Firma zapytała skarbówkę, czy wysyłanie klientom PDF-ów z dodatkowymi informacjami przy fakturach w KSeF-ie może narazić ją na kłopoty. Bała się, że dla fiskusa taki dokument z może oznaczać podwójny VAT.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wydał interpretację dotyczącą firmy, która chciała upewnić się, czy sposób przekazywania dokumentów klientom po wejściu obowiązkowego KSeF-u nie narazi jej na dodatkowy VAT. Specyfika działalności firmy oznacza konieczność wykorzystywania plików PDF jako wizualizacji faktur, ale z dodatkowymi danymi.
Wizualizacja faktury a KSeF
Firma zwróciła się do skarbówki, ponieważ nie wiedziała, czy nie naraża się na kłopoty. Jej działalność wymaga obsługi wielu klientów i sprawnego przekazywania informacji związanych ze sprzedażą. W ramach codziennej pracy korzysta z systemu ERP, czyli narzędzia do zarządzania zamówieniami i dokumentami. Z niego generuje pliki PDF zawierające nie tylko dane sprzedażowe, ale także informacje potrzebne przy dostawach i współpracy z odbiorcami.
Specyfika działalności przedsiębiorstwa sprawia, że sama faktura nie zawsze zawiera wszystkie dane przydatne odbiorcy. Na wizualizacjach wysyłanych mailem pojawiają się między innymi informacje logistyczne, takie jak numery palet, waga brutto, dane transportu, kody QR, warunki dostawy czy inne ustalenia handlowe. Firma chciała nadal przekazywać takie dokumenty po uruchomieniu KSeF-u, aby zachować dotychczasowy sposób obsługi.
Wątpliwości firmy wynikały z tego, że w nowym systemie jedyną prawowitą fakturą jest plik XML w Krajowym Systemie e-Faktur. Przedsiębiorcy obawiali się, że wysłanie klientowi dodatkowego PDF-a może zostać potraktowane jako wystawienie drugiego dokumentu sprzedaży. W konsekwencji mogłoby to oznaczać konieczność zapłaty VAT po raz drugi. Dlatego firma poprosiła o wyjaśnienie zasad.
Więcej w Bizblog Spider's Web o podatkach:
Chodziło przede wszystkim o przepis ustawy o VAT, który dotyczy sytuacji, gdy na dokumencie wykazano podatek, mimo że nie powinien on zostać naliczony. Firma chciała mieć pewność, że przekazywana klientom wizualizacja nie zostanie uznana za samodzielną fakturę. Zapytała więc Dyrektora KIS, jak należy traktować taki sposób działania i czy jest on zgodny z przepisami.
Co na to skarbówka?
Skarbówka przyznała firmie rację i potwierdziła, że przygotowywany przez nią PDF lub wydruk nie będzie drugą fakturą. Taki dokument może pełnić tylko funkcję pomocniczą, czyli ułatwiać klientowi korzystanie z informacji zawartych w fakturze ustrukturyzowanej. Nie powoduje to obowiązku ponownego rozliczenia VAT-u, jeśli spełnione są wskazane warunki.
Interpretacja wskazuje jednak warunki, które muszą zostać spełnione. Dane podatkowe na wizualizacji muszą być identyczne z tymi w pliku XML przesłanym do KSeF-u, a dodatkowe informacje nie mogą zmieniać wartości transakcji ani kwoty podatku. Dokument powinien także zawierać numer KSeF oraz kod QR pozwalający sprawdzić fakturę w systemie. Ważna jest też jego czytelność.
Dla przedsiębiorców oznacza to, że po wdrożeniu KSeF-u nadal będą mogli przekazywać klientom własne formatki z dodatkowymi informacjami. Mogą one zawierać dane logistyczne lub handlowe, o ile nie wprowadzają odbiorcy w błąd i pozostają zgodne z fakturą w systemie państwowym. Stanowisko skarbówki daje firmom większą swobodę w obsłudze klientów.
Tematyką ekonomiczną zajmuje się od dziesięciu lat. Od 2014 do 2019 r. był dziennikarzem Money.pl, wcześniej współtworzył serwisy Mototok.pl i Biztok.pl w ramach Grupy O2, a następnie Wirtualnej Polski. W Bizblogu pisze o biznesie, prawie i podatkach.