Pilotaż krótszego tygodnia pracy działa, ale ma haczyk: sama zmiana grafiku to za mało. Prawdziwym wrogiem efektywności okazuje się cyfrowy chaos, w którym menedżerowie marnują blisko 30 proc. czasu.
Dotychczasowe wyniki pilotażowego programu skrócenia czasu pracy, trwającego od początku tego roku, wskazują, że biorące w nim udział firmy nie odnotowały dotychczas negatywnych zmian w działaniu, ich sytuacja finansowa pozostaje stabilna, a projekty są realizowane terminowo i zgodnie z harmonogramem.
Takie wnioski ogłosił niedawno Zespół ds. Skrócenia Czasu Pracy, organ opiniodawczo-doradczy Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. W pierwszym półroczu uczestnicy pilotażu skrócili czas pracy o 10 proc., a w drugim już o 20 proc. Zakończenie pilotażu planowane jest na koniec 2026 roku.
Pierwsze informacje na temat rezultatów pilotażu są obiecujące, ale warto pamiętać, że skrócenie czasu pracy nie może ograniczać się do zmiany grafiku – mówi Tomasz Wykowski, Country Manager Poland w Factorial.
Twierdzi też, że już w założeniach programu zwrócono uwagę na konieczność zmian organizacyjnych i technologicznych, które pozwolą firmom utrzymać sprawność działania przy mniejszej liczbie przepracowanych godzin.
To oznacza konieczność przyjrzenia się temu, gdzie dziś tracony jest czas: na szukanie rozproszonych informacji, wielokrotne wykonywanie tych samych czynności czy obsługę procesów, które można uprościć lub zautomatyzować – wyjaśnia Tomasz Wykowski.
Jego zdaniem, zanim więc spróbuje się zmieścić pięć dni pracy w czterech, warto sprawdzić, jaką część obecnego czasu roboczego rzeczywiście przeznaczamy na zadania, które wymagają wiedzy i zaangażowania pracownika, a jaka jest pochłaniana przez organizacyjny chaos.
Pół miliona złotych rocznie kosztuje cyfrowy chaos
Jak wynika z najnowszego badania Factorial, prawie połowa menedżerów w europejskich firmach (49 proc.) deklaruje, że tygodniowo przeznacza nawet 30 proc. czasu pracy na szukanie informacji, wyjaśnianie rozbieżności w danych i poprawianie wcześniej wykonanych zadań.
Jednocześnie aż 65 proc. zauważyło, że konieczność częstego przełączania się między różnymi aplikacjami niezbędnymi do pracy utrudnia skupienie się na ważniejszych kwestiach.
Według wyliczeń Factorial w polskiej firmie zatrudniającej 500 osób roczny koszt fragmentacji procesów i narzędzi może przekraczać pół miliona złotych. Szacunki te uwzględniają wyłącznie czas tracony przez pracowników, a do tego dochodzi jeszcze np. koszt nieefektywnie wykorzystywanego oprogramowania.
Więcej wiadomości na temat pracy można przeczytać w Bizblog Spider's Web
Firmy tracą kontrolę nad wydatkami na oprogramowanie
Z raportu Factorial wynika również, że 42 proc. europejskich firm korzysta z co najmniej dwóch płatnych narzędzi, które pełnią zasadniczo tę samą funkcję. Tylko 28,5 proc. badanych organizacji zna dokładną wartość środków wydawanych każdego roku na oprogramowanie, które jest używane rzadko lub wcale.
Aż 62 proc. opiera się na szacunkach, a 10 proc. nie potrafi określić, ile pieniędzy traci w ten sposób. Trzech na czterech ankietowanych menedżerów jest zdania, że ich firma działałaby lepiej, gdyby korzystała z mniejszej liczby narzędzi, ale lepiej zintegrowanych. Tylko 18 proc. uważa, że obecny zestaw narzędzi dobrze się sprawdza.
Cyfryzacja sama w sobie nie oznacza jeszcze, że firma będzie działać sprawniej. Jeśli chcemy realnie skracać czas pracy bez utraty efektywności, potrzebujemy przede wszystkim prostszych procesów i lepszego przepływu informacji – ocenia Tomasz Wykowski, Country Manager Poland w Factorial.
I dodaje, że dopiero na takim fundamencie automatyzacja może rzeczywiście zdejmować z ludzi powtarzalne zadania, zamiast stawać się kolejną warstwą technologii, którą trzeba obsługiwać.
Firmy coraz częściej starają się odzyskiwać czas właśnie poprzez automatyzację powtarzalnych procesów. Obecnie 38 proc. badanych europejskich organizacji wykorzystuje AI jako wsparcie przy przygotowywaniu odpowiedzi, podsumowań czy dokumentów, a podobny odsetek powierza jej rutynowe zadania administracyjne, zachowując jednak kontrolę człowieka. Tylko 7 proc. firm deklaruje, że pozwoliło technologii przejąć całe procesy.
Pierwsze szlify zdobywała w mediach powiatowych. W Bizblog.pl najczęściej pisze o handlu, biznesie, nieruchomościach. Kocha sarkazm, czarny humor i muzykę, bez której nie potrafi żyć.