KSeF nie działa? Tak wystawisz fakturę podczas awarii
Obowiązkowy KSeF zmienia sposób dokumentowania sprzedaży i obiegu faktur w firmach. Sprawdź, jak wystawić dokument w trakcie awarii systemu.
Kiedy można mówić o niedziałającym KseF?
Nie każda trudność techniczna oznacza oficjalną awarię KSeF. Bardzo istotne jest ich rozróżnienie, ponieważ od rodzaju problemu zależy sposób postępowania przedsiębiorcy. Najczęściej mamy do czynienia z trzema sytuacjami:
- Pierwsza dotyczy problemów po stronie użytkownika, czyli np. braku Internetu, przeciążenia sieci, błędów oprogramowania księgowego albo chwilowych problemów z połączeniem. W takim przypadku można korzystać z trybu offline24.
- Druga sytuacja to oficjalna awaria KSeF ogłoszona przez Ministerstwo Finansów w Biuletynie Informacji Publicznej i komunikatach systemowych. Wówczas przedsiębiorcy przechodzą na tryb awaryjny i mogą wystawiać faktury poza systemem do czasu usunięcia problemu.
- Trzeci scenariusz jest wyjątkowy i dotyczy tzw. awarii całkowitej. Chodzi o sytuacje nadzwyczajne, w których korzystanie z KSeF jest niemożliwe na większą skalę. Wtedy obowiązują jeszcze bardziej uproszczone zasady wystawiania dokumentów.
Tryb offline24 – podstawowe zabezpieczenie przedsiębiorcy
Najważniejszym rozwiązaniem przygotowanym przez ustawodawcę jest tryb offline24. Procedura ta umożliwia wystawienie faktury poza KSeF i późniejsze przesłanie jej do systemu. Co istotne, przedsiębiorca może korzystać z tego rozwiązania nie tylko podczas problemów technicznych, ale praktycznie według własnej decyzji organizacyjnej.
Tryb offline24 został przewidziany przede wszystkim dla firm, które mają problemy z dostępem do Internetu lub korzystają z niestabilnych połączeń sieciowych. Dzięki temu przedsiębiorca nie musi wstrzymywać sprzedaży ani czekać na odzyskanie dostępu do systemu.
W praktyce procedura wygląda następująco:
- podatnik wystawia fakturę w postaci elektronicznej zgodnie z obowiązującą strukturą logiczną FA(3),
- następnie przedsiębiorca przekazuje ją kontrahentowi.
Dokument trzeba jednak przesłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po wystawieniu faktury. Dopiero wtedy otrzyma ona numer identyfikacyjny systemu.
Czytaj więcej o KSeF na Bizblog Spider's Web
Jakie obowiązki pojawiają się po wystawieniu faktury offline?
Wielu przedsiębiorców błędnie zakłada, że wystawienie faktury poza KSeF kończy procedurę. Tymczasem kluczowe znaczenie ma późniejsze dosłanie dokumentu do systemu. Jeżeli podatnik korzysta z trybu offline24, powinien niezwłocznie przesłać fakturę do KSeF. Termin graniczny to następny dzień roboczy po wystawieniu dokumentu. Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować konsekwencjami podatkowymi oraz problemami formalnymi podczas kontroli.
Szczególnie ważna jest również prawidłowa data wystawienia faktury. W trybie offline24 pozostaje nią data wskazana przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej faktury. Nie zmienia jej późniejsze przesłanie dokumentu do systemu. Przedsiębiorcy powinni więc zadbać o odpowiednią organizację pracy i procedury wewnętrzne. W praktyce oznacza to konieczność monitorowania, czy wszystkie dokumenty wystawione offline zostały później poprawnie przesłane do KSeF.
Oficjalna awaria KSeF i tryb awaryjny
Sytuacja wygląda zupełnie inaczej, gdy problemy dotyczą samego systemu państwowego. Jeśli Ministerstwo Finansów ogłosi awarię KSeF, przedsiębiorcy mogą przejść na tryb awaryjny. Informacje o takich problemach mają być publikowane w BIP MF oraz komunikatach systemowych.
W trybie awaryjnym podatnik również wystawia fakturę poza KSeF, ale terminy są znacznie bardziej elastyczne niż w offline24. Dokument należy przesłać do systemu nie później niż w ciągu siedmiu dni roboczych od zakończenia awarii. To istotna różnica, ponieważ w przypadku zwykłych problemów technicznych przedsiębiorca ma tylko jeden dzień roboczy na dosłanie dokumentu. Natomiast przy oficjalnej awarii systemowej termin wydłuża się do siedmiu dni roboczych po usunięciu problemów.
