Faktura w PDF-ie to przepis na kłopoty. Wystarczy jeden drobny błąd

Dla przedsiębiorcy faktura najczęściej oznacza dokument, który można otworzyć, przeczytać, wydrukować albo przesłać klientowi. W Krajowym Systemie e-Faktur najważniejszy jest jednak nie PDF, lecz plik XML.

To właśnie dane przesłane do KSeF stanowią właściwą fakturę. PDF jest jedynie jej wizualizacją, czyli czytelnym przedstawieniem informacji zapisanych w pliku XML. Problem pojawia się wtedy, gdy te dwa dokumenty nie są identyczne.

W praktyce przedsiębiorca może wystawić fakturę w swoim programie księgowym, przesłać ją do KSeF, a następnie wygenerować PDF i wysłać do kontrahenta. Dokument może wyglądać niemal tak samo. Z punktu widzenia przepisów decydujące znaczenie mają jednak dane zapisane w KSeF.

Joanna Łuksza, kierownik Zespołu Ekspertów Księgowych w IFIRMA.PL, zwraca uwagę, że w kilku interpretacjach indywidualnych fiskus dopuścił traktowanie wizualizacji faktury jako odrębnego dokumentu.

Nie chodzi więc wyłącznie o literówkę, która utrudni odczytanie dokumentu. Znaczenie mają różnice dotyczące kwot, stawek VAT, danych kontrahenta, dat, numerów dokumentów albo opisu sprzedaży.

Przedsiębiorca może być przekonany, że wysłał klientowi prawidłową fakturę, ponieważ PDF wygląda poprawnie. Tymczasem w KSeF mogą znajdować się inne dane. Możliwa jest także odwrotna sytuacja. Faktura zapisana w systemie jest prawidłowa, ale program wygenerował PDF z błędami.

W nowym systemie przedsiębiorca powinien pamiętać, że PDF nie zastępuje dokumentu przesłanego do KSeF. Jest jedynie jego przedstawieniem w formie, którą można łatwo przeczytać.

Ma to znaczenie również dla odbiorcy. Kontrahent może dostać wiadomość z załączonym PDF-em, ale fakturę powinien odebrać w KSeF. Jeżeli dane w obu wersjach będą się różnić, pojawia się pytanie, który dokument został faktycznie ujęty w księgach i na jakiej podstawie odliczono VAT.

Ryzyko rośnie, gdy przedsiębiorca albo jego księgowość pracują wyłącznie na przesyłanych wizualizacjach i nie porównują ich z dokumentami znajdującymi się w systemie.

Najbezpieczniejszy schemat powinien wyglądać następująco. Faktura zostaje prawidłowo przesłana do KSeF i otrzymuje numer identyfikujący ją w systemie. Wygenerowany PDF dokładnie odzwierciedla dane zapisane w pliku XML. Ewentualne błędy są poprawiane za pomocą faktury korygującej, a nie przez ręczną zmianę samego PDF-u.

Po przesłaniu faktury do KSeF nie można już swobodnie zmodyfikować jej treści. Jeżeli przedsiębiorca zauważy błąd, powinien wystawić korektę. Zmiana wizualizacji bez zmiany dokumentu znajdującego się w systemie nie naprawia faktury.

Rozbieżności nie zawsze muszą wynikać z celowego działania przedsiębiorcy. Mogą pojawić się przy generowaniu dokumentu przez program finansowo-księgowy albo podczas wymiany danych pomiędzy różnymi systemami.

Plik XML zawiera informacje w ściśle określonej strukturze. Program księgowy następnie odczytuje te dane i przedstawia je na ekranie albo tworzy z nich PDF. Jeżeli część informacji zostanie nieprawidłowo przypisana, pominięta lub zaokrąglona, wizualizacja może różnić się od właściwej faktury.

Dlatego firma powinna sprawdzić nie tylko, czy program potrafi wysłać fakturę do KSeF, ale także czy prawidłowo tworzy dokument przesyłany później klientowi.

Koniecznie należy zwrócić uwagę:

Sama informacja, że faktura została poprawnie przyjęta przez KSeF, nie daje jeszcze gwarancji, że wygenerowany później PDF wygląda dokładnie tak samo.

Problem został już zauważony przez Ministerstwo Finansów. Z materiału IFIRMA.PL wynika, że resort zapowiada prace nad rozwiązaniem wątpliwości dotyczących wizualizacji faktur. Niewykluczone, że konieczna będzie także zmiana podejścia prezentowanego wcześniej w interpretacjach indywidualnych.

Na razie firmy powinny przyjąć, że właściwym dokumentem jest faktura zapisana w KSeF. PDF wysyłany klientowi musi być z nią zgodny, ale nie powinien być traktowany jako niezależna wersja dokumentu, którą można później dowolnie poprawiać.

Po pierwszych miesiącach działania KSeF przedsiębiorcy lepiej radzą sobie z logowaniem, certyfikatami, tokenami i nadawaniem uprawnień. System ma też przynosić praktyczne korzyści, takie jak automatyzacja obiegu dokumentów, dostęp do faktur w jednym miejscu oraz większy porządek w firmowej dokumentacji.

Jednocześnie dopiero codzienne korzystanie z systemu ujawnia problemy, których wcześniej nie było widać. Jednym z nich jest właśnie relacja między fakturą ustrukturyzowaną a jej wizualizacją.

Ministerstwo Finansów zapowiada dalszą rozbudowę KSeF. System ma docelowo obejmować nie tylko wystawienie faktury, ale także jej akceptację, księgowanie i rozliczenie płatności. Resort planuje również rozwój interfejsu API oraz utrzymanie tokenów po 2027 r. Za pośrednictwem API przedsiębiorcy mają w przyszłości zgłaszać podejrzane, tzw. scamowe faktury.

Zanim pojawią się nowe rozwiązania, firmy powinny sprawdzić, czy dokument widoczny dla kontrahenta rzeczywiście odpowiada fakturze zapisanej w KSeF. W nowym systemie nawet ładnie wyglądający PDF nie przesądza bowiem o tym, co faktycznie trafiło do skarbówki.