Trzy dni, które niszczą biznes. Takich nieobecności nie da się odrobić
Krótkie i niespodziewane nieobecności to operacyjny paraliż dla firm. Zwłaszcza, gdy pracownik znika bez słowa, a L4 pojawia się po fakcie. Mikołaj Zając z Conperio zdradza, jak opanować chaos informacyjny i zminimalizować koszty absencji pracownika.
W polskim systemie zwolnienie lekarskie może zostać wystawione z datą wsteczną co do zasady do 3 dni przed dniem badania, jeśli lekarz uzna, że pacjent był w tym czasie niezdolny do pracy. Wyjątkiem są zwolnienia psychiatryczne, gdzie lekarz może wystawić L4 wstecz na dłuższy okres, jeśli stan zdrowia pacjenta uniemożliwiał wcześniejszy kontakt z lekarzem.
W praktyce oznacza to, że pracownik może zniknąć z grafiku z dnia na dzień, a formalne usprawiedliwienie pojawia się dopiero po czasie.
Dla pracodawcy problemem nie jest samo L4, tylko brak informacji w momencie, gdy firma musi podjąć decyzję operacyjną: kto przejmuje zmianę, czy uruchamiamy zastępstwo, czy przesuwamy ludzi między liniami – mówi Mikołaj Zając, prezes Conperio, firmy doradczej specjalizującej się w problematyce absencji chorobowej.
Jego zdaniem, jeśli pracownik znika w piątek, a zwolnienie pojawia się dopiero w poniedziałek, to w wielu branżach straty są natychmiastowe i nieodwracalne.
Krótkie absencje są nieprzewidywalne i kosztowne
Mikołaj Zając twierdzi, że największe ryzyko dla firm nie wynika z długich zwolnień, które da się zaplanować i obudować procesowo. Najbardziej destrukcyjne są krótkie absencje (1–3 dni), o których pracodawca dowiaduje się po fakcie szczególnie wtedy, gdy nakładają się na weekend, okresy szczytu lub końcówkę miesiąca.
W takich sytuacjach pojawia się klasyczny efekt domina: brak jednej osoby w zespole wymusza nadgodziny, przesunięcia między zmianami, przeciążenie pozostałych pracowników i spadek jakości - wyjaśnia ekspert Conperio.
Zdaniem Zająca w produkcji i logistyce oznacza to ryzyko zatrzymania procesu lub niedoboru ludzi do obsady krytycznych stanowisk. W handlu i usługach przekłada się na dłuższe kolejki, spadek standardu obsługi i większą liczbę reklamacji.
Co istotne uważa on, że część tych strat nie daje się odrobić w kolejnych dniach. Jeśli nie obsłużono zmiany, nie zrealizowano wysyłki lub nie zamknięto procesu na czas, koszt pozostaje w firmie, niezależnie od tego, czy zwolnienie było zasadne.
Więcej wiadomości na temat zwolnień lekarskich można przeczytać poniżej:
Jak wyeliminować koszty nieobecności pracownika
Conperio podaje, że ograniczenie kosztów chaosu wywołanego L4 wstecznym nie wymaga rewolucji w prawie do zwolnień, ale doprecyzowania zasad komunikacji i zarządzania absencją.
Eksperci zaznaczają, że kluczowy jest obowiązek niezwłocznego poinformowania przełożonego o nieobecności, najlepiej przed rozpoczęciem pracy w dniu absencji, nawet jeśli zwolnienie formalnie pojawi się dopiero po wizycie. Taka informacja pozwala firmie zadziałać natychmiast: uruchomić zastępstwo, zmienić obsadę zmiany, przesunąć ludzi lub przeorganizować zadania.
W wielu organizacjach największą luką nie jest brak procedur, tylko brak szybkiej informacji. Absencja staje się problemem operacyjnym, kiedy firma dowiaduje się o niej po czasie – podkreśla Mikołaj Zając.
I dodaje, że jeśli chcemy ograniczać koszty absencji, musimy zarządzać nią jak procesem: na poziomie zespołu, konkretnego stanowiska i powtarzalnych wzorców, a nie tylko wskaźników w Excelu.
