Chcieli tylko przesłać podgląd faktury KSeF. Podatek 100 proc. w górę
Faktura bez numeru KSeF i kodu QR to osobny dokument. Skarbówka uznała, że oznacza to konieczność zapłacenia podwójnego VAT-u, jeśli taka faktura trafi do klienta. Z najnowszej interpretacji wynika, że trzeba bardzo pilnować sposobu wystawiania tak zwanego obrazu faktury KSeF.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wydał ciekawą interpretację dotyczącą zasad przekazywania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur. Sprawa dotyczy spółki zajmującej się doradztwem podatkowym, która przygotowywała się do wdrożenia nowych obowiązków. Firma chciała ustalić, czy dokument przesłany klientowi mailem lub wydrukowany na papierze nadal będzie uznawany za tę samą fakturę, jeśli zabraknie na nim części oznaczeń wymaganych przez KSeF.
Kiedy obraz faktury staje się osobną fakturą
We wniosku o interpretację spółka opisała sytuację, w której klient otrzyma dokument z oznaczeniem „Faktura”, który zawiera wszystkie dane sprzedaży, ale bez numeru KSeF oraz bez kodu QR. Firma tłumaczyła, że może to wynikać z błędów ludzi lub problemów technicznych programu księgowego. Była jednak przekonana, że taki dokument nadal odzwierciedlałby tę samą transakcję, która później zostałaby prawidłowo wprowadzona do systemu KSeF.
Dyrektor KIS uznał stanowisko spółki za całkowicie błędne. Stwierdził, że jeśli dokument przekazywany klientowi nie zawiera wymaganych oznaczeń, to nie jest już wizualizacją faktury z KSeF-u. W ocenie skarbówki staje się wtedy osobnym dokumentem funkcjonującym niezależnie od KSeF-u. Co więcej, sam fakt, że zawiera nazwę „Faktura”, dane stron i kwoty podatku VAT, wystarcza do uznania go za odrębną fakturę w obrocie gospodarczym.
Fiskus wyjaśnił, że Krajowy System e-Faktur opiera się na tym, że właściwą fakturą jest wyłącznie dokument zapisany w rządowym systemie i posiadający numer KSeF. To właśnie ten numer potwierdza, że faktura została przyjęta przez system. Z kolei kod QR ma umożliwiać szybkie sprawdzenie dokumentu poza KSeF, na przykład w PDF-ie lub na wydruku papierowym.
Czytaj więcej o KSeF-ie na Bizblog Spider's Web
Skarbówka przypomniała, że przepisy dokładnie określają, jak mają wyglądać takie dokumenty. Jeśli faktura została już zarejestrowana w KSeF-ie, wizualizacja musi zawierać kod QR oraz numer KSeF. W przypadku trybu awaryjnego lub offline wymagane są dwa specjalne kody QR z odpowiednimi oznaczeniami. Brak tych elementów oznacza, że dokument nie spełnia wymogów przewidzianych przez przepisy i traci status prawidłowej wizualizacji.
Skutki takiego błędu mogą być dotkliwe, bo może to oznaczać obowiązek podwójnej zapłaty VAT-u. Skarbówka uznała, że przedsiębiorca wystawia w takiej sytuacji dwie faktury do tej samej sprzedaży. Jedną stanowi błędny dokument przekazany klientowi, a drugą prawidłowa faktura zarejestrowana w KSeF-ie. W takiej sytuacji urząd może zastosować przepisy ustawy o VAT, które nakazują zapłatę podatku także z dodatkowo wystawionej faktury.
Zdarzył się błąd. Co teraz?
Na szczęście podwójnego VAT-u da się uniknąć. Skarbówka tłumaczy, że jeśli przedsiębiorca zauważy taki błąd, powinien wystawić fakturę korygującą „do zera”, czyli anulującą kwoty wykazane na tym błędnym dokumencie. Taka korekta musi jednak zostać skutecznie dostarczona odbiorcy dokumentu. Dopiero wtedy możliwe jest usunięcie skutków podatkowych związanych z podwójnym naliczeniem VAT-u. Firmy muszą więc bardzo szybko reagować na wszelkie pomyłki związane z obiegiem dokumentów, jeśli chcą uniknąć konsekwencji.
Interpretacja KIS pokazuje, że fiskus bardzo rygorystycznie podchodzi do zasad działania KSeF-u. Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność dokładnego pilnowania, aby każdy obraz faktury przekazywany klientowi zawierał wymagane oznaczenia. Zaznaczmy, że wysyłanie takiego dokumentu jest opcjonalne.
