Dostęp do KSeF dla księgowej. Wymagane nowe uprawnienia
Krajowy System e-Faktur sprawił, że współpraca na linii biuro rachunkowe-przedsiębiorca stała się bardziej elastyczna. Na początek jednak trzeba dopełnić kilku istotnych formalności. Sprawdź, czego potrzebuje księgowa, aby swobodnie korzystać z KseF.
KSeF a pełnomocnictwa - dlaczego pojawił się problem?
Krajowy System e-Faktur działa w oparciu o odrębne zasady identyfikacji użytkowników. Samo posiadanie umowy o prowadzenie księgowości albo standardowego pełnomocnictwa podatkowego nie daje automatycznie prawa do korzystania z KSeF. Ministerstwo Finansów wyraźnie wskazuje, że dostęp do systemu wymaga nadania konkretnych uprawnień przez podatnika lub osobę uprawnioną. W praktyce oznacza to, że księgowa musi zostać dodana do systemu jako osoba uprawniona do wykonywania określonych czynności. Zakres tych czynności może być różny. Jedna osoba jedynie wystawiać faktury, podczas gdy inna odbiera dokumenty, a jeszcze inna zarządza dalszymi uprawnieniami dla kolejnych użytkowników.
To właśnie odróżnia KSeF od dotychczasowych rozwiązań podatkowych. W tradycyjnych systemach przedsiębiorca często ograniczał się do podpisania jednego pełnomocnictwa dla biura rachunkowego. W KSeF konieczne jest natomiast nadanie odpowiednich ról bezpośrednio w systemie.
Czy obecne pełnomocnictwa dla księgowej będą ważne?
Jeżeli księgowa posiada wyłącznie standardowe pełnomocnictwo do składania deklaracji podatkowych, takie jak UPL-1, nie ma prawa korzystać z KSeF. Pełnomocnictwo UPL-1 pozwala na podpisywanie i wysyłkę deklaracji, ale nie daje automatycznego dostępu do faktur ustrukturyzowanych. Podobnie sytuacja wygląda przy pełnomocnictwie ogólnym PPO-1. Choć obejmuje ono szeroki zakres spraw podatkowych, sam system KSeF wymaga dodatkowej autoryzacji użytkownika.
Ministerstwo Finansów podkreśla, że korzystanie z systemu wymaga nadania odpowiednich uprawnień w kontekście konkretnego podatnika. W praktyce większość przedsiębiorców będzie więc musiała wykonać dodatkowe działania, nawet jeśli od lat współpracuje z tym samym biurem rachunkowym.
Czytaj więcej w Bizblog Spider's Web
Jakie uprawnienia można nadać księgowej w KSeF?
System przewiduje kilka rodzajów uprawnień. To przedsiębiorca decyduje, jaki zakres dostępu otrzyma księgowa lub biuro rachunkowe.
Podstawowe uprawnienie obejmuje możliwość wystawiania faktur. Dzięki temu księgowa może generować dokumenty sprzedażowe bez konieczności każdorazowego logowania właściciela firmy. Drugie istotne uprawnienie dotyczy odbierania faktur zakupowych. Ma to ogromne znaczenie dla biur rachunkowych, ponieważ po wdrożeniu obowiązkowego KSeF większość dokumentów będzie trafiała właśnie do systemu centralnego.
Najszersze kompetencje obejmują zarządzanie uprawnieniami. Osoba posiadająca takie prawa może dodawać kolejnych użytkowników oraz odbierać im dostęp. Dla przedsiębiorców ważne jest także to, że można ograniczyć zakres uprawnień. Nie każda księgowa musi mieć pełną kontrolę nad systemem. W wielu przypadkach wystarczy dostęp do pobierania i księgowania faktur.
ZAW-FA – kluczowy dokument w KSeF
W kontekście nowych pełnomocnictw szczególne znaczenie ma formularz ZAW-FA. To właśnie za jego pomocą przedsiębiorca może wskazać osobę fizyczną uprawnioną do działania w KSeF. Dokument jest szczególnie istotny dla podmiotów, które nie korzystają z kwalifikowanej pieczęci elektronicznej zawierającej NIP firmy. W takiej sytuacji przedsiębiorca musi zgłosić osobę uprawnioną właśnie poprzez ZAW-FA.
Po zgłoszeniu taka osoba może logować się do KSeF przy użyciu podpisu kwalifikowanego, Profilu Zaufanego czy aplikacji mObywatel. Następnie może nadawać kolejne uprawnienia innym użytkownikom. Oznacza to, że w wielu firmach pierwszą osobą uzyskującą dostęp do KSeF będzie właściciel albo główna księgowa wskazana w formularzu ZAW-FA.
