Myślałam, że podłączenie do KSeF załatwi sprawę, ale to był dopiero początek. System zmienił obieg dokumentów w mojej firmie – od logistyki po księgowość. Oto mity, które wokół niego narosły i sposoby, jak nie zapętlić się w chaosie, lecz uczynić ten proces przyjaznym.
Do niedawna faktura funkcjonowała najczęściej jako wydruk albo plik PDF wysyłany mailem. Dziś powstaje w jednym, wspólnym dla całego rynku formacie, trafia na centralną platformę i otrzymuje własny numer oraz datę przyjęcia. Zmienił się jednak nie tylko kanał. Inny jest moment wystawienia i odbioru dokumentu, inny sposób poprawiania pomyłek, bo faktury nie można już zmienić bez korekty, i inny podział odpowiedzialności między ludzi i systemy.
Największa część pracy zaczyna się po podłączeniu firmy do systemu. Trzeba ustalić, kto pilnuje wysyłki, kto reaguje, gdy dokument nie zostanie przyjęty, kiedy faktura może trafić do klienta i w jaki sposób faktura kosztowa dociera do właściwej osoby, projektu i budżetu.
Najczęstszy błąd pierwszych miesięcy polegał na uznaniu, że to projekt wyłącznie księgowy. Tymczasem faktura inicjuje wydanie towaru, przyjęcie dostawy, rozliczenie zaliczki, kontrolę budżetu, reklamację i płatność, więc zmiana dotknęła niemal całej firmy.
Jeżeli zawiedzie łącze albo firmowy system, fakturę można wystawić w trybie awaryjnym, ale najpóźniej następnego dnia roboczego musi ona trafić do KSeF. Sprawność infrastruktury stała się elementem zgodności z przepisami, a takiego standardu niezawodności część przedsiębiorstw wcześniej w fakturowaniu nie potrzebowała.
KSeF przyspieszy obieg dokumentów, ale nie wykona pracy za firmę
Marta Dąbrowska, prezes Qustomity uważa, że KSeF nie rozwiązuje wszystkich problemów, ale przynosi wymierne usprawnienia.
Po pierwsze, mniej ręcznego przepisywania danych, a więc mniej pomyłek. Po drugie, większa standaryzacja, bo jeden format porządkuje podstawowy zakres informacji. Po trzecie, łatwiejsze łączenie systemów firm ze sobą. Po czwarte, szybszy obieg, bo faktura jest dostępna dla odbiorcy zaraz po przyjęciu przez system, bez czekania na e-mail czy przesyłkę. Po piąte, mniejsze ryzyko zgubienia dokumentu, bo nie ginie on w skrzynce pocztowej ani na biurku.
Te korzyści pojawiają się jednak tylko wtedy, gdy dane z KSeF są rzeczywiście włączone w wewnętrzny proces firmy. Sam fakt, że faktura znajduje się na platformie, nie oznacza jeszcze, że trafiła do właściwej osoby, została opisana, zaakceptowana i zaksięgowana - mówi Marta Dąbrowska, prezes Qustomity.
W jakie mity o nowym systemie wciąż wierzymy
Ekspertka obala mit, że wystarczy podłączyć się do KSeF i temat jest zamknięty. Podłączenie zapewnia przesyłanie dokumentów, ale nie projektuje procesu w firmie. Potrzebne są ustalone odpowiedzialności, ścieżki akceptacji, zasady na sytuacje wyjątkowe, testy i szkolenia.
Drugi mit zakłada, że KSeF zastąpi księgowość. System potrafi odczytać kwotę, stawkę czy numer NIP, ale nie rozstrzygnie, jak zakwalifikować nietypową operację i czy spełniono warunki odliczenia. Automatyzacja przesuwa pracę z przepisywania danych w stronę kontroli i obsługi wyjątków. Nie usuwa potrzeby kompetentnej księgowości - wyjaśnia Marta Dąbrowska.
Według niej trzeci mit głosi, że przedsiębiorca nie ma z KSeF żadnej korzyści finansowej. Zysk rzadko jest bezpośredni, ale wynika z krótszego obiegu, mniejszej liczby błędów i szybszego uruchomienia płatności. Dodatkowo podstawowy termin zwrotu VAT dla podatników korzystających z KSeF skrócono z 60 do 40 dni. Nie jest to jednak, wbrew obiegowej opinii, automatyczny zwrot w 20 dni.
Czwarty mit to przekonanie, że przed startem obowiązku wszystko było już gotowe i zamknięte. Nie było, o czym później - twierdzi Marta Dąbrowska.
Piąty mit brzmi: skoro KSeF przyjął fakturę, dokument jest poprawny. System sprawdza przede wszystkim zgodność z wymaganym formatem i regułami. Możliwa jest faktura formalnie bez zarzutu, a jednocześnie z błędną ceną, ilością czy stawką. Kontrola rachunkowa i biznesowa pozostaje po stronie wystawcy i odbiorcy, dlatego firmowy system nadal powinien porównywać fakturę z zamówieniem, dostawą i umową.
Więcej wiadomości na KSeF można przeczytać w Bizblog Spider's Web:
Dialog z resortem działa, ale błędy kosztują
Trzeba to powiedzieć wprost: dokumentacja i środowiska testowe były rozwijane bardzo blisko terminu uruchomienia, a część potrzeb branż i firm tworzących oprogramowanie nie została uwzględniona. Dla zespołów przygotowujących systemy oznaczało to pracę na zmieniających się założeniach, ponawianie testów i zabezpieczanie sytuacji, których standardowy przebieg nie obsługiwał.
Zdarzały się też dokumenty formalnie zgodne z wymaganiami, ale trudne do jednoznacznej interpretacji, na przykład faktury zaliczkowe albo dokumenty jednostek samorządu terytorialnego. Zgodność techniczna nie była równoznaczna z biznesową - ocenia Marta Dąbrowska z Qustomity.
Jej zdaniem druga strona tego obrazu też jest istotna: resort finansów zbiera uwagi od rynku. Od udostępnienia interfejsu programistycznego wiele podmiotów bierze udział w rozmowach z Centrum Informatyki Resortu Finansów. Tam zgłaszane są błędy i przedstawiany punkt widzenia klientów, a obecnie konsultowany jest zbiorczy identyfikator.
Ten kanał działa i właśnie dzięki niemu standard będzie dojrzewał. Wniosek na przyszłość dotyczy raczej kolejności prac niż samego pomysłu: przy zmianach tej skali dokumentacja i środowiska testowe powinny być stabilne wyraźnie wcześniej, żeby firmy testowały procesy, a nie zmieniające się założenia - tłumaczy ekspertka.
Jednym z niedoszacowanych skutków zmiany okazało się to, kto w firmie widzi faktury zakupowe. Platforma przekazuje dokumenty przypisane do podatnika, ale nie zna jego struktury wewnętrznej. Nie wie, która faktura dotyczy którego oddziału, projektu czy centrum kosztowego i kto powinien ją zobaczyć.
Jeżeli firma potraktuje pobieranie faktur jako jeden wspólny strumień i nada zbyt szerokie uprawnienia, dostęp może wyjść poza zakres obowiązków. Dotyczy to danych handlowych, ale też faktur za wynagrodzenia, usługi prawne, badania czy inwestycje. Potrzebne są uprawnienia ograniczone do rzeczywistych zadań, rejestrowanie, kto sięgnął po dokument, i ich okresowy przegląd.
KSeF komplikuje przyjęcie towarów na magazyn
Według Dąbrowskiej dobrze widać to w farmacji i w branży spożywczej. Tam faktura nie jest wyłącznie zestawieniem wartości i podatku, bo dla przyjęcia towaru, jakości i możliwości wycofania partii z rynku liczą się numer serii, data ważności czy kod produktu.
System pozwala przekazywać dane dodatkowe i załączniki, ale nie istnieje jeden obowiązkowy sposób ich zapisu. Jeden dostawca umieszcza numer serii w opisie pozycji, drugi w polu dodatkowym, trzeci przesyła pełną specyfikację poza KSeF. W efekcie magazyn dostaje fakturę bez części informacji potrzebnych do przyjęcia dostawy, a reszta dociera po staremu, mailem lub przez portal dostawcy.
Zamiast jednego źródła danych powstają dwa, które trzeba uzgodnić. To jest różnica między możliwością techniczną a standardem rynkowym i dopóki nie ustali go rynek, koszt tłumaczenia ponosi odbiorca - komentuje Marta Dąbrowska.
Najważniejszy wniosek z pierwszego półrocza brzmi: gotowość techniczna i gotowość biznesowa to dwa różne stany. Pierwsza znaczy, że firma potrafi wysłać i odebrać dokument. Druga, że potrafi na jego podstawie bezpiecznie prowadzić sprzedaż, zakupy, logistykę, księgowanie i płatności.
KSeF nie należy ani idealizować, ani przekreślać. Jest potrzebną infrastrukturą, która przynosi korzyści, ale wymaga dalszego rozwoju i dojrzałego wdrożenia po stronie przedsiębiorstw. Najlepszą miarą sukcesu nie jest samo podłączenie do platformy. Jest nią faktura, która trafia do właściwego procesu, zawiera potrzebne dane, zostaje poprawnie rozliczona i prowadzi do sprawnej płatności - podsumowuje Marta Dąbrowska, prezes Qustomity.
Pierwsze szlify zdobywała w mediach powiatowych. W Bizblog.pl najczęściej pisze o handlu, biznesie, nieruchomościach. Kocha sarkazm, czarny humor i muzykę, bez której nie potrafi żyć.