Koniec z Mordorem i tłoczeniem się w biurach. Po pandemii firmy szykują coś całkiem nowego

Adam Sieńko, Bizblog.pl: Wierzysz jeszcze, że wrócimy do biur i będzie jak dawniej?

Jacek Ratajczak, CEO Zonifero: Myślę, że takie oczekiwanie było trzy powroty temu (śmiech). W maju zeszłego roku mieliśmy wracać po raz pierwszy. Potem miał być powrót na jesieni. Potem na wiosnę. Sądzę, że po roku pracy zdalnej nikt nie liczy już, że będzie „po staremu”.

Widać to zresztą w liczbach. Z USA dobiegają do nas drastyczne doniesienia o liczbie zwalnianych biur. U nas te liczby nie są aż tak złe, wielu pracodawców wprawdzie szuka optymalizacji kosztów związanych z biurem, ale niewielu z niego zupełnie rezygnuje. Choć faktem jest, że praca zdalna sprawdziła się na tyle, że wielu pracowników nie będzie chciało do tych biur wracać.

Z tym ostatnim trochę bym polemizował.

Tak, jest też druga strona medalu - rozbiła nam się pewna iluzja, że praca w domu jest cudowna.

Zaczęło się od zachwytów, że możemy usiąść do komputera w piżamie, skończyło na depresjach i narzekaniach na niekończące się telekonferencje.

Ja pracuje zdalnie od 2013 r., dopiero w zeszłym roku wróciłem do biura. Można powiedzieć, że jestem weteranem i wiem, że na dłuższą metę nie jest różowo. Szczególnie łączenie opieki nad dzieckiem z pracą, na co byliśmy skazani przez wiele tygodni lockdownu, nie należy do najbardziej efektywnych ani zdrowych dla obu stron tego układu. Wiele osób przypłaciło realizację marzenia o pracy z domu depresją.

Są też drobne niedogodności:  nie każdy ma w domu wygodne i zdrowe dla kręgosłupa krzesło pracy, wielu brakuje przestrzeni np. na dodatkowy monitor. Przeszkadza hałas za oknem. Ukochana druga połowa przestaje być tak ukochana, gdy spędza się z nią 24h na dobę.

Uświadomiliśmy sobie, że biuro to nie tylko biurko, do którego siadamy do pracy. Że ma też pewien aspekt prestiżowy, społeczny, że pozwala oddzielić naszą strefę prywatną od zawodowej etc. W pewnym sensie nauczyliśmy się ponownie doceniać biura, kiedy je straciliśmy. W efekcie dziś właściwie wszystkie badania wskazują, że skończymy w modelu hybrydowym.

Zarządcy biurowców też są w depresji?

Nie wiem, na ile nie dają tego po sobie poznać, ale nie odczuwamy tego (śmiech). Na pewno jest pewien, niepokój. Po latach boomu wszystko się cofnęło. Nasi główni klienci podpisywali jednak w ostatnim czasie duże umowy, niektóre były rekordowe. Ciągle oddają nowe budynki, tempo planowania nowych inwestycji spadło, ale to nie jest hamulec do podłogi, a raczej redukcja biegu.

We Wrocławiu powstaje właśnie realizowany przez Cavantinę – 140-metrowy wieżowiec. Drugi najwyższy w mieście. Nie brzmi to, jakby firma bała się o przyszłość, prawda? Na pewno widać jednak poszukiwanie innego balansu przestrzeni. Wiele projektów biurowych przekonwertowało się na mixed used. Czasami zmieniany jest układ - mamy więcej mniejszych biur, zwiększenie powierzchni coworkingu…

Odwrót od open space'ów?

Chyba niekoniecznie. Open space przez wiele lat się sprawdzał. Na pewno będziemy mieli więcej przestrzeni do kolaboracji, sal konferencyjnych, małych sal do wideokonferencji. Z drugiej strony więcej przestrzeni do pracy skupionej, boksy do pracy indywidualnej, małe salki. Ale same open space’y całkowicie nie znikną.

Będziemy siedzieć w na pół pustych biurach?

To chyba przesadzona wizja. Bardziej bym się zastanawiał, czy nie żyliśmy do tej pory w przesadnym zagęszczeniu i czy nie wracamy do zdrowego dystansu. Kiedyś biura nie były tak zoptymalizowane przestrzennie, były chociażby podzielone na gabinety. Ale nie podejmę się zgadywania, jak wiele osób wróci, i w jakim terminie.

A może same biura będą bliżej? Paryż chce się stać się „piętnastominutowym” miastem. Może w Polsce to również byłoby możliwe? Warszawski „Mordor” mocno przecież opustoszał. Zagłębi biurowe nie przetrwały pandemii.

Myślę, że to bardzo oczekiwana zmiana i to od dłuższego czasu. Praca zdalna była obecna przed pandemią między innymi dlatego, że pracownicy nie chcieli tracić 1,5 h na dojazdy i spędzać poranków w korkach.

Z drugiej strony zapewnienie biura w okolicy 15 minut od miejsca zamieszkania nie jest takie proste. Po pierwsze – bo dla każdego pracownika te 15 min od domu wypada gdzie indziej. To oznacza, że jedynym sposobem realizacji tego marzenia są biura, w których przy biurku obok nie będzie siedział współpracownik z firmy, a pracownik zupełnie innej organizacji, może nawet z innego kraju.

Po drugie – biurowce jednak dotąd powstały w klastrach, raczej w centrum. Żeby były bliżej ludzi, musiałaby nastąpić zmiana paradygmatu projektowania przestrzennego metropolii. A może nawet nie tylko metropolii. Coraz częściej mówi się, że małe miasta, a nawet wsie zyskają dzięki pandemii. Skoro pracujemy zdalnie, to nie będziemy już musieli szukać mieszkań w pobliżu biur w miastach. Ale to się nie wydarzy z dnia na dzień.

Pierwsze skowronki to platformy, które umożliwiają wykupu abonamentu do różnych coworkingów. Firmy je kupują i rozdają swoim pracownikom w formie benefitu pracowniczego.

Multisport dla coworkingu.

Tak. Widzę, też ekspansję coworkingu, który pochłania opustoszałe biura. I podnajmu powierzchni biurowych przez firmy. W przyszłości biurowce mogłyby być pewnie mniejsze, bardziej „lokalne”. Jestem ciekawe, czy taka wizja się ziści.

A w samych biurach coś się zmieni?

Na samym początku pandemii mówiło się o czysto technokratycznych rozwiązanych – lampy UV, roboty sterylizujące, automatyczny pomiar temperatury etc. To się nie do końca sprawdziło. Okazało się, że jednak lepiej i łatwiej ograniczyć kontakty między ludźmi i dać im pracować z domu niż doposażać biura ten sposób.

Ale zmiany są. My jako Zonifero widzimy boom na nasze usług. Następuje cyfrowa transformacja biur. Ona zapowiadała się od kilku lat, ale pandemia przeniosła nas o jakieś 5-10 lat do przodu.

Czego szukają firmy?

Przede wszystkim chcą elastyczniej zarządzać biurkami. Nie są one już na stałe przypisane do pracownika. Część osób pracuje w biurze codziennie, część dojeżdża okazyjnie. Na 200 pracowników wystarczy 100 biurek. Ale musimy mieć pewność, że danego dnia nie pojawi się nagle 150 osób.  Trzeba je mądrze rozdysponować. Tak samo jest z miejscami parkingowymi. Nie zrobimy tego kartką i ołówkiem, a kiedy firmy zaczynają patrzeć na system rezerwacji biurek, to zauważają, że jest X innych procesów, które można zdigitalizować.

Biura będą wyglądać w niedalekiej przyszłości jak inteligentne domy. Wszystko będzie się integrowało do aplikacji w telefonie.

Czyli rezerwujemy biurka jak fotel w sali kinowej?

Mniej więcej. Rezerwujemy w aplikacji w telefonie, a gdy podchodzimy do biurka, sczytujemy telefonem QR kod i w ten sposób odznaczamy, że pojawiliśmy się na miejscu. Możemy wybrać miejsce po numerku albo wejść na mapę i wybrać miejsce, które nam odpowiada. Klikamy, potwierdzamy rezerwację.

A inne typowo pandemiczne rozwiązania?

Kwestia bezdotykowej obsługi. Tu dużo zależy od możliwości budynku, bo integrujemy się z systemem budynkowym. Przy bardziej zaawansowanych implementacjach możliwe jest wejście do biura niemal bez dotykania jakichkolwiek powierzchni biurowca.

To jedźmy po kolei, jak to wygląda?

Załóżmy, że firma zaprosiła nas na spotkanie. W momencie przyjęcia zaproszenia dostajemy informacje, gdzie jest spotkanie, z kim o której godzinie, na którym piętrze. Do zaproszenia dołączany jest kod QR. Możemy też dostać przypisane miejsce parkingowe. System parkingowy rozpozna nas po tablicach i pokieruje na nasze miejsce.

Na wirtualnej recepcji skanujemy kod QR, dzięki czemu system ma wszystkie nasze dane i od razu drukuje nam identyfikator. Potem znów QR kod na bramkach, to samo przy windzie, która jedzie od razu na właściwe piętro. A tam wita nas poinformowany o naszym przybyciu gospodarz.

W ostatnim czasie takie rozwiązania zaczęły stawać się standardem deweloperskim. W nowych budynkach klasy A lub A+ jest oczekiwanie, że tego typu aplikacja będzie w pakiecie.

Jak ocenisz wzrost zainteresowania?

W 2019 r. pozyskaliśmy pierwszych większych klientów i to był bardzo żmudny i powolny proces. Na początku 2020 r. ciągle jeszcze musieliśmy się dobijać się do drzwi, edukować rynek o zaletach takiego rozwiązania. Przełomowy był dopiero maj, czyli moment, w którym po raz pierwszy zaczęliśmy myśleć, o powrocie do biur.

I powstało pytanie: jak zrobić, żeby to było bezpieczne? Liczba zapytań wzrosła wtedy ponad 10-krotnie z miesiąca na miesiąc. Od tego czasu utrzymuje się na podobnym, wysokim poziomie.

Jakie to firmy?

Bez wymieniania nazw – chyba wszystkie najważniejsze z polskiej branży finansowej – ubezpieczalnie, banki. Ale też małe agencje kreatywne czy średniej wielkości software house’y. Mamy podpisaną umowę z trzema czołowymi deweloperami, wymienić mogę Cavatinę i Echo, o trzecim – mam nadzieję – będziemy mogli mówić niedługo. Patrząc na nasze doświadczenia, mogę z całą pewnością stwierdzić, że teza o całkowitym opuszczeniu biur jest mocno przesadzona.

* Zonifero to startup, który sprzedaje biurowcom aplikację, która poza aktywną mapą biura, wspiera rejestrację gości w budynku i steruje systemami informacyjnym. Jego założycielem są twórcy polskiej firmy TenderHut.