Koniec papierowych awizo. Biznes stawia na e-Doręczenia z Poczty Polskiej
Bywało, że w ciągu tygodnia pan Marek, właściciel małej firmy transportowej z Lublina, dostawał kilka awiz. Za każdym razem musiał wygospodarować czas, żeby pojechać na pocztę i odebrać przesyłkę.
– Czasem to było zwykłe pismo urzędowe, a innym razem dokument, który musiałem podpisać w ciągu dwóch dni. Wieczne odkładanie wszystkiego na później powodowało, że żyłem w stresie – wspomina.
Dziś to przeszłość. Wraz z tysiącami innych przedsiębiorców przeniósł się do świata e-Doręczeń – cyfrowego odpowiednika listu poleconego.
Dokument trafia do elektronicznej skrzynki, a system sam potwierdza jego wysyłkę i odbiór. Nie ma ryzyka, że coś zginie, utknie w urzędzie albo przyjdzie za późno.
– Dokument dociera do mnie w kilka sekund, mogę odpowiedzieć od razu i nie tracę dnia na logistykę – mówi Marek. – A do tego od razu mam potwierdzenie nadania lub odbioru, nie muszę trzymać papierów z pieczątkami. Wszystko jest online – dodaje.
Zamiast awiza powiadomienie w sekundę
Poczta Polska przez lata zmagała się z opinią instytucji uwięzionej w papierze. Dziś nadrabia zaległości i coraz odważniej stawia na cyfryzację. Jak zauważa Kinga Dobrzyń, dyrektor Biura Analiz i Cyfryzacji Procesów,
e-Doręczenia to jeden z filarów cyfrowej zmiany. Nasze dotychczasowe doświadczenia są pozytywne, a system jest gotowy na przyjęcie nowych użytkowników. Oferuje im nie tylko efektywność, ale i dostęp do nowoczesnych narzędzi zarządzania korespondencją” – podkreśla.
Od tego roku cyfrowa komunikacja nie jest już opcją, lecz obowiązkiem.
Najpierw objęła urzędy i zawody zaufania publicznego – m.in. adwokatów, księgowych i radców prawnych.
Od lipca dołączają przedsiębiorcy wpisani do CEIDG, którzy aktualizują swoje dane.
Ministerstwo Cyfryzacji przypomina, że od 1 stycznia 2026 r. kończy się okres przejściowy.
Od tego momentu wszystkie urzędy będą musiały korzystać z e-Doręczeń jako podstawowego kanału kontaktu z obywatelami i firmami.
To symboliczny koniec papierowych awizo – i początek jednej, cyfrowej drogi wymiany pism.
Jak z fakturami: najpierw nieufność, potem ulga
Papierowe awizo odchodzi do historii. Poczta Polska kończy erę kopert i pieczątek, wprowadzając e-Doręczenia – cyfrowy odpowiednik listu poleconego, który ma usprawnić kontakt firm z urzędami i klientami.
Kiedy pan Marek opowiada, jak wygląda jego praca, trudno nie zauważyć, że to prawdziwa rewolucja. Większość spraw załatwia online – bez kopert, listonoszy i ryzyka, że coś się zgubi.
Od stycznia tak będzie już z niemal całą urzędową korespondencją.
To trochę jak przejście z papierowych faktur na elektroniczne. Na początku wydaje się skomplikowane, ale kiedy człowiek raz spróbuje, nie wyobraża już sobie powrotu – mówi.
Zyskał czas, który może przeznaczyć na firmę, i pewność, że każdy dokument ma moc prawną. To, co jeszcze niedawno brzmiało jak przyszłość, dziś staje się codziennością.
ePoczta – cyfrowe biuro w kieszeni
Poczta Polska uruchomiła platformę ePoczta-Polska.pl na początku września. Dzięki niej małe firmy i osoby prywatne mogą kupować pakiety cyfrowych przesyłek i korzystać z usług dostarczanych przez KIR (Krajowej Izby Rozliczeniowej). Wśród nich są podpis elektroniczny Szafir i jego mobilna wersja mSzafir, a także firmowa pieczęć cyfrowa. To zestaw narzędzi, który pozwala prowadzić firmę w pełni online – od ofert i umów po kontakty z urzędami.
e-Doręczenia gwarantują bezpieczne przekazywanie dokumentów, ale nie odpowiadają za ich treść. Oznacza to, że system potwierdza, że pismo zostało wysłane i doręczone, ale nie weryfikuje, kto je podpisał ani czy jego treść jest prawdziwa. To trochę jak z listem poleconym: poczta dostarczy kopertę, ale nie sprawdza, co jest w środku.
Dlatego, gdy liczy się potwierdzenie tożsamości lub autentyczności dokumentu, w grę wchodzi kwalifikowany podpis elektroniczny KIR – mający pełną moc prawną w całej Unii Europejskiej.
Działa jak wirtualny dowód osobisty: potwierdza, kto podpisał dokument, i zabezpiecza go przed jakąkolwiek zmianą treści. Można go używać do podpisywania faktur, umów, wniosków czy dokumentów wysyłanych online.
Cyfrowa pieczątka zamiast gumowego stempla
Firmy i instytucje mogą też korzystać z tzw. pieczęci cyfrowej – elektronicznego odpowiednika tradycyjnego stempla. Przykładem jest kwalifikowana e-pieczęć mSzafir, również oferowana przez KIR i dostępną w ramach platformy Poczty Polskiej.
Pieczęć przypisana jest do konkretnej organizacji i zawiera jej dane identyfikacyjne.
System nadaje dokumentowi unikalny kod zabezpieczający, a każda próba zmiany treści automatycznie unieważnia pieczęć. W efekcie dokumenty firmowe są chronione przed fałszerstwem, a obieg dokumentów staje się szybszy, tańszy i w pełni zgodny z prawem.
To szczególnie wygodne rozwiązanie dla firm, które codziennie podpisują setki dokumentów – zamiast drukować i stemplować, wystarczy kilka kliknięć.
Nowa poczta, nowa codzienność
Coraz więcej osób przekonuje się, że cyfrowa korespondencja to nie tylko oszczędność, ale też bezpieczeństwo. To wygoda na co dzień, która eliminuje konieczność jeżdżenia z awizem i stania w kolejce – mówi Kinga Dobrzyń.
Tradycyjne awizo staje się więc symbolem minionej epoki.
Dla pana Marka i tysięcy innych przedsiębiorców to koniec biegania z papierami.
Wszystko trafia do jednej skrzynki elektronicznej, którą można otworzyć w biurze, w trasie czy w domu.
Zamiast tracić czas, mam go więcej. W biznesie to najcenniejsza waluta – podsumowuje przedsiębiorca.
