Uwaga przedsiębiorcy. Wchodzi system, dzięki któremu nic już nie ukryjecie przed fiskusem
Rządzący nie ustają w zmianach mających na celu kontrolę wszystkich podmiotów prowadzących działalność gospodarczą. A może to nie kontrola a chęć pomocy? Zmiana, która ma nastąpić 1 lipca 2024 roku na pewno zainteresuje wszystkich prowadzących działalność gospodarczą. A o czym mowa? Mowa o elektronicznym systemie wymiany faktur.
Na stronach Rządowego Centrum Legislacji pojawiła się propozycja ustawy o KSeF (Krajowy System eFaktur). Jak zauważa Tomasz Spłuszka, Principal Value Engineer w firmie OpenText, zawiera on kilkaset stron dokumentów dotyczących warstwy prawnej tego rozwiązania.
Zmiany prowadzące do ukończenia prac nad ustawą
Zanim propozycja ukazała się na stronie, Ministerstwo Finansów wprowadziło zapowiadane wcześniej zmiany w projekcie ustawy, takie jak rezygnacja z dolnych progów kar za niekorzystanie oraz likwidacja obowiązku umieszczania w KSeF faktur dokumentujących obrót z konsumentami. Teraz pozostaje oczekiwanie na wdrożenie zmian.
Liczymy na to, że do końca czerwca pojawią się także informacje o strukturach i specyfikacji technicznej nowego systemu. Dzięki temu firmy miałyby 12 miesięcy na przygotowanie się do wdrożenia potrzebnych zmian - mówi Tomasz Spłuszka.
Czego mogą spodziewać się przedsiębiorcy
Wszystkie faktury wystawione przez sprzedającego będą dokładnie sprawdzane zanim trafią do odbiorcy. Wyjątkiem będą faktury konsumenckie.
Zgodnie z informacjami zawartymi na stronach ministerstwa, faktura po trafieniu do KSeF będzie sprawdzana pod kątem zgodności ze wzorcem. Jeśli sprzedawca błędnie wypełni dokument, zostanie wówczas o tym poinformowany, a faktura zanim nie zostanie poprawiona, nie trafi do obiegu. System będzie również badał uprawnienia zalogowanego użytkownika.
Czytaj też:
Skuteczna cyfryzacja i pomoc w dostosowaniu
Aby proces związany z cyfryzacją faktur przeszedł sprawnie, musi nastąpić odpowiednie wdrożenie i pomoc przedsiębiorstwom, gdyż system KSeF może stać się niezłym wyzwaniem przed wieloma firmami. Na pewno całe przedsięwzięcie będzie wymagało od prowadzących działalność dostosowania swoich systemów do wymagań KSeF, dlatego warto już teraz zorientować się, jakie warunki trzeba będzie spełnić.
Korzystanie z rozwiązań do obsługi procesów firmowych ułatwi zarządzanie poprawnością działania i integracji systemu z nowym systemem fakturowania, zwłaszcza, że spora część procesów zostanie przeniesiona do chmury. Do zmian zdecydowanie łatwiej będzie się dostosować dużym przedsiębiorstwom, które korzystają już ze zdigitalizowanych dokumentów - informuje expert.
Będą korzyści, ale i większa kontrola
Wejście w życie KSeF przede wszystkim ma motywować firmy do bardziej zaawansowanej cyfryzacji dokumentów, tak aby w rezultacie całkowicie wyeliminować analogowy sposób prowadzenia działalności. Digitalizacja ma również wpłynąć na zmniejszenie ryzyka popełnienia błędu przy zarządzaniu dokumentacją, bo pozwala na dokładniejszą komunikację wewnątrz przedsiębiorstwa oraz kontrolę procesów.
Warto to wykorzystać – dzięki temu transformacja cyfrowa będzie nie tylko kosztem, ale przede wszystkim inwestycją w rozwój firmy. W dobie pracy zdalnej i hybrydowej, gdy konieczne jest zapewnienie wszystkim pracownikom dostępu do potrzebnych informacji, cyfryzacja może znacząco poprawić funkcjonowanie firmy - dodaje expert
Szybkie wdrożenie nowego systemu
Każda zmiana wymaga czasu i wdrożenia pracowników, aby system mógł sprawnie działać. Zgodnie z informacjami Ministerstwa kary za nieprawidłowości mają być odroczone o pół roku od planowej daty wprowadzenia KSeF, zaczną więc obowiązywać od 1 stycznia 2025 roku. Instytucje przewidują również wsparcie pracownikom, tak aby mogli szybko i sprawnie otrzymać pomoc techniczną, gdy napotkają problemy związane z korzystaniem z systemu.
Czytaj też: Amortyzacja w firmie - jak to działa?
