Przedsiębiorca idzie na urlop. Czy wakacje można wrzucić sobie w koszty?
Samozatrudnionemu nie przysługuje urlop gwarantowanego przez Kodeks pracy. Może jednak zapewnić sobie płatną przerwę w umowie B2B, do tego zawiesić działalność, skorzystać z wakacji składkowych albo połączyć wyjazd z pracą. Nie oznacza to jednak, że rodzinne wakacje da się bez problemu wrzucić w koszty.
Urlop przedsiębiorcy trzeba zaplanować nie tylko pod kątem wyjazdu. Znaczenie mogą mieć zapisy w umowach B2B, terminy realizacji zleceń, składki ZUS, podatki oraz organizacja firmy podczas nieobecności.
Samozatrudniony nie ma ustawowego urlopu
B2B nie podlega przepisom Kodeksu pracy. Samozatrudniony występuje wobec kontrahenta jako przedsiębiorca, a nie pracownik. Nie nabywa więc ustawowego prawa do 20 albo 26 dni płatnego urlopu wypoczynkowego. Nie oznacza to jednak, że osoba pracująca na B2B musi być dostępna przez cały rok.
Wiele kontraktów przewiduje możliwość czasowego niewykonywania usług. Taka przerwa może być płatna albo bezpłatna. Wszystko zależy od ustaleń między stronami. Dlatego warunki odpoczynku warto negocjować jeszcze przed podpisaniem umowy. Kontrakt może określać liczbę dni przerwy w roku, zasady jej zgłaszania oraz możliwość podziału wolnego na krótsze okresy oraz wysokość wynagrodzenia podczas nieobecności oraz termin, w którym trzeba poinformować o planowanym wyjeździe.
Warto również ustalić, czy podczas wolnego samozatrudniony ma obowiązek reagować na pilne wiadomości. Płatna przerwa, podczas której trzeba codziennie odpowiadać na maile i uczestniczyć w spotkaniach, może istnieć w umowie, ale z odpoczynkiem ma już niewiele wspólnego.
Kontrahent nie respektuje wolnego? Liczy się umowa
Jeżeli prawo do przerwy od pracy zostało zapisane w umowie to sytuacja jest jasna.
Jeśli kontrahent odmawia udzielenia przerwy lub nie wypłaca wynagrodzenia za ten okres, samozatrudniony może wystąpić z roszczeniem o zapłatę wynagrodzenia za czas przysługującej „przerwy”, powołując się na naruszenie umowy. Sprawa zostanie wtedy rozstrzygnięta w postępowaniu cywilnym – wyjaśnia Paulina Chwil, ekspert ds. ZUS i prawa pracy oraz księgowa w CashDirector S.A.
Sytuacja wygląda inaczej, jeżeli samozatrudnienie ukrywa stosunek pracy. Samo nazwanie umowy kontraktem B2B nie przesądza o charakterze współpracy. Znaczenie ma to, jak wykonywanie obowiązków wygląda w praktyce.
Jeżeli osoba pracuje pod kierownictwem przełożonego, w wyznaczonym miejscu i czasie, a sposób wykonywania obowiązków odpowiada warunkom zatrudnienia na etacie, może powstać spór o ustalenie istnienia stosunku pracy. Dopiero jego rozstrzygnięcie może otworzyć drogę do dochodzenia praw wynikających z Kodeksu pracy, w tym związanych z urlopem.
Od 2026 r. działa też ważna zmiana dla osób, które po okresie prowadzenia działalności przechodzą na etat. Okres prowadzenia firmy może zostać doliczony do stażu pracy, od którego zależy między innymi wymiar urlopu. W sektorze prywatnym nowe zasady obowiązują od 1 maja 2026 r. Nie oznacza to jednak przyznania urlopu osobie nadal pracującej na B2B. Uprawnienie może mieć znaczenie dopiero po zatrudnieniu na umowę o pracę i udokumentowaniu wcześniejszej aktywności.
Dłuższa przerwa? Można zawiesić firmę
Przedsiębiorca planujący dłuższy odpoczynek może rozważyć zawieszenie działalności gospodarczej. Co do zasady działalność wpisaną do CEIDG można zawiesić na czas nieokreślony albo na okres nie krótszy niż 30 dni. Wyjątek dotyczy lutego.
Zawieszenie nie jest jednak rozwiązaniem dla osoby, która chce rano realizować zlecenia, a po południu odpoczywać na plaży. W tym czasie przedsiębiorca nie może prowadzić bieżącej działalności ani osiągać z niej nowych przychodów. Może natomiast wykonywać niektóre czynności niezbędne do zabezpieczenia firmy, regulować wcześniejsze zobowiązania lub przyjmować należności powstałe przed zawieszeniem.
To rozwiązanie może mieć sens między innymi przy sezonowej działalności albo wtedy, gdy przedsiębiorca rzeczywiście planuje całkowicie odłożyć pracę na kilka tygodni.
Wakacje składkowe nie oznaczają miesiąca bez ZUS
Inną możliwością są wakacje składkowe. Przedsiębiorca może skorzystać ze zwolnienia z opłacania części własnych składek za jeden wybrany miesiąc w roku. Ulga obejmuje między innymi składki emerytalną, rentową i wypadkową, ale nie zwalnia ze składki zdrowotnej. Nie obejmuje też składek opłacanych za pracowników. Co ważne, podczas korzystania z wakacji składkowych nie trzeba zawieszać działalności i można normalnie prowadzić firmę.
Wniosek trzeba złożyć przez eZUS w miesiącu poprzedzającym miesiąc objęty ulgą. Przedsiębiorca, który przypomni sobie o wakacjach składkowych dopiero po rozpoczęciu urlopu, może więc nie zdążyć z formalnościami.
Samozatrudniony korzystający z wakacji składkowych ma 2 wyjścia: może prowadzić firmę lub udać się na zasłużony urlop i przeznaczyć zaoszczędzone środki na rekreację. Lato naturalnie kojarzy się z wypoczynkiem, ale wybór terminu wakacji od ZUS wcale nie musi pokrywać się z sezonem urlopowym – zauważa Paulina Chwil.
Wakacje składkowe mogą zmniejszyć koszty działalności w miesiącu, w którym przedsiębiorca planuje ograniczyć liczbę zleceń. Nie są jednak odpowiednikiem płatnego urlopu. Budżet państwa finansuje część składek, ale nikt nie rekompensuje utraconych przychodów.
Workation, czyli rano laptop, po południu plaża
Osoby pracujące zdalnie coraz częściej wybierają workation, czyli połączenie pracy i wypoczynku. Samozatrudniony może wyjechać do innego miasta albo kraju i nadal świadczyć usługi. Wiele zależy jednak od warunków kontraktu. Umowa może określać miejsce wykonywania pracy, godziny dostępności, zasady korzystania ze sprzętu albo ograniczenia dotyczące wyjazdów zagranicznych.
Przed wyjazdem warto też sprawdzić różnicę czasu. Praca z Meksyku może wyglądać atrakcyjnie do momentu, gdy okaże się, że spotkanie zaplanowane przez klienta na godz. 9.00 czasu polskiego rozpoczyna się w środku nocy.
Cyfryzacja ułatwia prowadzenie działalności z dowolnego miejsca. Dotyczy to również obiegu dokumentów.
Faktury są dostępne elektronicznie, a to ułatwia ich bieżące przekazanie do księgowości i ogranicza ryzyko, że ważny dokument zaginie w czasie nieobecności przedsiębiorcy – wskazuje Magdalena Kubiak, księgowa prowadząca w CashDirector S.A.
Od 1 lutego 2026 r. przedsiębiorcy są co do zasady objęci obowiązkiem odbierania faktur przez KSeF, choć obowiązek ich wystawiania był wdrażany etapami. Dokument można pobrać po uwierzytelnieniu się w systemie albo za pomocą narzędzi zintegrowanych z KSeF.
Elektroniczne faktury nie oznaczają jednak, że przedsiębiorca może całkowicie zapomnieć o firmie. Przed wyjazdem nadal warto ustalić z księgowością obieg dokumentów, terminy płatności podatków i składek oraz sposób reagowania na korespondencję urzędową.
Laptop w Tajlandii? Najpierw sprawdź zasady ochrony danych
Workation wymaga też ostrożności przy przetwarzaniu danych klientów. Korzystanie z otwartych sieci Wi-Fi, przechowywanie dokumentów na niezabezpieczonym komputerze albo pozostawianie sprzętu bez nadzoru może zwiększyć ryzyko utraty danych.
Dodatkowe pytania pojawiają się przy pracy poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Nie każdy dostęp do danych podczas zagranicznego wyjazdu automatycznie oznacza ich przekazanie do państwa trzeciego. Znaczenie mają między innymi rola osoby przetwarzającej dane, relacja z kontrahentem oraz sposób udostępnienia informacji.
W przypadku samozatrudnionego, który działa jako odrębny podmiot przetwarzający, dostęp do danych spoza EOG może jednak wymagać dodatkowej analizy i zabezpieczeń. Przepisy przewidują szczególne zasady dotyczące przekazywania danych poza EOG.
Dlatego przed wyjazdem do Tajlandii, Indii czy Meksyku warto sprawdzić umowę z kontrahentem i uzgodnić zasady pracy z zagranicy. Bezpieczniej zrobić to przed wejściem do samolotu niż po pierwszym logowaniu do firmowej bazy danych.
Czy wakacyjny wyjazd można wrzucić w koszty firmy?
Samo prowadzenie działalności nie sprawia, że wakacje stają się kosztem podatkowym. Możliwość uwzględniania kosztów uzyskania przychodów dotyczy przede wszystkim przedsiębiorców rozliczających się według skali podatkowej albo podatkiem liniowym. Osoby korzystające z ryczałtu płacą podatek od przychodu i nie pomniejszają go o firmowe wydatki.
Rodzinny urlop, wycieczka objazdowa albo tygodniowy pobyt w hotelu all inclusive mają charakter prywatny. Faktura wystawiona na firmę nie zmienia automatycznie wakacji w podróż służbową.
Inaczej może być, gdy wyjazd ma rzeczywisty cel biznesowy. Przedsiębiorca może pojechać na targi, szkolenie branżowe, spotkanie z klientem albo wykonywać zlecenia podczas workation.
Kluczowe są trzy elementy: związek wydatku z działalnością, racjonalna wysokość kosztu oraz dokumenty potwierdzające biznesowy charakter wyjazdu.
Internet i roaming mogą być kosztem
Warto pamiętać, że przedsiębiorca pracujący podczas wyjazdu zagranicznego może ponosić dodatkowe koszty związane z kontaktem z klientami.
Prowadzenie działalności gospodarczej często wiąże się z koniecznością stałego kontaktu telefonicznego i mailowego z klientami oraz współpracownikami. Dlatego też należności za internet i telefon – w tym dodatkowe opłaty, np. za włączenie roamingu – można zakwalifikować jako koszty uzyskania przychodu. Warunkiem jest jednak to, aby w tym czasie działalność firmy nie była zawieszona – wyjaśnia Magdalena Kubiak.
Jeżeli telefon albo internet są wykorzystywane również prywatnie, przedsiębiorca powinien zachować rozsądne proporcje. Trudno uzasadnić rozliczenie całego pakietu wakacyjnego tylko dlatego, że podczas wyjazdu wykonano jeden telefon do klienta.
Targi, szkolenie i nocleg. Liczy się prawdziwy cel wyjazdu
Wyjazd do atrakcyjnego kurortu nie wyklucza rozliczenia kosztów. Samo położenie hotelu nad morzem albo w górach nie przesądza jeszcze, że podróże mają charakter prywatny. Cel biznesowy nie może być jednak wyłącznie dodatkiem do wakacji. Jeden dzień szkolenia podczas dwutygodniowego urlopu raczej nie będzie wystarczającym uzasadnieniem do rozliczenia wszystkich kosztów wyjazdu. Znaczenie mogą mieć program wydarzenia, długość pobytu, liczba spotkań biznesowych oraz proporcje między pracą i wypoczynkiem.
Targi nie mogą być tylko pretekstem do wypoczynku. Podatnik musi udokumentować swój udział przez bilety wstępu, rachunki lub faktury za wynajem stoiska. Wszystko, co potwierdzi biznesowy charakter wydarzenia, może być przydatne w razie kontroli Urzędu Skarbowego – podkreśla Magdalena Kubiak.
Kosztem mogą być między innymi bilety na targi, opłata za szkolenie związane z działalnością, wynajem stoiska, przejazd albo nocleg związany z podróżą służbową.
Przedsiębiorcy mogą zaliczyć wydatek na nocleg do kosztów, jeżeli ma on związek z działalnością i został odpowiednio udokumentowany. W przypadku usług hotelowych obowiązują przy tym szczególne zasady rozliczania VAT. Nieodliczony VAT może zostać uwzględniony w koszcie podatkowym. Jeżeli przedsiębiorcy towarzyszą współmałżonek, dzieci albo znajomi, koszty ich podróży i pobytu pozostają wydatkami prywatnymi.
Faktura nie wystarczy
Granica między pracą i wypoczynkiem może być cienka, szczególnie podczas workation. Sam dokument wystawiony na firmę nie przesądza jeszcze, że wydatek jest kosztem działalności.
Szef redakcji Bizblog.pl. W mediach od 30 lat. Pisze o małym biznesie, podatkach i finansach osobistych. Do Spidersweb.pl przeszedł z Wirtualnej Polski, gdzie najpierw był szefem wydawców Money.pl, a potem zastępcą redaktora naczelnego. Pierwszą posadę w mediach dostał w „Gazecie Wyborczej”, pracował w „Pulsie Biznesu”, „Życiu”, miesięczniku „Pieniądz”, „Businessman Magazine”, Miesięczniku Finansowym „BANK”. W tym ostatnim był redaktorem prowadzącym kilku edycji prestiżowych raportów „Największe banki w Polsce“ oraz „IT@BANK”.