Skarbówka nieco za bardzo rozpędziła się w interpretacjach dotyczących KSeF-u. Wydaje rygorystyczne interpretacje grożące przedsiębiorcom ryzykiem zapłaty podwójnego VAT-u, gdy popełnią błędy w wizualizacjach faktur. Ministerstwo Finansów musiało zareagować specjalnym komunikatem, w którym zapowiedziało analizę stanowiska skarbówki.
Ministerstwo Finansów zabrało głos w sprawie faktur w KSeF-ie z powodu licznych interpretacji Krajowej Informacji Skarbowej, przez które na przedsiębiorców padł blady strach. Według skarbówki nawet różnice w nazwach pól czy zakresie danych między PDF-em a plikiem XML mogą oznaczać powstanie drugiej, pustej faktury, od której trzeba zapłacić VAT. Resort finansów ma dla firm kilka dobrych rad.
Problem z wizualizacjami faktur
Zaznaczmy, że opisywany problem nie dotyczy samego KSeF, ale tak zwanych wizualizacji faktur, czyli plików PDF i wydruków, które sobie wysyłają dla ułatwienia rozliczeń. Problem polega na tym, że skarbówka przyjęła tu bardzo rygorystyczne podejście. Uznała, że jeśli taka przygotowana wizualizacja nie odpowiada dokładnie danym zapisanym w pliku XML w KSeF-ie, to można ją potraktować jako osobny dokument. To oznacza ryzyko zastosowania art. 108 ustawy o VAT, czyli konieczność zapłaty tego podatku jeszcze raz.
Sprawa zrobiła się na tyle poważna, że Ministerstwo Finansów zostało zasypane pytaniami, czy popiera takie podejście skarbówki. Wywołany do odpowiedzi resort Andrzeja Domańskiego nie odciął się jednak od drakońskich interpretacji indywidualnych, a na razie tylko zapowiedział ich analizę.
MF w wydanym stanowisku tłumaczy, że przepisy pozwalają firmom samodzielnie decydować o wyglądzie wizualizacji faktury, czyli można zastosować własny układ graficzny czy logo. Resort finansów zaznacza, że swoboda nie oznacza jednak możliwości zmieniania treści dokumentu. Dane przedstawione na zewnątrz muszą być zgodne z kluczowymi informacjami zapisanymi w pliku XML przesłanym do KSeF-u.
Jak bezpiecznie wysłać obraz faktury?
W praktyce oznacza to, że problemem nie jest sam PDF. Kłopot zaczyna się wtedy, gdy wizualizacja przestaje wiernie przedstawiać fakturę znajdującą się w KSeF-ie. Resort przypomina też, że dokument udostępniany kontrahentowi poza systemem powinien zawierać kod QR, aby można było sprawdzić oryginał faktury w KSeF-ie.
Jaką radę ma ministerstwo dla firm, które chcą po prostu przekazać klientowi informacje potrzebne do zapłaty za fakturę? Najlepiej zrobić to w formie potwierdzenia transakcji, bo taki dokument ma charakter biznesowy i nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT. MF tłumaczy, że dzięki temu może służyć jako prosty sposób przekazania najważniejszych informacji bez tworzenia kolejnego dokumentu przypominającego fakturę.
Jak powinno wyglądać takie potwierdzenie? Powinno zawierać same niezbędne informacje, czyli dane sprzedawcy i nabywcy, numer faktury oraz łączną kwotę należności. Potrzebny jest także nagłówek „potwierdzenie transakcji” i dwa odpowiednie kody QR, pozwalające sprawdzić fakturę oraz jej wystawcę. MF ostrzega, że im więcej dodatkowych informacji przypominających fakturę, tym większe ryzyko, że dokument zostanie uznany za fakturę wystawioną poza KSeF-em.
Tematyką ekonomiczną zajmuje się od dziesięciu lat. Od 2014 do 2019 r. był dziennikarzem Money.pl, wcześniej współtworzył serwisy Mototok.pl i Biztok.pl w ramach Grupy O2, a następnie Wirtualnej Polski. W Bizblogu pisze o biznesie, prawie i podatkach.