Nie musisz mieć firmy, by objął cię KSeF. Fiskus stawia na pełną kontrolę
Prezydent złożył podpis pod ustawą o Krajowym Systemie e-Faktur. To największa zmiana w fakturowaniu od dekad, która nie dotyczy tylko klasycznego biznesu. Nowym obowiązkiem zostaną objęci wynajmujący mieszkania, prowadzący działalność nierejestrowaną, a nawet część rolników.
Zgodnie z ustawą od 1 lutego 2026 r. najwięksi podatnicy będą wystawiać faktury wyłącznie w KSeF. Równocześnie wszystkie firmy – niezależnie od skali działalności – będą zobligowane do odbioru faktur w systemie. Dwa miesiące później, od 1 kwietnia 2026 r., obowiązek fakturowania elektronicznego obejmie już wszystkich przedsiębiorców. Wyjątek ustawodawca przewidział jedynie dla mikrofirm o obrotach poniżej 10 tys. zł miesięcznie – do końca 2026 roku będą mogły jeszcze korzystać ze „starego” sposobu fakturowania.
Co istotne, w 2026 roku fiskus nie będzie nakładał sankcji za błędy przy wystawianiu e-faktur. Kary przesunięto na początek 2027 r. – to czas, który przedsiębiorcy mogą wykorzystać na spokojne wdrożenie.
KSeF obejmie nie tylko firmy
Zmiany w praktyce obejmą również osoby, które dotychczas nie kojarzyły siebie z obowiązkami przedsiębiorców.
Jeśli najemca prowadzi działalność gospodarczą i poprosi o fakturę, wynajmujący będzie musiał wystawić ją w KSeF – podkreśla Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy inFaktu.
Jego zdaniem obowiązek obejmie także osoby prowadzące działalność nierejestrowaną. Choć teoretycznie nie mają one firmy w klasycznym rozumieniu, to w relacjach z klientami biznesowymi będą musiały posługiwać się systemem.
Rolnicy ryczałtowi pozostaną poza bezwzględnym obowiązkiem, ale ustawodawca dał im możliwość dobrowolnego korzystania z KSeF przy fakturach VAT RR.
KSeF – rewolucja w świadomości
Ekspert zwraca uwagę, że podpis prezydenta kończy etap dyskusji i planów.
KSeF staje się faktem prawnym i dotyczy nie tylko dużych firm, ale także najmniejszych podmiotów gospodarczych, wynajmujących czy rolników. To rewolucja, której nie da się uniknąć – mówi Juszczyk.
Problemem pozostaje jednak przygotowanie. Badania inFaktu pokazują, że jedynie 42 proc. przedsiębiorców słyszało o KSeF, a zaledwie 11 proc. rozpoczęło proces wdrożenia. To oznacza, że zdecydowana większość dopiero teraz będzie musiała zmierzyć się z cyfrową rewolucją.
KSeF – szansa czy chaos?
Zdaniem Piotra Juszczyka jednolity system fakturowania daje realne korzyści: szybszy obieg dokumentów, mniejsze ryzyko ich zagubienia i większe bezpieczeństwo obrotu gospodarczego.
KSeF to nie tylko wymóg prawa, ale także szansa. Problem w tym, że bez odpowiedniego przygotowania może przynieść więcej chaosu niż pożytku – zaznacza ekspert.
Najbliższe miesiące będą więc kluczowe. Ci, którzy rozpoczną przygotowania dziś, w 2026 roku unikną organizacyjnego paraliżu.
Czytaj więcej w Bizblogu o KSeF
Historia wdrażania KSeF
Historia Krajowego Systemu e-Faktur sięga 2016 roku. Ministerstwo Finansów rozpoczęło wtedy prace koncepcyjne nad narzędziem do wystawiania i odbierania faktur. W latach 2021-2022 przeprowadzono pilotaż z udziałem podatników, a od stycznia 2022 r. system został uruchomiony w formule dobrowolnej. Przełom nastąpił w czerwcu 2022 r., gdy Polska uzyskała zgodę Rady UE na wprowadzenie obowiązkowego e-fakturowania. Wtedy po raz pierwszy pojawiły się konkretne terminy wdrożenia.
Pierwotnie obowiązek miał wejść w życie 1 lipca 2024 r. dla podatników VAT oraz 1 stycznia 2025 r. dla podmiotów zwolnionych z VAT. Na początku 2024 r. Ministerstwo Finansów ogłosiło, że system wymaga przebudowy ze względu na poważne problemy techniczne, w tym ryzyko przeciążenia i niedostateczne zabezpieczenia. Nowy harmonogram został zapisany w nowelizacji ustawy o VAT, podpisanej przez prezydenta w czerwcu 2024 r. Od tego momentu wiadomo było, że obowiązek zostanie przesunięty na 2026 rok.
Resort finansów zdecydował o wdrażaniu obowiązkowego KSeF etapami. Od lutego 2026 r. obowiązek obejmie największe firmy, od kwietnia pozostałych przedsiębiorców, a najmniejsze podmioty z obrotami poniżej 10 tys. zł miesięcznie zyskają czas do końca roku. Do grudnia 2026 r. nie będą stosowane sankcje za błędy. Ma to pozwolić na spokojne dostosowanie się do nowych obowiązków.
