AI monitoruje pracowników. Nie każda kontrola jest legalna

Nowoczesne systemy monitorujące są znacznie bardziej zaawansowane niż tradycyjne narzędzia kontroli czasu pracy. Mogą analizować liczbę wykonanych połączeń, aktywność w aplikacjach firmowych, tempo realizacji zadań czy sposób korzystania z poczty elektronicznej.

Coraz częściej wykorzystują również algorytmy oceniające produktywność lub identyfikujące zachowania uznawane za potencjalnie ryzykowne dla organizacji. Takie rozwiązania pozwalają automatycznie tworzyć raporty, rankingi efektywności czy alerty dla przełożonych. W praktyce oznacza to, że decyzje dotyczące premii, awansów lub dodatkowej kontroli mogą być podejmowane na podstawie analiz wykonywanych przez algorytmy. A to już budzi niemałe kontrowersje natury prawnej.

Przepisy obowiązujące w Polsce dopuszczają stosowanie monitoringu w miejscu pracy, ale wyłącznie w określonych celach. Pracodawca może kontrolować pracowników, jeśli jest to niezbędne dla zapewnienia bezpieczeństwa, ochrony mienia, organizacji pracy, kontroli produkcji lub ochrony informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. Nie oznacza to jednak prawa do nieograniczonej obserwacji.

Monitoring musi być proporcjonalny do celu, jaki ma realizować, a zatem pracodawca nie może śledzić każdego działania pracownika ani ingerować w jego życie prywatne. Szczególnie problematyczne byłoby monitorowanie aktywności poza godzinami pracy lub na prywatnych urządzeniach wykorzystywanych przez pracownika.

Istotne jest również odpowiednie poinformowanie zatrudnionych o stosowanych metodach kontroli. Cel, zakres i sposób monitoringu powinny zostać opisane w regulaminie pracy, układzie zbiorowym albo obwieszczeniu. Pracownik musi wiedzieć, jakie dane są zbierane oraz w jaki sposób będą wykorzystywane.

Więcej poradników w Bizblog Spider's Web

W przypadku systemów wykorzystujących AI szczególne znaczenie mają przepisy o ochronie danych osobowych. Algorytmy monitorujące produktywność często prowadzą do profilowania pracowników, czyli automatycznej oceny ich zachowań, efektywności czy poziomu ryzyka. Samo profilowanie nie jest zabronione, ale wymaga spełnienia rygorystycznych wymogów wynikających z RODO. Pracodawca musi wykazać, że przetwarzanie danych jest niezbędne i oparte na odpowiedniej podstawie prawnej. Najczęściej będzie to uzasadniony interes administratora danych, związany z organizacją pracy lub bezpieczeństwem przedsiębiorstwa.

Konieczne jest jednak przeprowadzenie testu równowagi między interesem firmy a prawem pracownika do prywatności. W wielu przypadkach niezbędne może być także przeprowadzenie oceny skutków dla ochrony danych, tzw. DPIA. Dotyczy to szczególnie sytuacji, gdy monitoring ma charakter zautomatyzowany, odbywa się na dużą skalę i może znacząco wpływać na sytuację zatrudnionych.

Kluczowe znaczenie w kontekście wykorzystania sztucznej inteligencji do monitorowania pracowników zyskuje unijny AI Act. Przepisy te traktują część systemów wykorzystywanych do zarządzania pracownikami jako rozwiązania wysokiego ryzyka. Dotyczy to zwłaszcza narzędzi, których wyniki mogą wpływać na decyzje kadrowe, takie jak zatrudnienie, awans, przyznanie premii czy rozwiązanie umowy o pracę.

W praktyce oznacza to konieczność wdrożenia dodatkowych procedur związanych z zarządzaniem ryzykiem, dokumentowaniem działania systemów, zapewnieniem odpowiedniej jakości danych oraz nadzorem człowieka nad decyzjami wspieranymi przez AI. Firmy będą musiały również wykazać, że stosowane rozwiązania nie prowadzą do dyskryminacji pracowników.