KSeF pożera faktury. Skarbówka: system ma wady, radźcie sobie sami
Błędy w KSeF utrudniają odliczanie VAT - tak twierdzą przedsiębiorcy. Mimo poprawnej wysyłki, faktury znikają lub są odrzucane. Eksperci radzą, jak monitorować statusy i skutecznie reagować, gdy pojawi się problem z wysyłką, lub odbiorem dokumentów.
Pierwsze doświadczenia przedsiębiorców pokazują, że obsługa e-faktur w KSeF wiąże się z większą liczbą komunikatów i dokumentów operacyjnych niż w dotychczasowych rozwiązaniach. Przy braku powiadomień i narzędzi ułatwiających automatyczne pobieranie danych, firmy wdrażają dodatkowe procedury kontrolne.
Faktury znikają w systemie mimo poprawnej wysyłki
Przedsiębiorcy wskazują, że część faktur jest odrzucana przez KSeF mimo prawidłowego wysłania, a na tym etapie Ministerstwo Finansów nie przedstawia jednoznacznych przyczyn takich odrzuceń – mówi Joanna Łuksza, kierownik Zespołu Ekspertów Księgowych w IFIRMA.PL.
Zwraca też uwagę, że zgłaszane są również przypadki, w których faktura otrzymuje numer KSeF i status przyjęta, natomiast odbiorca nie widzi jej w swoim systemie księgowym ani w panelu KSeF.
Dla przedsiębiorców jest to istotne, ponieważ utrudnia potwierdzenie, że dokument jest dostępny po stronie kontrahenta, nawet jeśli wystawca dysponuje Urzędowym Potwierdzeniem Odbioru potwierdzającym prawidłowe złożenie faktury w KSeF.
Faktury nie trafiają więc do KSeF w prawidłowy sposób, a jeśli zostaną zapisane w systemie, to zdarza się, że pojawiają się w nieodpowiednim module. W efekcie kontrahent nie otrzymuje niezbędnych dokumentów i nie może odliczyć VAT – komentuje Joanna Łuksza.
Jej zdaniem wobec tych problemów część przedsiębiorstw, zwłaszcza przy dużej skali fakturowania, musi częściej monitorować statusy dokumentów i porównywać dane pomiędzy systemami firmowymi a KSeF.
Więcej wiadomości na temat KSeF można przeczytać poniżej:
Jak radzić sobie z błędami w KSeF
Ministerstwo Finansów wskazuje, że faktury, które otrzymały numer KSeF, są zapisane w systemie i nie są z niego usuwane. Jednocześnie jako potencjalne źródła trudności wymienia m.in. kwestie integracyjne oraz zgodność z wymaganiami formatów XML.
Jako rozwiązanie doraźne rekomendowana jest ponowna wysyłka faktur, co w wielu przypadkach ma skutkować ich widocznością po stronie odbiorcy - podaje resort.
I rekomenduje wdrożenie narzędzi wspierających kontrolę poprawności plików XML w systemach fakturujących przy większej skali odrzuceń. Równolegle prowadzone mają być prace nad dokładnym zdiagnozowaniem przyczyny i wprowadzeniem usprawnień.
W obecnej sytuacji przedsiębiorcy powinni wzmocnić kontrolę obiegu e-faktur: na bieżąco monitorować statusy w KSeF, archiwizować UPO oraz szybko reagować na odrzucenia, ponawiając wysyłkę dokumentu. Dobrym krokiem jest też uzgodnienie z kontrahentami prostej procedury potwierdzania, czy faktura jest widoczna po ich stronie – podsumowuje ekspertka IFIRMA.PL.
I dodaje, że do czasu pełnego ustabilizowania działania systemu kluczowe jest dokumentowanie każdego kroku i szybkie wyjaśnianie rozbieżności, aby nie blokować rozliczeń i prawa do odliczenia VAT.
