Samorządy wchodzą w nową erę. AI już tam jest, procedury zostały w tyle

Dla skarbników jednostek samorządu terytorialnego jesień tradycyjnie jest najbardziej intensywnym okresem w roku. Tym razem przygotowanie projektów budżetów na kolejny rok zbiega się jednak z istotną zmianą zasad. W latach 2026-2027 równolegle funkcjonują dwie szczegółowe klasyfikacje budżetowe: dotychczasowa służy wykonaniu i sprawozdawczości za 2026 r., a nowa jest stosowana przy planowaniu budżetów na 2027 r.

Oznacza to, że pracownicy finansowi JST muszą jednocześnie zamknąć obecny rok według dotychczasowych zasad i przygotować kolejny już w nowym porządku. Zmiana nakłada się na okres przygotowywania dokumentów budżetowych, które samorządy muszą przedłożyć do 15 listopada.

I dodaje, że skarbnicy JST pracują pod ogromną presją i odpowiedzialnością – mówimy przecież o budżetach opiewających nawet na miliardy złotych. Błąd w dokumentach budżetowych może mieć poważne konsekwencje, dlatego w tym okresie szczególnie ważne są narzędzia, które pomagają ograniczać ryzyko.

Przygotowanie do reformy systemu budżetowego i nowej klasyfikacji było jednym z kluczowych tematów tegorocznego SkarbON-u, organizowanego przez Publink i Uniwersytet Ekonomiczny w Poznaniu. Podczas wydarzenia eksperci i praktycy analizowali m.in. konsekwencje nowych zasad dla codziennej pracy skarbników oraz ryzyka związane z ich wdrożeniem.

Do zmian regulacyjnych dochodzi drugie wyzwanie: AI wchodzi do finansów JST szybciej, niż regulujące jej wykorzystanie procedury. Ze wstępnej diagnozy przeprowadzonej przez dr hab. Sławomirę Kańdułę z Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu we współpracy z Publink wśród 82 skarbników JST wynika, że 86,6 proc. korzysta już ze sztucznej inteligencji w pracy skarbnika lub wydziału finansowego.

Doświadczenia są w większości pozytywne - tak ocenia je 75,6 proc. badanych. Jednocześnie 79,3 proc. spodziewa się istotnej zmiany sposobu pracy skarbnika w związku z rozwojem AI. Wyniki badania pokazują więc, że sztuczna inteligencja nie jest już w samorządowych finansach wyłącznie dyskusją o przyszłości.

Za praktyką nie zawsze nadążają jednak rozwiązania organizacyjne. 58,5 proc. respondentów deklaruje, że w ich JST nie ma zasad korzystania z AI, a 40,2 proc. że w ich jednostkach nie są planowane szkolenia w tym zakresie. Właśnie tę rozbieżność między oddolnym wykorzystaniem technologii a przygotowaniem organizacji autorzy diagnozy określają jako sytuację, w której praktyka wyprzedza spojrzenie zarządcze.

Brak zasad ma szczególne znaczenie w finansach publicznych, gdzie pracownicy mają dostęp nie tylko do publicznych danych budżetowych, ale również do informacji dotyczących konkretnych mieszkańców. Jednym z zagrożeń jest tzw. Shadow AI – samodzielne wykorzystywanie przez pracowników ogólnodostępnych narzędzi bez wiedzy i nadzoru organizacji.

Jak wskazuje Mateusz Klupczyński, ryzyko pojawia się zwłaszcza wtedy, gdy do zewnętrznych narzędzi trafiają informacje dotyczące mieszkańców, np. przy przygotowywaniu odpowiedzi w sprawach podatkowych.

Zdaniem eksperta połowa respondentów wskazuje na potrzebę dostępu do bezpiecznych, zgodnych z prawem i cyberbezpieczeństwem narzędzi AI. Wśród potrzeb pojawiają się również szkolenia i warsztaty, procedury korzystania z AI oraz wsparcie techniczne.

Więcej wiadomości na temat pieniędzy można przeczytać w Bizblog Spider's Web

Ekspert twierdzi, że połączenie reformy systemu budżetowego z coraz szerszym wykorzystaniem nowych technologii oznacza, że bezpieczeństwo finansowe JST zależy dziś nie tylko od znajomości przepisów. Coraz większego znaczenia nabierają także kompetencje cyfrowe, odpowiednie procedury oraz umiejętność bezpiecznego wykorzystywania narzędzi, które mogą odciążyć skarbników w najbardziej pracochłonnych zadaniach.