Umowę o pracę podpiszesz przez internet. Jeden klik zamiast papierów
Działa już nowy państwowy system do elektronicznego zawierania umów. To proste narzędzie, którego można użyć do podpisania umowy o zatrudnieniu bez konieczności drukowania papierowych dokumentów czy wizyt w urzędach.
Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej ogłosiło, że nowy systemu do elektronicznego zawierania i obsługi umów został już uruchomiony. Od 7 stycznia można z niego korzystać bezpłatnie przez internet. Ma to ułatwić codzienne formalności przede wszystkim osobom prywatnym oraz najmniejszym pracodawcom, którzy dotąd byli skazani na papier i urzędy.
Kto skorzysta z nowego systemu?
MRPiPS tłumaczy, że system powstał z myślą o uproszczeniu spraw związanych z zatrudnianiem i współpracą. Pozwala zawierać, zmieniać i rozwiązywać umowy całkowicie online, bez wychodzenia z domu. Nowy system ma sprawić, że wiele czynności, które wcześniej zajmowały dni lub tygodnie, można będzie wykonać szybciej i wygodniej o dowolnej porze, bez zbędnych formalności.
Nowy system to krok w stronę prostszego i bardziej przejrzystego zawierania umów — tak, by każdy mógł załatwić to szybko i bez zbędnych formalności – podkreśla MRPiPS.
System jest skierowany głównie do mikroprzedsiębiorców zatrudniających do dziewięciu osób, rolników, osób fizycznych oraz rodziców zawierających umowy z nianiami. Mogą z niego korzystać także pracownicy i zleceniobiorcy jako druga strona umowy. MRPiPS zaznacza, że to pierwsza wersja tego systemu, który ma być dalej rozwijany i stopniowo rozszerzany o nowe funkcje i rodzaje umów.
Czytaj więcej w Bizblogu o stażu pracy:
Do czego konkretnie może przydać się nowy system? Można w nim obsługiwać między innymi umowy o pracę, umowy-zlecenia, umowy o świadczenie usług, ale też tak zwane umowy uaktywniające, zawierane na przykład z opiekunką do dziecka. Użytkownik korzysta z gotowych szablonów, które prowadzą krok po kroku przez proces. MRPiPS zaznacza, że dostępne są też dokumenty powiązane, takie jak aneksy, wypowiedzenia czy świadectwa pracy, przygotowane w jednolitej formie.
Dokumenty podpisuje się elektronicznie, używając podpisu kwalifikowanego, podpisu zaufanego z Profilu Zaufanego albo podpisu osobistego, np. przez aplikację mObywatel. Po zawarciu umowy cała dokumentacja jest prowadzona i przechowywana cyfrowo. Resort zwraca uwagę, że oznacza to stały dostęp do dokumentów, łatwe wyszukiwanie oraz brak obowiązku tworzenia papierowych teczek pracowniczych.
Nie trzeba pamiętać o zawiadomieniu ZUS-u i KAS
Dużą zaletą systemu jest automatyczne przekazywanie danych do ZUS-u i skarbówki. Zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych oraz spraw podatkowych odbywają się samoczynnie przy okazji zawierania umowy. Użytkownik nie musi wypełniać dodatkowych formularzy ani pilnować kilku instytucji jednocześnie. Wszystkie kluczowe informacje trafiają do urzędów w sposób zintegrowany i uporządkowany.
Jak wejść do tego systemu? Trzeba wejść na praca.gov.pl i zalogować się, na przykład przez Profil Zaufany, e-dowód, aplikację mObywatel, bankowość elektroniczną albo podpis kwalifikowany. Użytkownik może działać jako osoba prywatna lub w imieniu organizacji, np. jednoosobowej działalności gospodarczej. MRPiPS podkreśla, że wszystko jest zaprojektowane tak, by poradził sobie każdy.
Warto pamiętać, że elektroniczną dokumentację w systemie można prowadzić tylko dla nowo zatrudnianych osób lub tych, dla których wcześniej nie prowadzono dokumentacji cyfrowej. Co więcej, po zawarciu umowy w systemie jest obowiązek korzystania z niego aż do zakończenia danej umowy. Taka zasada ma zapewnić spójność danych, porządek w aktach i jasne zasady prowadzenia dokumentacji.
