ksef

Aktualna data wejścia w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur dla wszystkich firm to 1 kwietnia 2026 roku, ale pewności nie ma, że tym razem uda się dotrzymać tego terminu, ponieważ prace nad odpowiednimi przepisami wciąż trwają. Jest jednak szansa na korzystne zmiany, bo resort chce stosowania trybu offline w okresie przejściowym i możliwości wystawiania faktur do 450 zł poza KSeF.

1 lutego 2026 roku. Taka jest nowa, ostateczna data wejścia w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur dla wszystkich firm. Terminem wejścia w życie tej rewolucji w prowadzeniu działalności gospodarczej był 1 lipca bieżącego roku, ale niemal w ostatniej chwili opublikowana została ustawa przesuwająca datę wejścia w życie KSeF-u. Ministerstwo Finansów obiecuje, że mniejsze firmy dostaną kolejne dwa miesiące na przygotowanie się na nowe obowiązki, a także zaproponuje rozwiązania w zakresie uproszczenia stosowania KSeF-u.

Ministerstwo Finansów niedawno ogłosiło, że wejście w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur oznaczającego poważne zmiany w działalności nawet najmniejszych firm zostało przesunięte aż do roku 2026, ale na razie są to tylko słowa. Formalnie wciąż obowiązuje ustawa wprowadzająca obowiązkowy KSeF dla wszystkich firm od 1 lipca tego roku, a nowe przepisy dopiero trafiły do sejmowej Komisji Finansów Publicznych. Nawet jeśli ustawę uda się szybko przepchnąć przez parlament, musi ją jeszcze podpisać prezydent.

Wejście w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur oznaczającego rewolucję w działalności nawet najmniejszych firm zostało ponownie przesunięte i to aż do roku 2026. Ministerstwo Finansów niespodziewanie poinformowało w piątek, że przygotowany przez poprzedni rząd system jest tak zły, że trzeba go wyrzucić do kosza i stworzyć od początku. Wszystkie firmy zostaną objęte obowiązkowym KSeF-em dopiero w kwietniu 2026 roku.

Ministerstwo Finansów ogłosiło rozpoczęcie konsultacji projektu zmiany ustawy dotyczącej obowiązkowego KSeF-u, czyli elektronicznego systemu wystawiania faktur. KSeF miał wejść w życie już w lipcu, ale na początku roku rząd niespodziewanie postanowił odłożyć tę rewolucję księgową. Resort finansów chce kilku zmian w przepisach wprowadzających KSeF i daje przedsiębiorcom i księgowym dwa tygodnie na zgłaszanie uwag do ogłoszonego projektu.

Cyfryzacja nabiera tempa i już jest konieczna dla biznesu do elektronicznej komunikacji z urzędami, wystawiania e-faktur i robienia e-doręczeń. Nawet zakładanie działalności odbywa się przez internet. Czy cyfryzacja będzie koniecznością do prowadzenia biznesu? - Wkrótce każda firma będzie musiała być online, a bez dostępu do sieci nie będzie możliwości prowadzenia działalności - mówi Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy inFakt. I wskazuje, że jest jednak problem, bo nie wszyscy przedsiębiorcy to młodzi, ambitni, z wielkich ośrodków, którzy czują się w Internecie pewnie i swobodnie.

Zakończyły się zorganizowane przez Ministerstwo Finansów konsultacje w sprawie zmian w Krajowym Systemie e-Faktur. W połowie stycznia rząd niespodziewanie postanowił przesunąć w czasie wprowadzenie obowiązkowego KSeF-u i przeprowadzić w tej sprawie konsultacje z przedsiębiorcami. W ciągu dwóch tygodni wzięło w nich udział około 10 tys. osób, a teraz zgłoszone uwagi zostaną przeanalizowane i przynajmniej częściowo przełożone na nowe przepisy wprowadzające KSeF.

Odroczenie wprowadzenia obowiązkowego KSeF-u ucieszyło przede wszystkim tych przedsiębiorców, którzy do tej pory nie zaprzątali sobie głowy rewolucją w fakturowaniu. A co z tymi, którzy zaczęli przygotowania albo nawet przygotowali się już do zmian? Eksperci wskazują, że Ministerstwo Finansów do tej pory nie podało nawet przybliżonego terminu, w którym nowy system miałby zacząć obowiązywać.

Na pewno nie wejdzie w życie w 2024 roku, ponieważ w obecnym kształcie mógłby zagrażać stabilności prowadzenia działalności gospodarczej. Ministerstwo Finansów niespodziewanie poinformowało w piątek o odsunięciu wprowadzenia w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur. KSeF miał zacząć obowiązywać już od lipca, co oznaczałoby rewolucję w działalności nawet najmniejszych firm.

Już od 1 lipca nawet najmniejsze firmy będą musiały wystawiać i odbierać faktury w formie elektronicznej przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Do lamusa odejdą nie tylko faktury w formie papierowej, ale także te elektroniczne, ale bez ściśle określonego formatu. Szansa na to, że nowy rząd postanowi odłożyć w czasie tę rewolucję w prowadzeniu działalności gospodarczej, są raczej niewielkie.

Polscy przedsiębiorcy już od lipca będą musieli wystawiać faktury wyłącznie w formacie XML w ramach Krajowego Systemu e-Faktur, a dotychczasowe formy papierowe i elektroniczne będą niedozwolone. Nowe kierownictwo Ministerstwa Finansów nie zamierza wstrzymywać rewolucji fakturowej, którą zaplanował poprzedni rząd. Stowarzyszenie Księgowych w Polsce ostrzega, że cała operacja jest źle zaplanowana, a firmy nie zostały do niej odpowiednio przygotowane.

Nie tylko organizacje przedsiębiorców, ale także te zrzeszające księgowych domagają się przesunięcia terminu wprowadzenia obowiązkowego systemu fakturowania elektronicznego. Przekonują, że przepisy wprowadzające KSeF już od lipca 2024 roku są niedopracowane, a wiele firm może nie zdążyć z przystosowaniem się do nowego systemu. Nowe kierownictwo Ministerstwa Finansów deklaruje, że żadnego przesunięcia wprowadzenia obowiązkowego KSeF-u nie planuje.

Od 1 stycznia 2024 roku państwa członkowskie Unii Europejskiej będą mogły nałożyć na podatników obowiązek wystawiania faktu elektronicznych bez konieczności uzyskania zgody Komisji Europejskiej. Nie dość na tym, niewykluczone, że od 2028 roku takie rozwiązanie będzie obligatoryjne w całej Unii Europejskiej. System Komisji Europejskiej tzw. VAT in Digital Age (ViDA) ma dostosować systemu rozliczeń podatku od towarów i usług do obecnych standardów i postępującej cyfryzacji.

Przedsiębiorcy przed zakończeniem roku podatkowego muszą wykonać wiele różnych czynności, takich jak sporządzenie inwentaryzacji czy weryfikacja ujęcia wszystkich wydatków w działalności gospodarczej. Przygotowana roczna dokumentacja pozwoli na sporządzenie i złożenie zeznania rocznego.

Choć wejście Krajowego Systemu e-Faktur zbliża się nieuchronnie, to nadal 27 proc. firm nie przygotowało się do wdrożenia systemu, który od 1 lipca 2024 r. będzie obowiązkowy dla czynnych płatników VAT. Eksperci z firmy Webcon, dostawcy systemu do obiegu dokumentów, wzięli pod lupę przedsiębiorców i sprawdzili, w jakim stopniu są przygotowani do zmian.

Siedem miesięcy zostało firmom na przygotowanie się do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Ministerstwo Finansów jednak wciąż nie opublikowało rozporządzenia wyjaśniającego ważne kwestie techniczne, regulujące choćby zasady korzystania z kodów QR, które są narzędziem do weryfikacji autentyczności faktur elektronicznych i papierowych.

Od 1 lipca 2024 r. wszystkie firmy będące czynnym podatnikiem VAT zostaną objęte KSeF, czyli Krajowym Systemem e-Faktur. Wystawianie faktur za pośrednictwem KSeF stanie się obowiązkowe dla większości przedsiębiorstw. Niestety, ten kto będzie chciał się migać, czeka niemiła niespodzianka, bo niewywiązanie się z tego wymogu od 2025 r. będzie słono kosztować.

Wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML w ramach Krajowego Systemu e-Faktur jest już od jakiegoś czasu dostępne dla polskich firm, ale na razie jest to dobrowolny system. To się ma zmienić 1 lipca 2024 roku, gdy KSeF stanie się jedynym sposobem wystawiania faktur dla prawie wszystkich firm, a przynajmniej takie są aktualne plany. W kontekście obecnych zawirowań politycznych nic jednak nie jest pewne w tej kwestii.

Za rok przedsiębiorcy będą mieli obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Jednak eksperci radzą, żeby już teraz rozpocząć testowanie tego narzędzia. Wersja testowa ma wyeliminować w przyszłości błędy, które od początku 2025 r. mogą przedsiębiorców słono kosztować. Po danych resortu wprawdzie widać, że zainteresowanie przedsiębiorców rośnie, jednak wiele firm odkłada testowanie na ostatnią chwilę. Resort podaje też, że tym, co biegle posługują się nowym systemem, ułatwi to znacznie zarządzanie firmą i pozwoli zaoszczędzić.

Choć prace legislacyjne nad wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wciąż trwają, to Ministerstwo Finansów opublikowało zaktualizowaną wersję wzoru elektronicznej faktury ustrukturyzowanej. Atutem dla zdezorientowanych przedsiębiorców jest testowa wersja oprogramowania, która ma zachęcić do zapoznania się z nowym systemem i dobrowolną wersją KSeF.