Równo za 100 dni największe firmy w Polsce pożegnają papierowe faktury. Od 1 lutego 2026 r. wchodzi w życie Krajowy System e-Faktur (KSeF). Na początku będzie obowiązkowy dla największych podatników. Dwa miesiące później dołączą wszyscy pozostali przedsiębiorcy, niezależnie od wielkości biznesu.
KSeF to moment przełomowy dla polskiej gospodarki.
To już naprawdę ostatnia prosta przed obowiązkowym e-fakturowaniem. KSeF to koniec faktur na papierze, w PDF-ie, Wordzie czy Excelu. W ich miejsce pojawia się jednolity, ustrukturyzowany plik XML z numerem KSeF – wskazuje Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy inFaktu.
Jednolity obieg i krótszy zwrot VAT
Od lutego przyszłego roku duże firmy będą mogły wystawiać wyłącznie e-faktury w KSeF, a wszyscy podatnicy – niezależnie od formy prawnej – będą zobowiązani do ich odbioru. Dwa miesiące później system obejmie resztę przedsiębiorców. Wdrożeniu towarzyszą też zachęty podatkowe, m.in. skrócenie terminu zwrotu VAT do 40 dni.
Według Juszczyka, dobrze zaplanowany proces w KSeF może okazać się korzystny nie tylko dla skarbówki, ale i dla biznesu.
Mimo naturalnej rezerwy części przedsiębiorców, system realnie może przyspieszyć obieg dokumentów firmowych. Koniec z czekaniem na kuriera czy zaginionymi fakturami ze stacji benzynowych – zauważa doradca podatkowy.
Czytaj więcej w Bizblogu o KSeF
Numer KSeF zamiast podpisu
Jednym z kluczowych elementów nowego systemu jest numer KSeF – unikalny identyfikator nadawany każdej fakturze po pozytywnej weryfikacji. W praktyce staje się on dowodem, że dokument został nie tylko wystawiony, ale też odebrany przez nabywcę.
W numerze KSeF zakodowane są m.in. dane podatnika i moment przesłania. To punkt odniesienia dla obu stron transakcji, który eliminuje spory o to, kiedy faktura została doręczona – tłumaczy Piotr Juszczyk.
Wszystkie faktury przyjęte do systemu otrzymują również Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO), które jest datą formalnego przyjęcia dokumentu przez system. Dla wielu firm oznacza to koniec dylematów, czy e-mail z fakturą „doszedł” i kto go faktycznie otworzył.
Faktury z QR-kodem i praca w trybie offline
Nowością w codziennym obiegu będą również kody QR na fakturach – nie identyczne dla wszystkich przypadków. W trybie online kod QR umożliwia weryfikację dokumentu w systemie, natomiast w trybie offline – gdy nie ma dostępu do internetu – pojawią się dwa kody: jeden identyfikujący fakturę, drugi potwierdzający tożsamość wystawcy.
Nawet w sytuacji awarii czy braku łącza przedsiębiorca nie zostaje z niczym. Może wystawić fakturę w trybie offline, a po przywróceniu dostępu – dosłać ją do systemu. Ważne, że dokument nadal musi być zgodny ze strukturą XML – wyjaśnia Juszczyk.
Koniec duplikatów i papierowych archiwów
Faktury wystawione w KSeF będą przechowywane przez 10 lat, co praktycznie eliminuje problem zagubionych dokumentów i konieczności wystawiania duplikatów. System nie pozwala też na edycję faktur – ewentualne błędy będzie się korygować wyłącznie przez wystawienie nowego dokumentu korygującego.
Jak zauważa ekspert inFaktu, dla wielu przedsiębiorców oznacza to koniec chaosu w segregatorach i ogromne ułatwienie w prowadzeniu rozliczeń.
KSeF to nie tylko zmiana formatu faktury. To nowa logika obiegu dokumentów – od losowych plików i maili do jednego, wspólnego rejestru z jasnym momentem powstania i doręczenia faktury. To fundament automatyzacji księgowości i sprawniejszego cashflow – podkreśla Piotr Juszczyk.
100 dni na przygotowanie
Zdaniem eksperta, przedsiębiorcy powinni wykorzystać najbliższe tygodnie na dopięcie trzech kluczowych kwestii:
- technicznej gotowości do generowania plików w strukturze FA(3),
- bezpiecznych metod uwierzytelniania i uporządkowania uprawnień,
- procedur awaryjnych na wypadek niedostępności systemu.
Ci, którzy zrobią to wcześniej, wejdą w nowy system płynnie – ale też z przewagą – podsumowuje Piotr Juszczyk.