Szef szpera ci w poczcie? Kodeks pracy mówi jasno
Kwestia dopuszczalności kontroli służbowej poczty elektronicznej od lat budzi liczne pytania zarówno wśród pracowników, jak i pracodawców. Dowiedz się, czy pracodawca ma prawo czytać napisane przez ciebie maile.
Podstawy prawne kontroli poczty pracownika
W kontekście prowadzenia kontroli nad pocztą elektroniczną pracowników przepisy nie są w pełni jasne. Kodeks pracy precyzuje, że pracodawca może wprowadzić monitoring poczty elektronicznej, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy, umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania narzędzi służbowych. Przy czym monitoring ten nie może naruszać tajemnicy korespondencji ani innych dóbr osobistych pracownika. Prawo nie daje pracodawcy pełnej swobody w dostępie do treści korespondencji pracownika. Kontrola jest dopuszczalna, lecz musi spełniać warunki, takie jak:
- celowość i niezbędność,
- uprzednie poinformowanie pracownika,
- poszanowanie tajemnicy korespondencji.
Co mówi orzecznictwo, czyli granice kontroli ustalone przez sądy
Najważniejszym punktem odniesienia jest wyrok Europejskiego Trybunału Praw Człowieka z 5 września 2017 r. w sprawie Bărbulescu przeciwko Rumunii (skarga nr 61496/08). ETPCz uznał, że pracodawca może monitorować korespondencję pracownika, ale:
- musi poinformować go o monitoringu,
- kontrola powinna być proporcjonalna,
- należy stosować mniej ingerujące środki, jeśli są dostępne.
Natomiast polski Urząd Ochrony Danych Osobowych potwierdza, że pracodawca nie może czytać prywatnych wiadomości nawet wtedy, gdy są one wysłane z konta służbowego. Ponadto pracodawca powinien stworzyć warunki, aby korespondencja prywatna była oznaczana i nie była poddawana kontroli.
Czytaj więcej na Bizblog.pl:
W jakich sytuacjach kontrola maili jest uzasadniona?
W niektórych sytuacjach kontrola poczty elektronicznej jest nie tylko uzasadniona, ale i niezbędna. Dzieje się tak m.in. wtedy, gdy:
- pracownik jest nieobecny, a informacje zawarte w jego skrzynce jest konieczny do działania firmy,
- zachodzi podejrzenie naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa,
- zachodzi podejrzenie nadużycia ze strony pracownika (np. wysyłanie maili prywatnych w czasie pracy),
- trzeba sprawdzić, czy nie doszło do zainfekowania komputera wirusem.
Jeśli pracodawca zakazał prywatnego korzystania z poczty, może sprawdzić wiadomość, ale powinien zaprzestać jej czytania po stwierdzeniu, że ma charakter prywatny.
Natomiast jeżeli pracodawca dopuszcza prywatne użycie e-maila, to:
- powinien umożliwić oznaczanie wiadomości jako „prywatne”,
- nie może czytać treści takich wiadomości,
- może jedynie przeglądać dane techniczne (np. wolumen, załączniki) w celu kontroli bezpieczeństwa.
Jak rozwiązać problem prywatnych maili w pracy?
Łączenie poczty prywatnej i służbowej nie jest najlepszym pomysłem, chociażby ze względów bezpieczeństwa. Dobrze, jeśli pracodawca ustali jasne zasady korzystania ze skrzynki pocztowej, tak aby nikt w tym układzie nie był poszkodowany. Oczywiście, jeśli pracownikowi zdarza się wysłać maila prywatnego, na ogół nie ma z tym większego problemu. Pojawia się on, gdy czynność ta staje się nagminna, a dodatkowo zachodzi podejrzenie załatwiania spraw prywatnych w czasie pracy.
