale także przyszłych kierunków rozwoju. To nie tylko projekt IT, ale przede wszystkim transformacja biznesowa. Najlepsze rezultaty osiągają te organizacje, które traktują wdrożenie jako okazję do przeglądu i optymalizacji swoich procesów biznesowych, a nie tylko jako wymianę narzędzi technicznych. Dlatego warto postawić na wiodące rozwiązanie z kompleksową platformą dla przedsiębiorstw różnej wielkości i z różnych branż. Już dziś z rozwiązań SAP korzystają m.in. WSiP, Duna Polska, Air bp Aramco czy Polskie Elektrownie Jądrowe, czyli inwestor odpowiedzialny m.in. za przygotowanie, a potem wybudowanie pierwszej w Polsce elektrowni jądrowej.
