Rozszerzenie KSeF od 1 kwietnia na mniejsze firmy odbyło się bez większych problemów. Pojawił się jednak problem nieuczciwych przedsiębiorców, którzy z premedytacją działają poza KSeF-em, wykorzystując brak kar aż do końca roku. Co na to Ministerstwo Finansów? Bizblog Spider's Web uzyskał wyjaśnienia.
Ministerstwo Finansów przesłało nam wyjaśnienia dotyczące problemu działania firm poza Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Brak kar do końca roku miał być gestem dobrej woli wobec uczciwych przedsiębiorców, którzy mogą mieć obawy, że w początkowym okresie mogą nieświadomie popełniać błędy, ale w praktyce okazał się furtką, z której korzystają ci, którzy nie są amatorami działania zgodnie z przepisami.
Kontrahent leci w kulki i działa poza KSeF-em. Co robić?
Jeśli ktoś nie korzysta z KSeF-u, choć powinien, to jego sprawa, prawda? Niestety nie do końca. W ten sposób wciągają w to także swoich kontrahentów. W jaki sposób powinni reagować przedsiębiorcy, których kontrahenci z premedytacją wystawiają faktury papierowe? Czy takie faktury należy normalnie opłacać i wliczać w koszty? Czy trzeba je zgłaszać do urzędu skarbowego? Takie pytania zadaliśmy zarówno doradcom podatkowym, jak i Ministerstwu Finansów.
Z odpowiedzi, jaką dostaliśmy, wynika, że resort finansów jest świadomy tego problemu oraz skali tego zjawiska. Ministerstwo wskazuje, że przedsiębiorcy muszą samodzielnie dbać o swoje bezpieczeństwo podatkowe, mimo że formalnie nie odpowiadają za błędy kontrahentów. MF podkreśla konieczność zachowania tak zwanej należytej staranności.
Co w praktyce oznacza ta należyta staranność. Chodzi o to, że firma otrzymująca fakturę papierową powinna dopytać dostawcę o powód jej wystawienia poza systemem. Mało tego, ministerstwo zaleca uzyskanie pisemnego wyjaśnienia, które może stanowić dowód w razie ewentualnej kontroli.
W ramach dobrych praktyk zasadne pozostaje uzyskanie dokumentu w KSeF, uwzględniając to, że faktura otrzymana wyłącznie w tym systemie potwierdza prawidłowość postępowania od strony sprzedawcy. Zachowanie należytej staranności przez nabywcę, w tym rozpoznanie ewentualnego ryzyka przy zawieraniu transakcji z takim kontrahentem jest istotne w szczególności, gdy stwierdzi brak faktur wystawionych w KSeF, które uprawniają do odliczenia podatku - czytamy w wyjaśnieniach Ministerstwa Finansów.
Ryzyko podatkowe po stronie nabywcy
Resort w ten sposób wyraźnie ostrzega, że przyjmowanie faktur poza KSeF-em zwiększa ryzyko podatkowe po stronie odbiorcy takiej faktury. Jeśli bowiem sprzedawca okaże się nierzetelny, to nabywca będzie musiał wykazać, że próbował uzyskać dokument w systemie. Brak takich działań może oznaczać dodatkowe pytania ze strony urzędu skarbowego. Fiskus będzie chciał się upewnić, czy działanie obu stron poza KSeF-em nie było wynikiem jakiegoś nieformalnego porozumienia.
Ministerstwo Finansów uspokaja jednak, że same faktury papierowe nie pozbawiają ich odbiorców prawa do rozliczenia takiej transakcji. Resort tłumaczy, że można je opłacać i ujmować w kosztach, pod warunkiem że transakcja rzeczywiście miała miejsce. Kluczowe znaczenie ma tu faktyczne wykonanie usługi lub dostawa towaru.
Więcej o KSeF-ie przeczytacie tutaj:
W przypadku odliczenia VAT-u obowiązuje zasada, że momentem rozliczenia jest chwila otrzymania faktury przez nabywcę. Dotyczy to także dokumentów wystawionych poza systemem. Jednak resort zaznacza, że faktura w KSeF-ie daje większą pewność i ogranicza ryzyko zakwestionowania rozliczeń przez urząd skarbowy.
No dobrze, a czy każdy przypadek wystawienia nam faktury poza KSeF-em powinniśmy zgłaszać urzędowi skarbowemu? Ministerstwo Finansów tłumaczy, że nie mamy takiego obowiązku. Przepisy nie wymagają od nabywców sprawdzania, czy sprzedawca powinien korzystać z KSeF-u, czy też jest zwolniony z tego obowiązku. Przepisy nie wymagają też informowania organów o podejrzeniu nieprawidłowości. Odpowiedzialność za uchylanie się przed tym obowiązkiem jest głównie po stronie wystawcy faktury.
W przypadku wykorzystywania dla odliczenia faktur wystawionych i udostępnionych w KSeF ryzyka podatkowe po stronie nabywcy będą zdecydowanie mniejsze, uwzględniając rzetelny sposób dokumentowania transakcji przez sprzedawcę.
W praktyce to wszystko oznacza, że brak kar dla sprzedawców za olewanie KSeF-u nie oznacza braku potencjalnie nieprzyjemnych konsekwencji dla ich klientów. Przedsiębiorcy wystawiający papierowe faktury na dłuższą metę prowadzą niebezpieczną grę z fiskusem, ale problem mają także ich kontrahenci. To na nich spada obowiązek dokumentowania swojej staranności, a ryzyko podatkowe po ich stronie nie jest zerowe.
Tematyką ekonomiczną zajmuje się od dziesięciu lat. Od 2014 do 2019 r. był dziennikarzem Money.pl, wcześniej współtworzył serwisy Mototok.pl i Biztok.pl w ramach Grupy O2, a następnie Wirtualnej Polski. W Bizblogu pisze o biznesie, prawie i podatkach.