KSeF wchodzi do małych firm. I już na starcie mamy problem
Od 1 kwietnia obowiązek korzystania z KSeF obejmuje sektor MŚP z przychodami od 10 tys. do 200 mln zł. Problem w tym, że wiele firm wchodzi w nowy system bez uporządkowanych procesów i jasnych zasad współpracy z księgowością – a to oznacza ryzyko błędów, opóźnień i chaosu w rozliczeniach już na starcie.
Z badania SaldeoSMART wynika, że odsetek firm przekonanych o sensie wdrożenia KSeF spadł z 61 proc. do 52 proc. w ciągu zaledwie pięciu miesięcy. Najmocniej widać to w najmniejszych biznesach. Tam spadek sięga aż 13 punktów procentowych.
To efekt obserwacji. Przez ostatnie tygodnie mniejsze firmy patrzyły, jak z systemem radzą sobie duże przedsiębiorstwa, objęte obowiązkiem już od lutego.
- małe i średnie firmy (MŚP)
- jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG)
- czynnych podatników VAT
I zobaczyły coś, czego się nie spodziewały.
Pierwsze tygodnie funkcjonowania systemu pokazały, że nawet dla największych firm zderzenie z praktyką jest trudniejsze, niż zakładano. Zarówno na poziomie organizacji pracy, jak i codziennego obiegu dokumentów. W wielu przypadkach problemem nie jest sam obowiązek, ale brak przygotowania procesów wokół niego. Krajowy System e-Faktur tylko uwidacznia mechanizmy, które wcześniej działały na skróty – mówi Agnieszka Ligocka, ekspertka SaldeoSMART i FRAM Finanse.
To zdanie dobrze oddaje sedno problemu. KSeF nie tyle dokłada nowe obowiązki, co wymusza porządek tam, gdzie wcześniej panowała improwizacja.
To nie jest zmiana IT. To zmiana sposobu pracy
Największy błąd wielu firm polega na tym, że traktują KSeF jak kolejne narzędzie.
W praktyce chodzi o coś znacznie większego – przebudowę codziennej pracy z dokumentami. Zmienia się nie tylko wystawianie faktur, ale cały ich obieg w firmie: kto je widzi, kto zatwierdza i kto za nie odpowiada.
Więcej w Bizblogu o KSeF
To właśnie tutaj pojawiają się największe problemy. Co czwarta firma wskazuje zmianę procesów jako główną barierę, a 26 proc. mówi wprost o niedopasowaniu systemów i oprogramowania.
W praktyce oznacza to jedno – jeśli firma nie uporządkuje procesów, to KSeF nie przyspieszy pracy, tylko ją spowolni.
Te same błędy wracają w kolejnych firmach
Doświadczenia dużych przedsiębiorstw pokazują wyraźnie, gdzie pojawiają się największe problemy. Te same pułapki czekają dziś na sektor MŚP.
Pierwszy dotyczy dostępu do systemu. Firmy generują certyfikaty, ale nie przypisują użytkownikom odpowiednich ról. W efekcie system formalnie działa, ale w praktyce nie pozwala wykonać podstawowych operacji.
Drugi problem to relacje z biurem rachunkowym. W wielu przypadkach nie ustalono, kto odpowiada za obsługę KSeF. Czy faktury pobiera księgowy, czy przedsiębiorca? Kto nadaje uprawnienia? Brak odpowiedzi na te pytania szybko prowadzi do błędów i opóźnień.
Zmiana partnera księgowego w trakcie roku zawsze jest wyzwaniem, ale w obecnych realiach może oznaczać poważne zaburzenie ciągłości pracy. KSeF zbiegł się z dodatkowymi obowiązkami sprawozdawczymi i sztywnymi terminami, których nie da się przesunąć. Biura rachunkowe pracują według określonej kolejności obsługi klientów i dokumentów, a wprowadzenie zmian w tym czasie często powoduje dezorganizację i presję czasu. W takich warunkach ryzyko błędów znacząco rośnie – tłumaczy Agnieszka Ligocka.
Trzeci błąd jest najbardziej podstępny – niedoszacowanie skali zmiany. Wiele firm zakłada, że wystarczy „wdrożyć system”. Tymczasem KSeF zmienia fundamenty pracy z dokumentami.
Darmowe narzędzia nie wystarczą każdemu
Ministerstwo Finansów udostępniło bezpłatne narzędzia do obsługi systemu. Korzystać z nich chce 36 proc. firm. Problem w tym, że sprawdzają się głównie w najprostszych przypadkach – tam, gdzie dokumentów jest niewiele, a procesy są nieskomplikowane.
Narzędzia oferowane przez resort finansów mają sens w przypadku naprawdę małych firm, które wystawiają kilka faktur w miesiącu i nie mają rozbudowanych procesów. W momencie, gdy firma ma większą liczbę dokumentów, kilku pracowników zaangażowanych w ich obsługę albo bardziej złożony obieg faktur zaczynają się ograniczenia – zauważa ekspertka SaldeoSMART.
Wraz ze wzrostem skali działalności rośnie więc potrzeba inwestycji w bardziej zaawansowane rozwiązania.
Prawdziwy test dopiero się zaczyna
Wejście KSeF dla sektora MŚP nie kończy procesu wdrożenia. To dopiero początek. Najbliższe tygodnie pokażą, które firmy faktycznie przygotowały się do zmiany, a które tylko odpaliły system.
Doświadczenia dużych przedsiębiorstw są tu jednoznaczne: największym wyzwaniem nie jest technologia, ale organizacja pracy.
