Nowe ryzyko dla małych firm. Zapłacisz fakturę, skarbówka przyjdzie po podatek drugi raz

Sejm zakończył prace nad poprawkami Senatu 4 września i tego samego dnia ustawa została przekazana prezydentowi do podpisu. Jeżeli nie będzie weta, część przepisów zacznie obowiązywać już od 1 stycznia 2027 r. Jedną z najważniejszych zmian rozszerzenie tzw. odpowiedzialności solidarnej w VAT. Po zmianach fiskus będzie mógł zwrócić się do kupującego, jeżeli sprzedawca nie zapłaci podatku.

Nowe przepisy mają objąć usługi wskazane w załączniku nr 16 do ustawy o VAT. Nie wystarczy więc, że jakaś usługa potocznie zostanie nazwana „doradczą” albo „informatyczną”. Decydować ma konkretna klasyfikacja PKWiU. Na liście znalazły się na przykład usługi rachunkowo-księgowe, reklamowe, w tym badania rynku, niektóre usługi związane z oprogramowaniem i hostingiem, doradztwo w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej, w tym zarządzania, usługi dotyczące zatrudnienia.

Takie rozwiązanie ma być odpowiedzią na wykorzystywanie usług niematerialnych do rozliczania fikcyjnych faktur. W uzasadnieniu projektu wskazano, że katalog powstał na podstawie analiz Krajowej Administracji Skarbowej. Dla uczciwej firmy najważniejsze jest jednak coś innego: samo kupienie usługi z tej listy nie wystarczy, aby fiskus przerzucił na nią VAT usługodawcy.

Odpowiedzialność ma powstać wtedy, gdy nabywca w chwili wykonania usługi wiedział albo miał uzasadnione podstawy przypuszczać, że VAT z transakcji w całości lub części nie trafi do urzędu skarbowego.

Znaczenie mogą mieć na przykład nietypowe warunki transakcji albo cena wyraźnie odbiegająca od rynkowej bez sensownego gospodarczego uzasadnienia. Nie oznacza to jednak, że od stycznia wszystkie promocje albo duże rabaty będą teraz sprawdzane. Stały klient może przecież dostać niższą cenę. Podobnie firma zamawiająca dużą liczbę usług albo podpisująca długoterminową umowę.

Dlatego jego zdaniem w przypadku nietypowych warunków współpracy warto zachować dokumenty pokazujące ich ekonomiczne uzasadnienie oraz dowody rzeczywistego wykonania usługi.

Dla przedsiębiorców kluczowe będą dwa limity. Jeżeli faktura za usługę objętą nowymi przepisami wynosi mniej niż 15 tys. zł brutto, odpowiedzialność solidarna nie będzie miała zastosowania. Z jednym istotnym wyjątkiem. Ochrona znika, jeżeli w jednym miesiącu przedsiębiorca kupi od tego samego usługodawcy usługi z nowego katalogu o łącznej wartości przekraczającej 50 tys. zł netto. Wtedy znaczenie mogą mieć także pojedyncze faktury opiewające na znacznie mniej niż 15 tys. zł.

To ważne choćby dla firm na stale współpracujących z jedną agencją reklamową.

Załóżmy, że w ciągu miesiąca dostanie sześć faktur, każdą na 10 tys. zł netto plus VAT. Żadna z nich pojedynczo nie osiąga 15 tys. zł brutto. Łącznie firma kupiła jednak usługi za 60 tys. zł netto. Limit miesięczny został więc przekroczony.

Nadal nie znaczy to, że klient automatycznie zapłaci VAT za agencję. Fiskus musi jeszcze wykazać pozostałe przesłanki odpowiedzialności.

Jest tu również drobna, ale istotna pułapka. Przepis wyłącza odpowiedzialność przy fakturze, której wartość jest poniżej 15 tys. zł. Faktura dokładnie na 15 tys. zł brutto nie mieści się już w tym wyłączeniu.

Dobra wiadomość dla przedsiębiorców jest taka, że w toku prac nad ustawą zmieniono bardzo kontrowersyjny element pierwotnej propozycji.

Pierwsza wersja zakładała ograniczenie ochrony zapewnianej przez mechanizm podzielonej płatności. Senat zaproponował jednak poprawkę zachowującą tę ochronę, a Sejm poprawki Senatu przyjął.

Więcej o podatku od towarów i usług

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca kupujący usługę z nowego katalogu będzie mógł ograniczyć ryzyko odpowiedzialności solidarnej, płacąc fakturę w mechanizmie split payment. Kwota netto trafia wtedy na zwykły rachunek kontrahenta, a część odpowiadająca podatkowi – na jego rachunek VAT.

Trzeba przy tym rozdzielić dwie rzeczy. Split payment może chronić przed odpowiedzialnością za zaległość podatkową kontrahenta, ale nie zalegalizuje fikcyjnej faktury. Jeżeli usługa w rzeczywistości nie została wykonana, samo użycie podzielonej płatności nie daje prawa do odliczenia wykazanego na niej VAT.

Zmiana wprowadza jeszcze jedną bardzo ważną nowość. Otóż dotyczy nie tylko kupujących usługi, ale także małych przedsiębiorców, którzy je sprzedają. Już na etapie konsultacji zwracano uwagę na ryzyko, że część klientów – chcąc maksymalnie ograniczyć ryzyko podatkowe – zacznie wybierać duże i rozpoznawalne firmy zamiast mniejszych biur rachunkowych, agencji czy dostawców usług IT.

W dokumentacji prac legislacyjnych wskazywano wprost, że mogłoby to uderzyć w uczciwe, ale małe podmioty działające od niedawna i niemające jeszcze silnej pozycji rynkowej. Autorzy ustawy częściowo uwzględnili te uwagi, wprowadzając wspomniane limity 15 tys. zł oraz 50 tys. zł.

Nowelizacja nie składa się wyłącznie z nowych obowiązków. Przewiduje również uproszczenia. Ma zniknąć m.in. odrębna informacja o spisie z natury przy likwidacji działalności, choć sam spis i rozliczenie podatku pozostaną. W określonych przypadkach wykreślenie firmy z CEIDG lub KRS zastąpi składanie VAT-Z.

Zmiany dotyczą również wewnątrzwspólnotowego nabycia środków transportu oraz wprowadzają dobrowolną procedurę składu VAT pozwalającą – po spełnieniu ustawowych warunków – odroczyć rozliczenie podatku.

Dla wielu małych firm znacznie bardziej odczuwalna będzie odpowiedzialność za VAT usługodawcy. Przed 2027 r. warto więc sprawdzić nie tylko to, jakie usługi firma regularnie kupuje, ale również ile miesięcznie płaci jednemu kontrahentowi. Przy większych kwotach split payment przestanie być techniczną opcją w bankowości elektronicznej, a stanie się najprostszym podatkowym bezpiecznikiem.