Mamy KSeF, ale brak kar to błąd. Co zrobić, gdy kontrahent KSeF-u nie uznaje?
Część firm omija obowiązek wystawiania faktur w KSeF-ie, korzystając z braku kar do końca roku. Co w takiej sytuacji powinni zrobić przedsiębiorcy otrzymujący papierowe faktury i czy mogą je bezpiecznie rozliczać? A może powinni to zgłaszać urzędowi skarbowemu? Na te pytania odpowiada Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy w firmie inFakt.
Bizblog.pl: Panie Piotrze, KSeF jest obowiązkowy dla prawie wszystkich firm od 1 kwietnia, ale część przedsiębiorców wykorzystują, że do końca roku nie grożą im za to żadne kary. Co mówią przepisy?
Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy w firmie inFakt: Zasada jest prosta, jeżeli przedsiębiorca ma obowiązek wystawiać faktury w KSeF-ie, to wystawianie ich poza systemem jest nieprawidłowe. Problem polega jednak na tym, że w 2026 roku brak jest realnych sankcji, co w praktyce powoduje, że część firm świadomie omija ten obowiązek - bo po prostu mogą to robić bezkarnie.
No właśnie, co zrobić z taką fakturą? Czy trzeba ją normalnie opłacić i bez obaw wliczyć w koszty?
Po pierwsze - taką fakturę co do zasady można ująć w rozliczeniach. Organy podatkowe potwierdzają, że brak wystawienia faktury w KSeF-ie przez sprzedawcę nie powinien automatycznie pozbawiać nabywcy prawa do odliczenia VAT-u ani ujęcia wydatku w kosztach, o ile transakcja faktycznie miała miejsce. Naruszenie obowiązku leży po stronie wystawcy, a więc odbiorca nie może ponosić konsekwencji cudzego zaniechania.
Czyli mamy ją potraktować jak fakturę wystawioną w KSeF-ie?
Nie, taka faktura wymaga odpowiedniego oznaczenia w ewidencji JPK. Jeżeli sprzedawca miał obowiązek korzystania z KSeF-u, a mimo to wystawił fakturę poza systemem, nabywca musi oznaczyć ją w pliku JPK symbolem „DI". To też informacja dla fiskusa, że nabywca ma świadomość nieprawidłowości po stronie kontrahenta i właściwie ją dokumentuje.
Więcej o KSeF-ie przeczytacie tutaj:
A co w sytuacji, gdy sprzedawca po pewnym czasie jednak wprowadzi tę fakturę do systemu?
Formalnie zmienia się status takiej faktury, bo pojawia się numer KSeF, czyli unikalny identyfikator nadawany przez system. W takiej sytuacji nabywca powinien skorygować swoje rozliczenia JPK i zastąpić oznaczenie „DI" numerem KSeF. Czynność jest czysto formalna i nie wiąże się z dopłatą podatku ani sankcjami, ale stanowi realne obciążenie dla działu księgowości - szczególnie gdy takich faktur od nieuporządkowanych kontrahentów jest wiele.
Czy w przypadku otrzymania faktury papierowej od kogoś, kto powinien używać KSeF-u powinniśmy to zgłosić do urzędu skarbowego, żeby uniknąć kłopotów?
Przedsiębiorca nie ma obowiązku zgłaszania takich przypadków do urzędu skarbowego. To nie jest jego rola. Natomiast z perspektywy należytej staranności i bezpieczeństwa podatkowego warto reagować. Przede wszystkim poinformować kontrahenta o obowiązku wystawiania faktur w KSeF-ie, poza tym sprawdzenie kontrahenta w rejestrach przedsiębiorców i na białej liście. Taka postawa może mieć znaczenie w razie ewentualnej kontroli, gdy nabywca będzie musiał wykazać, że działał w dobrej wierze.
Kary za naruszenia KSeF-u w końcu wejdą w życie. Co wtedy?
Gdy okres bezkarności minie, wystawca faktury będzie odpowiadał za naruszenie obowiązku. Na razie jednak to ryzyko pozostaje czysto teoretyczne, co w dużej mierze tłumaczy powszechność tego zjawiska. A z drugiej strony firmy mogą nie chcieć współpracować z firmami, które omijają KSeF.
