Firma zapytała skarbówkę, czy może po prostu usuwać błędne projekty faktur w swoim systemie księgowym przed wysłaniem ich do KSeF-u. Bała się, że nawet jeśli taki dokument nie trafił jeszcze do KSeF-u ani do klienta, to nie można go ot tak anulować bez żadnych konsekwencji.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wydał interpretację, która rozwiewa wątpliwości części przedsiębiorców dotyczące wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur. Sprawa dotyczy firmy stosującej wieloetapowy proces akceptacji dokumentów księgowych. Spółka chciała ustalić, czy dokument wygenerowany w systemie może być traktowany przez fiskusa jako formalnie wystawiona faktura.
Czy xml to już faktura?
We wniosku o interpretację firma wyjaśniła, że jej system finansowo-księgowy automatycznie tworzy plik xml zawierający wszystkie dane przyszłej e-faktury. Taki dokument trafia najpierw do wewnętrznej weryfikacji i wymaga zatwierdzenia przez uprawnione osoby. Zdarza się, że na tym etapie wykrywane są błędy, na przykład w opisie usługi lub kwotach, co skutkuje odrzuceniem przygotowanego wcześniej projektu faktury.
Firma bała się, że już samo wygenerowanie pliku xml w systemie może zostać uznane przez skarbówkę za wystawienie faktury. Mogłoby to oznaczać ryzyko powstania obowiązków podatkowych związanych z błędnym dokumentem. Firma chciała też uniknąć sytuacji, w której każdy odrzucony projekt musiałby być formalnie korygowany i raportowany w KSeF-ie, mimo że nigdy nie został wysłany do kontrahenta.
Dla pewności spółka wystąpiła o interpretację indywidualną, by dostać jednoznaczne potwierdzenie, że dokument pozostający wyłącznie w jej systemie informatycznym nie jest dokumentem wywołującym skutki prawno-podatkowe. Kluczowe było ustalenie, czy taki plik można bezpiecznie usunąć po wykryciu błędów, bez konieczności tworzenia korekt, notatek czy zapisów w KSeF-ie.
Więcej o interpretacjach podatkowych w Bizblog Spider's Web
Dyrektor KIS wyjaśnił, że dokument przygotowany w programie księgowym nie staje się fakturą tylko dlatego, że został wygenerowany w formacie xml. Dopóki nie zostanie przesłany do KSeF-u, nie otrzyma numeru identyfikacyjnego ani nie zostanie przekazany klientowi, pozostaje projektem, który nie wywołuje skutków przewidzianych przez przepisy podatkowe.
Poszło do KSeF-u? Nie ma odwrotu
Skarbówka podkreśliła, że faktura zaczyna funkcjonować w obrocie prawnym dopiero po jej formalnym udostępnieniu drugiej stronie lub skutecznym przesłaniu do KSeF-u. Jeżeli dokument nie opuścił wewnętrznych struktur firmy, podatnik może go anulować i usunąć bez żadnych konsekwencji podatkowych.
KIS zwrócił jednak uwagę na ważne ograniczenie. W samym KSeF-ie nie istnieje możliwość anulowania dokumentu, który został już skutecznie przesłany do systemu. Jeśli plik przejdzie weryfikację i otrzyma wymagany numer, staje się pełnoprawną fakturą. W takiej sytuacji wszelkie pomyłki można poprawić tylko poprzez wystawienie odpowiedniej e-faktury korygującej.
Opisana interpretacja to ważny sygnał dla innych firm korzystających z rozbudowanych procedur akceptacji dokumentów. Potwierdza, że działania podejmowane przed wysłaniem faktury do KSeF-u pozostają sprawą wewnętrzną przedsiębiorstwa i nie powodują skutków podatkowych. Oznacza to możliwość spokojnego wychwytywania błędów przed ostatecznym przesłaniem dokumentu do systemu.
Tematyką ekonomiczną zajmuje się od dziesięciu lat. Od 2014 do 2019 r. był dziennikarzem Money.pl, wcześniej współtworzył serwisy Mototok.pl i Biztok.pl w ramach Grupy O2, a następnie Wirtualnej Polski. W Bizblogu pisze o biznesie, prawie i podatkach.