Koszty firmowe bez paragonu. Wielu przedsiębiorców o tym nie wie
Każdy przedsiębiorca wie, że posiadanie faktury lub rachunku umożliwia dokumentowanie poniesionych wydatków. Jednak w praktyce zdarzają się sytuacje, gdy odpowiednie dokumenty nie zostaną wystawione. Czy można wtedy ująć wydatek jako koszt podatkowy?
Co sprawia, że wydatek może stać się kosztem podatkowym?
Podstawowym dokumentem, który umożliwia ewidencjonowanie kosztów, jest faktura. Przy czym sam fakt jej posiadania nie przesądza jeszcze o tym, że wydatek firmowy stanowi koszt. I odwrotnie – brak faktury nie zawsze stanowi przeszkodę ku temu, by obniżyć podstawę opodatkowania. Przede wszystkim warto przyjrzeć się definicji kosztu podatkowego, który musi być:
- poniesiony rzeczywiście,
- związany z prowadzoną działalnością gospodarczą,
- udokumentowany,
- nie wyłączony prawnie,
- definitywny (bezzwrotny).
Załóżmy, że przedsiębiorca zakupił mikrofalówkę, na którą sprzedawca wystawił mu fakturę. Jeśli będzie użytkował ją w firmie, to może ona stanowić koszt podatkowy, ale jeżeli została kupiona na potrzeby własne, to nawet posiadanie faktury nie daje prawa zaliczenia wydatku w koszty.
Jak dokumentować koszty w małej firmie?
Przepisy przewidują tzw. „otwarty katalog środków dowodowych”, które potwierdzają poniesienie kosztu. Jednym z głównych dokumentów, który zastępuje fakturę, jest paragon. Przy czym musi on posiadać numer NIP firmy. Paragony najczęściej dokumentują drobne wydatki, takie jak zakup materiałów biurowych czy środków czystości. Kolejnym dokumentem potwierdzającym wydatek jest pokwitowanie wystawiane na poczcie lub przez kuriera. Ubezpieczenie pojazdu można natomiast potwierdzić polisą, a wydatki poniesione w podróży służbowej dokumentami, takimi jak bilety, wydruki czy potwierdzenia zapłaty. Opłaty bankowe zwykle są wyszczególnione w wyciągach z kont lub innego rodzaju dokumentach wystawionych przez bank.
Jak dokumentować koszty bez faktury?
Brak faktury nie musi przesądzać o braku możliwości odliczenia kosztu. W niektórych przypadkach fakturę zastępuje innego rodzaju dokument, np. polisa ubezpieczeniowa czy paragon. Trzeba jednak pamiętać, że wszelkiego typu dowody księgowe muszą być prawidłowo opisane. Z paragonów czy biletów nie wynika, jakoby miały one bezpośredni związek z działalności firmy. Dlatego wymagają wyjaśnienia, które będzie konieczne zwłaszcza w razie ewentualnej kontroli podatkowej.
Dowody rachunkowe muszą być przechowywane przez wymagany przepisami okres, który z zasady wynosi pięć lat (dla dokumentów podatkowych).
Czytaj więcej na Bizblog.pl:
Brak faktury a możliwość odliczenia VAT
Brak faktury w ogóle przesądza o utracie prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego od tego wydatku. Nawet, jeśli wydatek zostanie uznany za koszt podatkowy, nie oznacza to, że można „włączyć do kosztu” VAT, którego nie udokumentowano fakturą. Pod tym względem przepisy dotyczące podatku VAT są znacznie bardziej restrykcyjne, niż w przypadku podatku dochodowego.
Wyjątek od powyższej reguły stanowią paragony z NIP do kwoty 450 zł, od których można odliczyć VAT na zasadach ogólnych.
Kiedy organ podatkowy może zakwestionować koszt bez faktury?
Jeśli nie posiadasz faktury ani innego rodzaju dokumentów, które w uzasadnionych przypadkach zastępują fakturę, uznajesz wydatek za koszt uzyskania przychodu niejako na własną odpowiedzialność. Po pierwsze, w orzecznictwie sądów administracyjnych pojawia się wskazanie, że możliwość uznania kosztu bez faktury dotyczy sytuacji trwałego braku faktury, a nie tylko chwilowego opóźnienia w jej wystawieniu. Po drugie, dokumentacja zastępcza musi być rzetelna. Luźna notatka czy brak potwierdzeń płatności mogą przyczynić się do zakwestionowania kosztu w czasie kontroli podatkowej.
