Ostatni moment na przygotowanie do KSeF. Checklista dla firm
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedna z największych zmian w obszarze rozliczeń podatkowych w Polsce. To ostatni moment, aby przygotować swoją firmę na prawdziwą rewolucję. Dowiedz się, jak to zrobić.
Czym jest KSeF i dlaczego to taka duża zmiana?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma teleinformatyczna prowadzona przez Ministerstwo Finansów, umożliwiająca wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. Faktura w KSeF nie jest już plikiem PDF wysyłanym mailem – jest to dokument w formacie XML zgodny ze schemą FA(2), przesyłany bezpośrednio do systemu państwowego.
Zmiana ta oznacza:
- nowy sposób wystawiania faktur,
- modyfikację terminów, a konkretnie momentu uznania faktury za doręczoną,
- konieczność integracji systemów księgowych z platformą państwową,
- nowe obowiązki w zakresie nadawania uprawnień i autoryzacji.
Niedostosowanie swojej firmy do KseF w 2026 roku jeszcze nie będzie karane, jednak czas ten należy potraktować jako swoisty test. Warto wykorzystać go na dopracowanie procedur, tak aby uniknąć ewentualnych mandatów w kolejnych latach.
Przygotowanie firmy do KseF – od czego zacząć?
Pierwszym krokiem do KseF powinno być dokładne przeanalizowanie obecnych procedur. Trzeba ocenić, czy system księgowy jest kompatybilny z systemem państwowym oraz czy sposób wystawiania faktur odpowiada temu, który musi być wdrożony w związku z wejściem w życie nowych przepisów. Od kwietnia 2026 roku nie będzie już można wystawiać faktur ręcznie czy w Excelu, a jedynie poprzez dedykowane programy lub program udostępniony przez Ministerstwo Finansów.
Planując wprowadzenie zmian, należy ustalić:
- kto będzie odpowiedzialny za wystawianie faktur i wysyłanie ich do KseF,
- jakie zmiany w systemie księgowym trzeba będzie wprowadzić,
- w jaki sposób będą numerowane faktury oraz czy obecna numeracja jest spójna.
Praktyczne wskazówki, jak przygotować się do KseF
W KSeF istotną rolę odgrywa zarządzanie uprawnieniami. Uprawnienia można nadawać:
- osobom fizycznym (np. pracownikom),
- biurom rachunkowym,
- podmiotom trzecim.
Proces nadawania uprawnień odbywa się poprzez system KSeF i wymaga odpowiedniej autoryzacji (np. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego).
Już teraz warto:
- ustalić, kto w firmie będzie administratorem KSeF,
- określić zakres odpowiedzialności,
- przygotować procedurę nadawania i odbierania dostępów.
KSeF zmienia moment doręczenia faktury – faktura jest uznana za doręczoną w momencie przyjęcia przez system, a nie po jej wysłaniu do kontrahenta.
Może to wymagać aktualizacji:
- umów handlowych,
- regulaminów sprzedaży,
- zapisów dotyczących terminów płatności.
Warto sprawdzić, czy w umowach nie ma zapisów odnoszących się do „dostarczenia faktury w formie papierowej lub elektronicznej”, które po wejściu KSeF staną się nieaktualne.
Ponadto trzeba pamiętać, że system państwowy może ulec awarii. W takich sytuacjach przewidziane są tryby offline, ale wymagają one późniejszego przesłania faktur do KSeF.
Firma powinna opracować:
- procedurę wystawiania faktur w trybie awaryjnym,
- sposób monitorowania statusów wysyłki,
- odpowiedzialność za ponowne przesłanie dokumentów.
Brak kontroli nad statusem faktury może skutkować uznaniem jej za niewystawioną.
Więcej wiadomości an temat KSeF można przeczytać poniżej:
Ostatni etap przygotowań – szkolenie pracowników
Zmiana formatu faktur to nie tylko kwestia IT. Działy sprzedaży, księgowości i controllingu muszą wiedzieć:
- czym jest faktura ustrukturyzowana,
- jak działa numer KSeF,
- jakie są konsekwencje błędów w danych,
- jak wygląda proces korekty faktury w systemie.
Warto przeprowadzić szkolenia jeszcze przed obowiązkowym wdrożeniem, aby uniknąć przestojów operacyjnych.
Wdrożenia w nowe zasady wymagają nie tylko księgowi, ale także osoby zatrudnione w dziale administracji oraz wszyscy, którzy zajmują się obiegiem dokumentów. Sięgaj po wysokiej jakości szkolenia prowadzone przez specjalistów, ale zwróć też uwagę na materiały udostępnianie przez Ministerstwo Finansów.